Гайд по бизнес-процессам + 5 главных принципов управления ими
«Бизнес-процессы нужны только крупным корпорациям» — так до сих пор думают многие предприниматели. Но на самом деле они есть в любой компании, даже в стартапе. И надо учиться правильно ими управлять, чтобы получать максимум результата с минимальным количеством ресурсов.
Что такое бизнес-процесс на примере производства хлеба
Бизнес-процесс — это набор взаимосвязанных действий или шагов, которые выполняет компания для достижения определенной цели. Проще говоря, это последовательность задач, которые необходимо выполнить, чтобы создать товар или услугу (или какую-то ее часть).
Представим себе, что у нас есть пекарня, которая производит хлебобулочные изделия. Бизнес-процесс по производству хлеба может выглядеть так:
- Закупка ингредиентов: заказываем муку, дрожжи, воду и соль.
- Подготовка теста: смешиваем ингредиенты в нужных пропорциях и замешиваем тесто.
- Брожение: оставляем тесто на некоторое время, чтобы оно поднялось.
- Формовка: формируем из теста буханки хлеба.
- Выпекание: выпекаем хлеб в печи до готовности.
- Охлаждение: даём хлебу остыть после выпекания.
Каждый из этих шагов — часть единого процесса, который позволяет нам получить готовый хлеб для продажи.
Чтобы вы точно разобрались с определением, вот вам 2 характеристики бизнес-процесса (дальше для удобства будем использовать сокращение БП):
1) В нем всегда задействовано как минимум 2 человека. Если 1 человек выполняет 1 задачу, то, скорее всего, это не бизнес-процесс, а какой-то его этап. Важно: задействовано — это не значит, что 2 человека выполняют какую-то работу; если один ставит задачу, а второй ее делает — это уже полноценный БП.
2) Действия в бизнес-процессе взаимосвязаны и ведут к поставленной цели.
Какие бывают бизнес-процессы?
Бизнес-процессы можно классифицировать по-разному. В этой статье мы рассмотрим главные 3 вида:
1. Основные.
Эти процессы, непосредственно связанные с созданием товара или услуги, который компания продает. Они являются ключевыми для бизнеса и приносят основную прибыль.
Примеры:
- производство основного товара;
- оказание основной услуги;
- продажи и маркетинг.
2. Вспомогательные.
Эти процессы поддерживают основные, но не связаны напрямую с созданием конечного продукта.
Примеры:
- управление персоналом;
- бухгалтерия и финансы;
- управление информационными технологиями.
3. Управляющие.
Управляющие БП связаны с планированием, мониторингом и контролем деятельности компании. Они помогают компании работать эффективно и достигать своих долгосрочных целей.
Примеры:
- стратегическое планирование;
- управление качеством;
- внутренний аудит.
Один и тот же процесс может быть основным или вспомогательным для разных компаний в зависимости от их деятельности. Например, для IT-компании IT-поддержка является основным процессом, а для производственной компании - вспомогательным.
Зачем управлять бизнес-процессами?
Управление процессами помогает компании эффективно работать и избегать потерь. Вот 3 главных преимущества, которые вы получите:
- Слаженная команда. Все процессы объединяются в эффективную систему, направленную на достижение целей компании. Сотрудники понимают, что они делают, зачем, как и когда. Работают слаженно и достигают целей.
- Прозрачность. Легко увидеть, кто за что отвечает и с какими ресурсами работает. Видно узкое горлышко, легче устранить лишние действия и оптимизировать процессы.
- Единые стандарты. Благодаря инструкциям задачи выполняются быстрее, без лишних вопросов и качественно. Положительный опыт сохранен в компании. Новым сотрудникам легче обучаться.
Все это влияет на конечную цель бизнеса — прибыль.
Как спроектировать бизнес-процесс
Чтобы создать бизнес-процесс, нужно выполнить четыре действия: нарисовать его, задокументировать, обучить сотрудников и проверить, как они усвоили информацию. Давайте разберем каждый шаг отдельно:
Шаг 1. Нарисовать бизнес-процес. Начните с создания схемы процесса. Это можно сделать в Miro или Figma. Если вы ими не владеете, подойдет и обычный Excel, для простых и линейных процессов его достаточно.
Что нужно сделать:
- Определите, с чего начинается процесс, и чем он заканчивается.
- Подумайте, какие последовательные действия выполняются в этом процессе. Запишите каждый шаг.
- Нарисуйте блоки для каждого шага и соедините их стрелками.
- Напишите, кто выполняет каждый шаг, и какие ресурсы используются.
Шаг 2. Задокументировать процесс. Если БП не задокументирован, то фактически он не существует. Создайте инструкции, регламенты и методы оценки качества.
Шаг 3. Обучить сотрудников. Этот шаг часто упускают, хотя он очень важен. Новый бизнес-процесс сначала существует только в голове его разработчика. Чтобы внедрить его в работу сотрудников, проведите внутренние тренинги, курсы или хотя бы небольшие встречи. Объясните логику процессов, расскажите, кто где задействован.
Шаг 4. Проверить, насколько хорошо сотрудники усвоили информацию. Убедитесь, что сотрудники понимают, кто за что отвечает, работают по регламентам, слаженно и четко. Для этого на первых этапах проводите тесты и контролируйте команду.
Готово! Теперь у вас есть первая версия бизнес-процесса. По этой же логике опишите остальные. Не старайтесь сделать идеально, улучшать можно в процессе работы.
5 принципов управления бизнес-процессами
- Ясность. Опишите каждый процесс детально и просто. Все сотрудники должны четко понимать свои задачи и порядок их выполнения, чтобы не было недоразумений. Прозрачные инструкции облегчают работу и повышают продуктивность.
- Ответственность. Назначайте конкретных людей, ответственных за каждый процесс. Это помогает избежать путаницы и в конфликтных ситуациях позволяет найти концы.
- Анализ рисков. Оценивайте возможные риски для каждого процесса. Определяйте слабые места и заранее готовьтесь к возможным проблемам. Например, продумайте, что делать, если поставка материалов задерживается или оборудование выходит из строя.
- Непрерывное улучшение. Всегда ищите способы сделать процессы лучше. Проводите регулярные проверки, собирайте отзывы сотрудников и внедряйте новые технологии.
- Контроль и оценка. Постоянно отслеживайте, выполняются ли БП по инструкциям. Используйте метрики для оценки эффективности. Например, сравнивайте фактические результаты с плановыми, выявляйте отклонения и быстро реагируйте на них.
Друзья, бизнес-процессы — это фундамент любой компании, будь то стартап или крупная корпорация. Правильное управление процессами позволяет структурировать работу, минимизировать ошибки и потери, а также повысить общую эффективность. Помните: даже небольшой шаг в оптимизации бизнес-процессов может привести к росту компании.
Нужна помощь в описании процессов или автоматизации рутины? Записывайтесь на Zoom-встречу с нашим экспертом по систематизации: https://sys-tem.pro/analiz