Как мы автоматизировали поставки и упростили работу с накладными в ресторане

Всем привет. Я Мария, бухгалтер-калькулятор в московской сети ресторанов. После моей прошлой статьи ко мне обратилось много людей с вопросом, каким оператором ЭДО мы пользуемся. И вот я созрела для новой статьи, где подробно объясню, каким и почему выбрали его.

У нас 11 точек, на которые вместе со мной приходится четыре бухгалтера-калькулятора. Получается, что один бухгалтер в среднем занимается тремя ресторанами. Чтобы мы успевали обрабатывать всю документацию, руководство подключило нам сервис автоматизации электронного документооборота.

Операторов ЭДО немало, но мы выбрали для работы DocsInBox. Ключевая причина — это работа сразу со всеми государственными сервисами в одном окне. Многим ресторанам понятна моя боль — бесконечно отчитываться об одних и тех же операциях, сначала в «Меркурии» и ЕГАИС, потом еще и в «Честном знаке». Хотелось как-то упростить взаимодействие и не делать одни и те же операции в разных программах.

Помимо работы с государственными сервисами, в программе мы:

Сегодня моя статья о том, как мы упростили приемку накладных от поставщиков. Надеюсь мой опыт пригодится коллегам.

Чтобы мы могли обмениваться документами со своим поставщиками, они должны тоже быть участниками системы. На момент начала работы с Доксинбокс, часть наших поставщиков не была зарегистрирована в сервисе. Нам пообещали, что это не проблема. И действительно, ребята добавили двух ключевых наших поставщиков, чтобы мы могли принимать от них поставки автоматически в программе.

Принятые товары должны сразу поступать на остатки в систему складского учета. Поэтому нам было важно, чтобы сервис можно было интегрировать с той программой, которую мы уже используем. Во всех наших ресторанах стоит система складского учета iiko. Сотрудники Доксинбокс при установке сами все наладили и подключили, это заняло два дня. Теперь у нас все ресторанные программы работают вместе, как единый организм, мне почти не приходится переключаться между окнами.

Как правило, новая партия товаров поступает в бар или на кухню — в зависимости от того, что это за продукты, куда они пойдут. Чтобы не вовлекать весь персонал в приемку, мы разделили зоны ответственности. Бармен принимает весь алкоголь, так как мы не используем его на кухне, а также воду и напитки. А все продукты принимает су-шеф. Оба использую специальное приложение на телефоне.

В целом, процесс приемки не особо отличается. Сотрудник открывает в программе нужную накладную и сканирует все позиции по списку. Это недолго, так как можно отсканировать одну позицию и вручную указать количество. С алкоголем так нельзя, зато его можно сканировать сразу коробками. На этом этапе главная задача — сверить количество поступившей продукции с накладной, а также проверить качество. Если что-то повреждено, само собой, ребята такие товары не принимают.

Следующим шагом надо принять накладную и оприходовать товары — выгрузить поступления в учетную систему. По закону подтвердить поставку алкоголя в ЕГАИС нужно в течение суток с даты фактической поставки, то есть с момента прихода машины. Остальные можно позже, но нам удобно все делать сразу.

В системе все накладные отображаются с 3 пометками:

Если все хорошо, накладную можно принять полностью или с расхождениями, если принимается только часть товара. Система зафиксирует непринятые номенклатуры, поставщик должен будет довезти нам недостающие позиции или заменить брак. Или сформировать новую накладную с корректными цифрами.

Если поставщик привозит новый товар, которого еще нет в нашей номенклатуре, его нужно завести в базу. Для этого калькулятор заводит новую номенклатурную карточку продукта в iiko и делает импорт справочников в Доксинбокс. После нужно сопоставить новый продукт с товаром от поставщика. Делается это только один раз, в дальнейшем система автоматически будет подхватывать эту номенклатуру.

При приемке необходимо проставить количество товара (если получаем несколько одинаковых позиций) и указать коэффициенты. Также важно сделать пометку, куда заводить новые товары — на склад, на кухню, в бар. После остается принять накладную и провести ее в системе — товары автоматически встанут на остатки.

На словах процесс кажется долгим, но фактически работать стало проще и быстрее. Раньше все приходные накладные нам приходилось заносить вручную. Из-за этого бывали ошибки, человеческий фактор никто не отменял. Автоматизация поставок решила сразу 2 ключевых проблемы бухгалтера-калькулятора — время на оприходование и возможные ошибки.

Сервисы автоматизации — это та ложка мёда в бочке дегтя, в которую превратилась жизнь ресторанов с появлением ЕГАИС, «Меркурия» и «Честного знака». Пока от этих систем есть только трудности и дополнительные издержки. И я рада, что хоть как-то можно упростить мою работу и работу моих коллег.

А вы пользуетесь сервисами автоматизации? Если да, то какими — расскажите про плюсы, минусы и возможности.