Работа в ЕИС по проведению электронной приемки

Работа в ЕИС по проведению электронной приемки. Вопросы и ответы

Несмотря на то, что электронная приемка по 44-ФЗ применяется уже более двух лет, вопросов и проблем, связанных с ней, становится только больше.

В этой статье мы с командой собрали ряд интересных и одновременно неоднозначных вопросов от заказчиков по документам, срокам и экспертизе при электронной приемке в ЕИС.

Эта информация, в первую очередь, полезна сотрудникам отделов закупок, работающих на стороне заказчиков. Однако статья пригодится и поставщикам, которые сотрудничают с заказчиками.

До сих пор многие заказчики интересуются темой объема полномочий ответственных лиц в ходе приемки в ЕИС. Это один из основных вопросов, а из него вытекает целый ряд других вопросов.

1. Может ли только руководитель организации подписывать электронную приемку товаров или обязательно нужно создавать приемочную и экспертную комиссии?

Во-первых, любого сотрудника можно назначить ответственным за электронную приемку.

Во-вторых, комиссия для электронной приемки необязательна. Электронную приемку товаров может проводить любой сотрудник организации, в том числе, ируководитель. Именно на него оформляют КЭП (квалифицированную электронную подпись), чтобы подписывать в ЕИС документы приемки. При любом виде приемки, как на бумаге, так и в ЕИС, заказчик может либо создать комиссию, либо назначить одно ответственное лицо. Ответственных за приемку можно назначить отдельно на товары, отдельно на работы и услуги. А экспертная комиссия может одновременно выступать и приемочной комиссией, если заказчик установит такой порядок внутренним локальным документом.

Странно, что чаще спрашивают про товар. Бытует какой-то миф, что электронная приемка для товаров и услуг разная. Хотя это не так.

2. Мы работаем по собственному постановлению о приемочной комиссии, в котором прописали, что в случае отпуска или больничного председателя приемочной комиссии, необходимо подготовить постановление и назначить И.О. председателя комиссии. Будет ли нарушением, если вместо постановления мы воспользуемся приказом, где указано, кто исполняет обязанности председателя. Приказ касается основной деятельности сотрудника, в которую приемка не входит.

Во-первых, не нужно вводить в приемочную комиссию тех сотрудников, у которых нет КЭП. Этим вы создаете себе большие проблемы.

Во-вторых, да, это будет нарушением того порядка, который вы сами же установили в постановлении о приемочной комиссии. Административной ответственности за несоблюдение внутреннего распорядительного документа нет – это плюс, но сам сотрудник может отказаться выполнять обязанности вне своей основной деятельности. Тем более что заранее нужно было позаботиться о получении КЭП для всех, относящихся к процессу приемки, сотрудников. Порядок работы комиссии заказчик определяет самостоятельно (ч. 2 ст. 39 Закона № 44-ФЗ).

Работайте проще, и будет вам счастье. Смешно выглядит ситуация, когда заказчик и простой-то процесс выстроить грамотно не может, но пытается создать процесс еще сложнее, чем это необходимо.

3. Срок окончания этапа исполнения контракта у нас был 30 апреля. Эта дата выпала на выходной день. Контрактом предусмотрели представление документов о приемке в течение 5 дней с даты окончания этапа. Поставщик оформил приемочные документы в первый рабочий день – 4 мая. Поставщик имел право при оформлении документов о приемке в ЕИС дать документ об исполнении этапа только в первый рабочий день после окончания этапа контракта?

Во-первых, контролируйте сроки, когда поставщик может оформлять документы в ЕИС. Сроки установлены в контракте.

Во-вторых, поставщик вправе подготовить и отправить документы в ЕИС не только в первый рабочий день, а в любой из пяти дней. Порядок оформления приемочных документов в ЕИС определяет заказчик. Если вам нужны документы определенным периодом, то так и устанавливайте в контракте. Укажите, что документы приемки оформляются последним днем периода. Вы сами указали, что документы предоставляются в течение 5 дней с даты окончания этапа. Поставщик оформляет документы по приемке в ЕИС в соответствии со сроками, установленными в контракте, после фактической отгрузки товара заказчику.

Не надо забывать, что поставщики и их сотрудники, в основной своей массе, мыслят не так, как вы – заказчики. Это вы в 90% случаев работаете 5-ти дневную неделю. А поставщики нет. Я, например, писал эту статью ночью в поезде. Также я мог ночью разместить документы о приемке в ЕИС. Для меня это обычная ситуация.

