Грамотное планирование рабочего графика
Опыт Варвары Поповой, старшего контент-менеджера DOT Digital Agency
Объем задач растет, а время в сутках — нет? Значит, что-то идет не так.
Почему? Рассказываю о причинах, основанных на личном опыте.
При грамотном планировании рабочего графика просто невозможно что-то не успевать.
Велика вероятность, что:
- Вы не умеете фильтровать входящие запросы
- Вы не можете адекватно оценить время, которое необходимо на выполнение задания
- Вы соглашаетесь на нереалистичные дедлайны
Так как же правильно планировать?
Увы, стандартной схемы нет. Но есть несколько ключевых пунктов, которые помогают выжить в бешеном темпе и избежать переработок.
Конечно, сразу обуздать таймменеджемент вам вряд ли удастся, но мастерство требует практики. Первым делом выпишите себе на листочек ВСЕ, абсолютно ВСЕ ваши рутинные задачи (6 постов в неделю одному клиенту, 5 статей для дзена в месяц другому клиенту и т.д.).
Так вы сможете увидеть и оценить масштаб трагедии. Далее вы можете выписать список дополнительных задач, прилетающих раз в месяц (например, сдача отчетности в начале месяца с 1 по 10 число или заполнение таблички с KPI каждое 30/31 число месяца).
Также отведите определенный блок под оперативные задачи «на пять минут», их объем сложно контролировать, поэтому достаточно выделить какой-то небольшой промежуток времени, например 30 минут или час в день.
Далее берете в руки Google календарь / планер / любой удобный вам инструмент и садитесь распределять весь этот объем.
Почему это важно? Вместо того чтобы скопом делать сразу несколько задач, вы разбиваете каждую на подпункты и раскидываете на разные дни недели. Выполняя задачи таким образом, вы повышаете процент успеха. Например: написать 10 постов за день или писать по 2 поста в день в течение рабочей недели? Чувствуете разницу? Главное в процессе не начать перекладывать задачи на завтра… Иначе вы вернетесь к исходным позициям.
Расставьте приоритеты.
Конечно, если к вам прилетит постоянный клиент с большой срочной задачей или же вы участвуете в очень крутом тендере, где шансы выигрыша стремятся к 100%, то, скорее всего, стоит подвинуть свои дела. И опять, вам проще будет подвинуть написание 2 постов в день, чем 10.
Что касается инструментов...
Они могут быть абсолютно любыми. Стройте процесс так, как удобно вам. Я не буду давать четких указаний, какими приложениями пользоваться. Расскажу лишь свой опыт.
Мне удалось попробовать разные варианты планирования от рукописных до digital. Все зависит от ритма жизни. Это могут быть отрывные еженедельные планеры: закончил неделю — смял листок и выбросил с чистым сердцем. Однако есть задачи, которые могут тянуться 2 недели. Тогда удобным будет вариант датированного ежедневника или планер на месяц.
В какой-то момент я переключила свое внимание на приложения. Вариантов — масса.
- Стандартные заметки сейчас обладают очень крутым функционалом, так что вы можете создавать себе списки дел по дням / неделям / месяцам и тд. Это особенно удобно, когда у вас есть одна учетка и ваши записи шерятся.
- Естественно Google календарь, в котором находятся ваши важные митинги, коллы и вы наглядно наблюдаете, как это все метчится с вашими текущими задачами.
- Кто-то пользуется Trello*. Да, эти доски кому-то прекрасно подходят. Здесь вашей фантазии нет предела: стройте доски по годам, месяцам, целям; двигайте столбцы-недели или дни месяца — функционал позволяет играться с этим сервисом как душе угодно. Особенно после большого обновления с возможностью форматирования текстов.
- Мой старый фаворит TickTick, где на каждую задачу можно было выставить дедлайн. Это был прорыв для меня. Но сейчас я перешла на Notion. Функционал приложения не просто позволяет разбивать списки дел, но и предлагает различный визуал для этого.
И, конечно же, не забываем о самом важном: отдыхе! Если вы будете приступать к задачам абсолютно разбитым, увы, время выполнения лишь увеличится. Поэтому заботьтесь о себе и уделяйте достаточно времени на сон, отдых и полное отключение вашей головы от работы.
Кстати! Удивительно, но иногда функционал почты оказывается очень крутым и помогает в планировании задач. Поэтому наводите порядок в рабочем процессе по всем фронтам. Создайте необходимые ярлыки, назначьте для них определенную фильтрацию, чтобы не срочные задачи улетали в определенную папку. А во входящие попадало только что-то супер важное.
Например, если мне нужно не забыть о задаче от клиента, я не просто ставлю звездочку в почту, я оставляю это письмо в основной папке. И когда я полностью выполняю задачу, я переношу письмо в определенное место. И тогда мой идеально пустой почтовый ящик свидетельствует, что все мои задачи выполнены.
* Регистрация в Trello ограничена для новых пользователей из России.