Как автоматизация отчетности в digital-агентстве снижает риск ошибок и экономит время сотрудников

В любом digital-агентстве большую часть работы занимает сбор статистики из рекламных кабинетов, систем web и мобильной аналитики — для внутреннего анализа и отчетности перед клиентом. Но если сбор отчетов автоматизировать, это поможет уменьшить количество ручного труда, снизить риск ошибок и освободить сотрудникам больше времени на анализ данных.
Расскажем, какое решение нашел сервис #JetStat , чтобы сотрудники digital-агентства #MGCom сами настраивали любые автоматические #отчеты и дашборды, даже не зная SQL и Python и обходя сэмплинг Google Analytics.

MGCom — digital-агентство полного цикла. Его клиенты — более 500 компаний из секторов: ритейл (e-commerce), банки, страховые компании, девелоперы, автодилеры, online-сервисы и другие. MGCom работает со всеми каналами, в том числе SEM, SEO, CPA, продвижение мобильных приложений, продвижение в соц. сетях, медийное размещение, OLV, Programmatic закупки и многое другое.

Агентство использует регулярные дашборды для клиентов и внутреннюю отчетность для оптимизации. Кроме того, многие сотрудники часто прибегают к adhoc-исследованиям на основе данных, например, когда надо быстро разобраться с аномалией или проанализировать специфический показатель размещения клиента.

Ручная выгрузка данных из нескольких источников, их объединение, группировка в подходящем для анализа виде могли занимать у сотрудников от нескольких часов до дня. Внутренний инструмент не всегда вовремя выгружал данные, иногда работал с зависанием, требовалась предварительная ручная обработка данных.

Внешние инструменты, которыми пользовалось агентство раньше, позволяли только посмотреть или выгрузить данные — обрабатывать их потом сотрудникам нужно было самим. Еще нельзя было собрать отчет, которого в системе нет изначально: например, не получалось свести данные между web и мобильной аналитикой, плановыми показателями и данными из CRM клиента.

Подход MGCom: маркетологи должны быть знакомы со всеми рекламными каналами, с легкостью «читать» данные из отчетов, понимать, из каких источников и по какому алгоритму собираются конечные KPI в дашбордах, интерпретировать цифры из отчета и планировать последующие действия для достижения бизнес-целей клиента. Для этого им нужно хотя бы раз собрать отчет самостоятельно или настроить на базе эталонного отчета, но при этом не тратить время на повторение такой операции регулярно.

Поэтому для агентства при автоматизации работы с отчетностью было важно следующее:

● решение должно автоматизировать регулярные операции и не забивать рабочее время сотрудника;

● логика сборки отчета должна настраиваться сотрудником (или сотрудник может в нее вникнуть, осознать, скорректировать при необходимости).

Многообразие сфер, в которых ведут бизнес клиенты MGCom, а также используемых рекламных каналов и моделей закупки трафика, накладывало свои особенности:

● Необходимо получать данные от многих внешних систем: систем web и мобильной аналитики, рекламных кабинетов, коллтрекингов и других. Для ведения одного клиента зачастую нужно ежедневно получать данные от 5-15 внешних систем для анализа и отчетности. Инструмент для сведения отчетов должен работать быстро, желательно ночью и уметь выгружать все нужные метрики и параметры.

● Настройка отчетов должна быть гибкой. Часто у одного клиента запущено одновременно множество рекламных кампаний, креативов, нужно отслеживать сразу несколько целей, анализировать разные срезы данных и т. п. в разных каналах. Инструмент для сбора отчетов должен уметь и качественно сводить все до обобщенных данных, и показывать тонкие кросс-канальные срезы, например, по региону/категории/продукту и т. п.

● Итоговая отчетность должна быть удобна и команде агентства, и клиенту. В каких-то случаях нужны дашборды в PowerBI, где-то достаточно Google Data Studio, а для иных задач лучше подходят настроенные отчеты в Google Таблицах для helicopter view + рассчитанные подробные данные, чтобы покопаться в деталях.