4. Какую дату приемки ставить заказчику в электронном документе, если на бумаге и по факту товар привезли 19 июня, а документы в ЕИС поставщик сформировал 23 июня. Они подписаны двумя сторонами в тот же день. Можно ли указать в ЕИС в электронном документе дату получения товара 19 июня, то есть ранее срока выгрузки документа в ЕИС?

Во-первых, датой приемки товара считают дату размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного КЭП. Если кто-то не понимает почему, то уточню, что именно для этого электронная приемка и создавалась.

Во-вторых, поставьте 23 июня во всех документах, как бумажных, так и электронных. Приемка товара по бумажному носителю в описанной ситуации будет нарушением, если поставщик сформировал электронный документ в ЕИС позже. Дату приемки заказчик не может указать ранее получения документа в ЕИС. Датой приемки поставленного товара считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком КЭП. Заказчику нужно подписывать только электронные документы в ЕИС. Если он подписывает документы и на бумаге, то даты должны быть везде одинаковыми. Необходимо изменить дату приемки на 23 июня на бумажных носителях. У вас по закону товар принят 23 июня, так как документ подписан в ЕИС этим числом.

Забудьте, как у вас было раньше. Так уже не будет. Все меняется, и нужно идти либо в ногу со временем, либо на пенсию.

5. По итогам электронного аукциона заказчик заключил контракт на работы по благоустройству с электронной приемкой. В контракте не были установлены этапы выполнения работ. Может ли заказчик электронно принимать работы поэтапно либо заключить дополнительное соглашение и добавить этапы работ в контракт?

Во-первых, существенное условие контракта можно изменить, сославшись на часть 65.1 статьи 112 44-ФЗ.

Во-вторых, заказчик может заключить такое дополнительное соглашение, но он должен учитывать, что придется подтвердить целесообразность подобных изменений в контракте. Заказчик вправе заключить дополнительное соглашение и установить этапы работ только по части 65.1 статьи 112 44-ФЗ, по которой разрешили менять любые существенные условия контракта до 1 января 2025 года, даже если ранее этапы не были предусмотрены. Однако на практике вам придется обосновать, что изменение существенных условий вызвано необходимостью, а не просто вашим желанием. Если же, в силу каких-то обстоятельств, вам не удастся при помощи дополнительного соглашения добавить этапы в контракт, то оформляйте одним этапом в ЕИС на основании сроков, установленных контрактом.

На моей практике заказчики сталкиваются с препятствиями при попытке внести подобные изменения в контракт, если им нужно это согласовывать с вышестоящими учреждениями. Проблема тут скорее не правовая, а политическая.

6. Заключили контракт с обязательным применением электронной приемки. Какой документ о приемке является приоритетным: документ, полученный по ЭДО, или документ, полученный в ЕИС, и может ли поставщик требовать оплату, если направил документы о приемке не через ЕИС, а через ЭДО?

Во-первых, документ о приемке в ЕИС имеет приоритет над документом в другой системе ЭДО. ЕИС тоже включает в себя систему ЭДО, но свою.

Во-вторых, приоритетным будет документ, полученный в единой информационной системе. Датой приемки поставленного товара считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Может ли поставщик претендовать на оплату при отправке документов посредством ЭДО, решит Арбитражный суд в конкретном деле.

Как практикующий юрист, я считаю, что при наличии технических сбоев в ЕИС и при фактической поставке товара поставщик вправе претендовать на оплату, так как фактически обязательства поставщика выполнены. То, что невозможно отправить документы через ЕИС, не зависит от поставщика. Ну и конечно, если вы подпишите документы о приемке, направленные вам по ЭДО, то я уверен, что суд встанет на сторону поставщика. Ровно такая же ситуация будет, если вы подпишите документы о приемке на бумажном носителе. Однако вы будете при этом нарушать 44-ФЗ, за что вас могут привлечь к ответственности.

7. Если исполнитель по контракту не в срок предоставил акты выполненных работ, может ли заказчик выставить ему штраф по постановлению № 1042 как за нестоимостное нарушение в виде фиксированного штрафа?

Во-первых, за непредоставление документов в срок вы вправе направить поставщику штраф.

