Управляй временем - управляй жизнью или Тайм-менеджмент для лидеров

«Если не знаешь цену своему времени, не ожидай, что его будут ценить другие.” – писал Дэн Кеннеди

Предлагаю немного вспомнить, что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Если следовать точному определению, тайм-менеджмент (ТМ) – это комплексная система управления своим временем и своей деятельностью.

Попробуем ответить на вопрос, что дороже: время или деньги?

Время, в отличие от других ресурсов, в т. ч. денег, необратимо: его нельзя накопить, нельзя передать или занять, оно проходит безвозвратно.

Значит время дороже, чем деньги — это сама жизнь!

Жизнь и время – два учителя. Жизнь учит нас правильно распоряжаться временем, время учит нас ценить жизнь. Те недели, годы, что ушли, уже нельзя вернуть. И то, как пройдет следующий год, зависит только от нас.

Задумайтесь, а Вы используете все свои возможности?

Для начала давайте разберем, какие похитители времени мешают нам оптимальным образом управлять своим временем.

Это могут быть: нечеткие цели, дезорганизация, неспособность сказать «нет», периоды бездействия, работа без отдыха, слишком много заданий одновременно, стресс и кризисные ситуации, неправильное планирование и др.

Согласно принципу Парето, который вывел Вильфредо Парето в 1897 года, либо 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью, т. е. 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата.

Как же сделать наш тайм-менеджмент эффективным?

Хочу поделиться с Вами несколькими простыми, но при этом эффективными техниками, которые помогут вам меньше утомляться, больше успевать, установить равновесие между личной жизнью и работой и добиваться ваших целей.

Техника “Помидора”

Техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, название которой пошло от популярного в то время “помидорного” маятника.

Техника заключается в том, что необходимо поставить таймер на 25 минут, и все это время не отвлекаться от дел. Затем перерыв 3-5 минут. После 4-х таких циклов – большой перерыв в 15-20 минут. И так снова. Тем самым происходит увеличение эффективности при меньших временных затратах за счет глубокой концентрации и коротких перерывов.

Метод 90/30

Весь рабочий день необходимо разделить на циклы: 90 минут – работа, 30 минут – отдых. В первые циклы выполняются самые важные дела. Если сложно по 90 минут, можно начать со схемы: 52 минуты – работа, 17 минут – отдых. Эти цифры рассчитаны учеными, которые доказывают, что именно в такие промежутки у человека происходит подъем или спад активности.

Техника “Правило 1-3-5”

Заключается в том, что в день нужно выполнить не более 9 задач. При этом 1 важная или срочная, 3 задачи средней степени важности и 5 мелких, которые можно выполнить быстро. Важно описывать задачи на день подробно. Это поможет сконцентрироваться на каждой из них и не забыть все важные нюансы, которые могут стать мелкой задачей

Метод “Поедание лягушки на завтрак”

Лягушка – самая неприятная и энергозатратная задача, которую необходимо выполнить. Если откладывать ее на вечер, то весь день вас будут терзать мысли. А если “съесть лягушку на завтрак”, то есть первым сделать это важное, срочное дело, вы будете чувствовать облегчение, радость и заряд мотивации, которая будет способствовать решению остальных задач.

Канбан метод

Заключается в том, что расчерчивается таблицы из трех столбцов: «Сделать”, «Делается”, “Сделано”. В начале дня записываются в первый столбец, а в течение рабочего времени их переносят в другие столбцы. Суть метода – визуализировать свою работу и ограничить общее количество »незавершенных работ”. Термин пошел от Тойоты, означает »сигнал, карточка”. Такие карточки использовались, чтобы передать информацию с 1го этапа производства на следующий.

И, наконец, хорошо известная Матрица Эйзенхауэра

Помогает разобрать накопившиеся дела – оценить реальное количество дел и задач, которое необходимо выполнить в ближайшее время, выстроить приоритеты, отделить важное от срочного, а не срочное от наименее важного и сократить время на дела, которые не приносят пользы и результата. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно легко распланировать время на день, неделю, месяц и даже на год вперед.

Срочные и важные дела: это кризисные ситуации, неотложные проблемы, «горящие» проекты. – сделайте немедленно. Задачи, связанные с краткосрочными целями. Это задачи, выполнение которых может привести к потере денег, репутации, здоровья, работы, семьи в краткосрочной перспективе.

Срочные, но не важные – это множество мелких дел, с которыми надо расправиться, но которые не относятся к приоритетным. Так называемые змеи. Они обвивают Вас, надоедают Вам, отказываясь убраться, пока Вы не предпримите действия. Они съедают ваше время. Это задачи, которые можно выполнить только сейчас, иначе они не будут выполнены. При этом их невыполнение влечет незначительные последствия. Совет: если что-то из этой категории можно делегировать – делегируйте. Или спросите себя, а что будет, если что-то из этого не сделать? Или вы можете собрать все эти мелкие дела и сделать их разом. Например, выделить полчаса и сделать все звонки, которые надо было сделать, или разобрать счета и т. д.

Не срочные и не важные: мелочи, пустая трата времени, задачи, которые можно не делать – отложите или забудьте про них. Кроме того – это часто даже не отдых.

Важные, но не срочные – а вот это задачи, связанные с долгосрочными целями. Задачи, невыполнение которых может привести к потере денег, репутации, здоровья, работы, семьи, но в долгосрочной перспективе. Это те цели, которые требуют вашего планирования, подготовки и систематичной работы над ними. Часто это как раз те самые большие долгосрочные цели, к которым Вы идете, так называемые слоны.

Вы можете разделить их на «маленькие кусочки» — «скушать» слона по кусочкам: внести в расписание дня или недели регулярные «откусывания” от слона – каждый день “съедать кусочек” пока не убедитесь, что вы “доели” слона. Причем, правильно концентрироваться не более, чем на 1-2 »делах-слонах” за раз.

В конце еще несколько лайф-хаков для вашего успеха в тайм-менеджменте:

1. Смысл действий – вы должны понимать зачем и ради чего вы это делаете – вдохните в свои действия интерес и мотивацию.

2. Конкретный конечный результат – должна мыть четкая конечная цель или мечта – и неустанно стремитесь к ней.

3. Отдыхайте – 5 обязательных составляющих вашего отдыха включают хороший сон, питание, спорт, дыхание и позитивное мышление.

4. Умейте говорить «нет» ненужным делам.

5. Правило 2-х минут – дело, кот можно сделать за 2 мин, делайте сразу, не откладывая.

6. Приоритеты — одно главное дело: умейте тасовать дела в порядке важности и делайте каждый день самое главное из них.

7. Долгосрочный и краткосрочные дела — все дела делятся на эти 2 категории.

8. И, наконец, учитывайте свои личные особенности – некоторым людям легче работать утром, другим – вечером, некоторые люди нуждаются в большем количестве отдыха, другим хватает и маленького перерыва и т. д.