Резюме требований к ETL-решению для сведения отчетов в агентстве:

• Коннекторы (источники данных, например, «ВКонтакте», Яндекс Директ, Calltouch, Google Analytics и другие). Должно быть хотя бы 90% требуемых.
• Автоматизация выгрузки и расчетов.
• Достаточный функционал формул и модификаторов: все, что ранее делали руками в Excel или запросом в базы данных (ClickHouse, MySQL, PostreSQL, MSSQL, Google BigQuery), можно делать и в решении.
• Возможность копирования отчетов (для развертывания отчетов по ранее сделанным эталонам с возможностью коррекции/обогащения копии).
• Интерфейс, доступный маркетологу без знаний SQL или языков программирования.
• Возможность получения результата как в графическом «красивом» виде, так и в виде таблицы с рассчитанными показателями для последующего анализа.
• Возможность настройки широкого спектра отчетов, в т. ч. План-Факт и Сквозная аналитика, CPA сверки и поиск фрода, мультиплатформенная аналитика трафика, когортный анализ, а также сводная отчетность агентства.

С помощью решения JetStat агентство теперь может в режиме одного окна настроить сбор данных из множества разных источников, объединить их, задать единый формат данных, чтобы выгрузка совершалась автоматически и ежедневно, в удобном виде, например, в виде Google Таблиц.

В ряде отчетов сотрудникам было достаточно выгрузки в Google Таблицы и автообновление дашбордов там же.

Для других отчетов в MGCom используют Google Data Studio или MS Power BI, а иногда и заливку расчетных данных в Excel-файл на защищенный диск на клиентской стороне, с последующим обновлением дашборда в Excel там же.

Таким образом, JetStat помогает автоматически сводить любые отчеты для разных клиентов агентства, у каждого из которых разный набор источников для сбора данных:

Интерфейс простой и понятный, поэтому сотрудников агентства было легко обучить настройке отчетности: достаточно понять логику и можно самостоятельно настраивать любую конфигурацию данных.

Пример 1. Так выглядит в JetStat итоговая схема для автоматической сборки ежедневного отчета по рекламным кампаниям в соцсетях со всеми разрезами (по дате, кампании, логике, креативам):

До автоматизации этого отчета сотрудники не всегда успевали собрать и проанализировать данные к 12:00, как нужно было клиенту. Потому что внутренний инструмент давал сбои и нужны были ручная выгрузка и предварительная обработка данных. А через сервис JetStat им удалось настроить схему, чтобы к началу рабочего дня данные были выгружены и предобработаны. Благодаря этому практически исчезли ежедневные затраты времени на рутинные операции, и менеджеры смогли больше времени уделять анализу эффективности и коррекции кампаний в соцсетях.

Пример 2. Это один из экранов дашборда для крупного интернет-магазина электроники и техники, он был собран автоматически с помощью JetStat:

Раньше клиент ежемесячно присылал в агентство файл-выгрузку в. csv со статусами заказов. Затем его сводили с данными из Google Analytics и рекламных систем в Excel. Подготовка отчета занимала один рабочий день. Маржинальность товаров не учитывали.

С помощью сервиса JetStat e-commerce команда MGCom настроила ежедневно обновляемый отчет об эффективности рекламных кампаний с учетом выкупаемости и маржинальности товаров. И сотрудникам не приходится тратить по дню на его создание. На основании такого отчета можно оперативно принимать бизнес-решения. А за счет получения информации на уровне каждого товара легко оценивать эффективность отдельных товаров и категорий и перераспределять бюджеты.

Опрос сотрудников MGCom, активно использующих JetStat для работы с отчетами и дашбордами, показал, что:

● 85% отмечают существенную экономию времени — особенно это важно подразделениям, где сборка отчетов или дашбордов происходит 2-3 раза в неделю или ежедневно;

● 75% в качестве плюса выделяют автоматизацию процесса сборки отчетов;

● 65% подчеркнули понятность и интуитивность интерфейса;

● 40% сотрудников оценили отсутствие сэмплинга при выгрузке из Google Analytics;

● 40% нравится гибкость настройки разных схем расчета.

«MGCom использует сервис JetStat с 2019 года. Мы начинали с автоматизации отдельных отчетов, где использования стандартных инструментов было недостаточно — требовалась сложная логика обработки данных.

Сейчас JetStat используется почти во всех департаментах в 2 режимах: регулярная отчетность и дашборды для клиентов.

Наши маркетологи ценят JetStat за понятность интерфейса и простоту работы. Удобно видеть готовые отчеты «за вчера» с самого начала рабочего дня», — рассказывает директор по электронной коммерции Евгений Кузьмичев.

***

Если есть вопросы по кейсу, пишите в комментариях.

А чтобы протестировать, как удобно с помощью JetStat создавать автоматизированные отчеты и экономить время сотрудников, регистрируйтесь на сайте. На нем доступны бесплатный тариф с базовым функционалом и 14-дневный бесплатный триал на всех тарифах — выбирайте, что подойдет вашему бизнесу.