Во-вторых, такие штрафы могут быть установлены, например, за пересортицу товара и за непредоставление документов в срок, предусмотренный контрактом (письмо Минфина от 27.08.2019 № 24-03-08/65506). Такие штрафы выставляются поставщику именно в ситуациях, если он не исполнит или некачественно выполнит обязательства, которые не имеют стоимостного выражения.

На практике заказчики постоянно путают пени за просрочку со штрафами и штрафы разных видов между собой.

8. Как провести в ЕИС электронную приемку по заключенному контракту на частичную приемку товара с просрочкой по поставке?

Во-первых, прикрепите в ЕИС сканы бумажных документов, которые подтверждают расхождения при частичной приемке. Это очень важно.

Во-вторых, в поле «Итог приемки» выберите значение из раскрывающегося списка «2 – товары приняты с расхождениями (претензией)». При выборе данного значения вкладка отображается в режиме формирования сведений о частичной приемке. При выборе в поле «Итог приемки» значения «2» на вкладке «Приемка товаров, работ, услуг», отображается блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». В поле «Информация о расхождениях в приемке в соответствии с условиями контракта» указывают пункт или пункты контракта, условия которых нарушены в рамках данной поставки товаров. Поле обязательно для заполнения. Заказчик обязательно должен прикладывать к электронному документу сканы бумажных документов, подтверждающих расхождения, например, акт о частичной приемке или мотивированный отказ от приемки части товара и т.п.Имейте в виду, что ресурс ЕИС периодически изменяется, появляются новые окна и меняются названия. Важно это учитывать.

9. Заказчики по закону обязаны подписать документ о приемке в ЕИС после проведения приемки и экспертизы товара. Но какой именно документ должны подписывать заказчик с поставщиком при фактической передаче товара, чтобы подтвердить факт экспертизы до приемки?

Во-первых, используйте УПД в качестве документа по проведению экспертизы при электронной приемке и не ошибетесь.

Во-вторых, универсальный передаточный документ может выполнять функцию документа по проведению экспертизы. Документ о приемке является документом, подтверждающим проведение экспертизы силами сотрудников заказчика. Вывод следует из письма Минфина от 06.02.2018 № 24-03-08/6839.

Между тем, письмо Минфина – это не закон и даже не подзаконный акт. А в законе никаких указаний, что документом, подтверждающим фактическую передачу товара может являться только УПД, нет. Поэтому и любой другой акт приемки тоже можно использовать. Но при этом вам могут начать задавать вопросы, а зачем и почему?

10. Если УПД выполняет функцию экспертного документа, обязательна ли подпись заказчика на бумажном носителе или необходимо прикрепить сведения о КЭП к структурированному документу?

Во-первых, подпишите УПД при помощи КЭП.

Во-вторых, подпись заказчика необязательна на бумажном носителе и прилагать такой документ не нужно, если проводите экспертизу по приемке силами сотрудников заказчика. Достаточно подписать универсальный передаточный акт в ЕИС электронной подписью уполномоченным лицом заказчика.

Но это вам необязательно именно для проведения электронной приемки, а поставщик, привезя к вам товар, вам его не отдаст без подписания вами документа о том, что вы его получили. Ну если он, конечно, не идиот. Поэтому вам придется подписать какой-то документ, если не УПД, то товарную накладную. Главное, не распишитесь по ошибке за то, что вы не просто получили товар для дальнейшей проверки, а уже приняли весь товар у поставщика и не имеете к нему никаких претензий.

Экспресс-ответы на острые вопросы по электроприемке. Оперативные решения для заказчика. Вы узнаете, кто несет ответственность за принятый бракованный товар и можно ли его вернуть. Выставлять ли пени, если исполнитель поставил товар в последний день. А также можно ли проводить электронную приемку на сумму меньше, чем изначально было указано в контракте.

11. В ЕИС документ о приемке могут подписать два человека. Например, завхоз и руководитель. Кто будет нести ответственность, если приняли бракованный товар?

Во-первых, к ответственности могут привлечь работника, который назначен ответственным за приемку товара приказом руководителя заказчика. Если у заказчика не создана приемочная комиссия, документ о приемке подписывает заказчик или уполномоченное лицо заказчика. Условие указано в части 7 статьи 94 44-ФЗ.

Во-вторых, руководителя заказчика тоже могут привлечь к ответственности, потому что заказчик обязан обеспечить приемку продукции и провести экспертизу. Условия указаны в частях 2 и 3 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

В силу занимаемой должности именно руководитель заказчика является лицом, ответственным за надлежащее соблюдение обязательств в правоотношениях, вытекающих из контракта. Позиция сформирована исходя из анализа частей 1, 13 статьи 34, частей 1, 2, 3, 7, 13 статьи 94 Закона № 44-ФЗ, части 10 статьи 7.32 КоАП.

Вопросы, связанные с ответственностью, регулируются законом достаточно четко. Поэтому на это стоит обращать внимание.

12. Как можно вернуть товар при электронной приемке, если заказчик уже подписал УПД, а потом выявили брак в товаре?

Во-первых, согласно руководству пользователей по работе в ЕИС в разделе «Реестр документов об исполнении контракта» – в разделе с электронной приемкой – технически не предусмотрено формирование сведений о возврате товара. Информация об исполнении контракта после ее подписания размещается в ЕИС и доступна только для просмотра в карточке контракта. Исправление и выставление отметки о недействительности информации через контекстное меню в карточке контракта недоступны. Информация об исполнении контракта в ЕИС имеет признак недействительной, если размещены изменения об исполнении контракта, которые сформированы на основании корректировочного документа. Все дальнейшие действия в ЕИС заказчик проводит в реестре контрактов.

Во-вторых, если такое произошло, то заказчик фактически осуществляет возврат товара и заносит этот факт в реестр контрактов. Есть возможность отражать сведения об акте-рекламации, требовании допоставки, требовании безвозмездного устранения недостатков товара, работы, услуги в разумный срок, требовании возмещения своих расходов на устранение недостатков товара, работы, услуги, требовании замены поставленного товара.

Проще говоря, если вы уже приняли товар или услугу и подписали документ о приемки в ЕИС, то приемка уже произошла. Дальше уже действуют гарантийные обязательства поставщика.

Я всегда удивляюсь таким вопросам. Приемка это юридически значимое, весьма важное действие, влекущее за собой определенные обязательства, и неважно, в электронном виде она проводилась или на бумаге. Но когда она проводилась на бумаге, то можно было, по согласованию с поставщиком, порвать документы о приемке. Так вот одна из причин внедрения электронной приемки – это полная ликвидация таких действий.

13. Может ли заказчик в контракте установить срок на устранение недостатков в рамках электронной приемки?

Во-первых, может. В 44-ФЗ не написано, какой должен быть срок на устранение недостатков поставщиком.

Во-вторых, следует отличать повторное направление документов после мотивированного отказа от приемки и исправление документов, если заказчик направил поставщику уведомление об исправлении.

То есть заказчик не проводил приемку и не направлял именно мотивированный отказ. Порядок и сроки такой корректировки приемочного документа не указаны в законе. Такое исправление должно укладываться в общий срок приемки товаров, работ, услуг и подписания документов в ЕИС – не более 20 рабочих дней.

В пункте 7 части 13 статьи 94 44-ФЗ указан именно мотивированный отказ от приемки и отсылка к порядку всей части. Но нет уточнений, в какой именно срок поставщик должен заново направить документы в ЕИС и заменить товар при необходимости после отказа. Заказчик имеет право устанавливать этот срок в контракте при необходимости сам. Срок, указанный в пункте 1 части 13 статьи 94 44-ФЗ, традиционно применяется только к первичному направлению сведений.

Важно четко понимать, какой именно процесс у вас происходит.

14. Исполнитель поставил товар в последний день срока, электронный документ сформировал на следующий рабочий день, а заказчик подписал его через три рабочих дня. Включать ли в расчет пени рабочие дни, которые понадобились для приемки?

Во-первых, срок приемки и срок подписания приемочных документов не входят в период начисления неустойки. При расчете пеней не нужно учитывать дни, которые потребовались для приемки товара, результата выполненной работы или оказанной услуги, для оформления такой приемки. Но при одном условии: если иное не предусмотрено контрактом или законодательством (письма Минфина от 07.11.2017 № 24-03-08/73293, от 16.03.2020 № 24-03-07/19771). Поставщик не может повлиять на сроки подписания приемочного документа, и вины его в том нет. Срок приемки товара или работы не входит в период поставки товара или выполнения работ.

Во-вторых, в документе поставщика в ЕИС должна быть указана фактическая дата поставки, чтобы подтвердить поставку в последний день установленного срока по контракту.

Ориентируйтесь на информацию из писем Минфина и нормы конкретного контракта, по которому происходит приемка.

15. Заключили контракт на услуги, которые нам оказывают по 31 декабря 2024 года. В контракте есть пункт, что оплата за декабрь проводится на основании счета, который выставлен не позднее 15 декабря. Как в 2024 году при электронной приемке провести оплату за оказанные в декабре услуги при финансировании 2024 года?

Во-первых, если в контракте не предусмотрен аванс, при электронной приемке заказчик не сможет оплатить услуги в декабре 2024 года за декабрь 2024 года без формирования документа о приемке. Так как при внесении платежного поручения система попросит выбрать документ о приемке. Заказчики, которые перешли на электронные платежи, не смогут сформировать денежное обязательство.

Поэтому, если услугу оказывают непрерывно в течение месяца, и в спецификации стоит единица измерения – один месяц, оплата за декабрь 2024 г. переходит в январь 2025 г. В таких контрактах надо устанавливать срок действия контракта – январь 2025 г.

Во-вторых, на практике заказчики применяют механизм по преодолению данной проблемы, когда исполнитель формирует документ о приемке 15 декабря и прикладывает к нему гарантийное письмо об исполнении контракта до 31 декабря. Заказчик принимает документ и оплачивает его в декабре.

Тут, по моему мнению, конечно, необходимы некоторые изменения в механизме электронной приемки ЕИС. Впрочем, проблема и так решается.

16. Во многих типовых проектах контрактов встречается информация о том, что акт приемки работ с привлечением приглашенных лиц не размещается в ЕИС. Можно ли его не размещать или это касается только бумажного документа?

Во-первых, если третье лицо входит в состав приемочной комиссии и не относится к сотрудникам заказчика, то комиссия вправе подписать документ о приемке на бумаге. Затем заказчик прикрепляет скан к электронному документу и ставит свою подпись.

Во-вторых, документ о приемке может подписать получатель ТРУ, отличный от заказчика; эксперты, которые не входят в приемочную комиссию; лица, которые, например, проводят стройконтроль.

Чтобы третье лицо могло подписать документ, заказчик должен зарегистрировать сертификат электронной подписи этого человека в своем личном кабинете.

Ситуация эта хорошо известна заказчикам, которые заключают и исполняют контракты на выполнение строительно-ремонтных работ. Но заказчикам, кто с этим не сталкивался, эта ситуация может быть неизвестна вообще.

17. Заключили контракт на ремонт помещений. В ходе исполнения отпала необходимость в части работ. Договорились о расторжении по факту выполненных работ. Перед размещением дополнительного соглашения заказчик должен провести электронную приемку на меньшую сумму, как это сделать?

Во-первых, если технически не получается направить акт на меньшую сумму, то есть три варианта решения.

Вариант первый: подрядчик направляет акт на всю сумму, заказчик проводит частичную приемку по акту. Далее проводят расторжение.

Вариант второй: сформировать несколько этапов. Закрыть акт по первому этапу, на сумму второго этапа – расторгнуть. Это не предусмотрено законодательно, но такой технической особенностью можно пользоваться.

Вариант третий: составить и подписать дополнительное соглашение на уменьшение объемов и цены контракта при наличии оснований.

Во-вторых, я рекомендую обратиться в техническую поддержку ЕИС и узнать причину невозможности формирования документа на часть работ. Иногда подрядчик может сформировать такой документ, но не знает, как это сделать.

Не забывайте, что ресурсы ЕИС не совершенны, иногда их можно технически обмануть.

Ну и наконец с целью избежания всякого рода недоразумений при работе с ЕИС по электронной приемке и вообще я рекомендую фиксировать все свои действия, используя ГИС «Независимый регистратор»

ГИС «Независимый регистратор» обеспечивает сбор, хранение и предоставление данных из информационных систем ЕИС о заключении и исполнении контрактов, в том числе при подписании документов приемки в форме электронного документа. В независимом регистраторе содержится вся информация об электронных документах о приемке и событиях, происходивших с ними в ЕИС, в результате чего может быть подготовлена и направлена сторонам контракта выписка по зафиксированным событиям. Используйте ГИС «Независимый регистратор», чтобы зафиксировать правильность отправки и приемки документа о приемке, счета-фактуры, корректировочного документа, корректировочного счета-фактуры, уведомления об уточнении, уведомления о доступности электронного актирования для контракта и др. При возникновении недопонимания с поставщиком по контракту вы сможете использовать сведения с регистратора в ФАС или Арбитражном суде.