Бизнес-система: что это и зачем она нужна?

Хаос мешает развиваться даже самому перспективному бизнесу. Координация между отделами нарушается, сотрудники не понимают своих задач, большинство целей не достигается. У руководства много времени уходит на «операционку», а стратегией заниматься некогда. Решить эти проблемы помогает бизнес-система. Разбираем, что она собой представляет и как правильно ее внедрить.

Бизнес-система — это набор взаимосвязанных элементов, которые образуют единое целое. Она состоит из людей, инструментов, сервисов и других элементов.Представьте себе сложный механизм со множеством шестеренок, где каждая приводит в движение остальные. Примерно так же работает бизнес-система. Все ее составляющие стоят на своем месте, синхронизированы и работоспособны, поэтому системный бизнес как саморегулирующийся и безупречно работающий механизм.

Внедряя бизнес-систему вы получаете следующие преимущества:

1. Более продуктивная работа

Бизнес-система предполагает автоматизацию рутинных задач, это освобождает время сотрудников, и общая продуктивность повышается.

2. Управление в кайф

Когда внедрена бизнес-система, руководитель может управлять компанией из одного окна. На контроль уходит 1-1.5 часа в день.

3. Правильные управленческие решения

Инструменты аналитики – одна из составляющих бизнес-системы. По отчетам руководству легче принимать обоснованные и точные решения, основанные на фактах.

4. Лояльность клиентов

С бизнес-системой легче отслеживать запросы и предпочтения клиентов, быстрее и точнее реагировать на их потребности. За счет этого улучшается качество обслуживания и растет их удовлетворенность.

5. Масштабируемость

Системную компанию легче масштабировать. С ростом команды или количества проектов собственник распределяет ресурсы и решает стратегические вопросы, а не тушит пожары.

6. Рост прибыли

Как следствие всех предыдущих пунктов – выполнение плановых показателей и рост прибыли.

Бизнес-систему можно разделить на 4 подсистемы:Добавьте описание

Стратегия – это комплексный план действий, направленный на достижение долгосрочных целей компании. Она отвечает на ключевые вопросы: куда движется компания, какие ресурсы нужны для достижения целей, и какие действия для этого сделать. С чего начать:

Анализ внешней среды: оценка рыночных тенденций, конкурентов и экономических условий.
Анализ внутренней среды: оценка сильных и слабых сторон компании, возможностей и угроз (SWOT-анализ).
Стратегические целей: установление долгосрочных целей и направлений развития.
Разработка стратегий: выбор стратегических целей и задач.

Без четкой стратегии даже самые перспективные бизнес-идеи могут не реализоваться, поэтому начинайте построение системы с нее.

Давайте разберем основные компоненты:

Информационные системы и автоматизация: ERP, CRM, BI-системы и другие платформы для управления бизнес-процессами.
Инновации: внедрение новых технологий и решений для повышения конкурентоспособности: облачных платформ, AI-сервисов и пр.

Основные 4 составляющих:

Найм и отбор квалифицированных сотрудников.
Обучение и развитие: организация тренингов, курсов повышения квалификации и программ развития сотрудников.
Мотивация и удержание: создание условий для повышения мотивации персонала и уменьшения текучести кадров. Как правило, это KPI, бонусы и премии, штрафы и т. д.
Управление производительностью: постановка целей, мониторинг выполнения задач, оценка результатов и предоставление обратной связи.

Направлено на достижение целей и эффективное использование ресурсов.Компоненты управления:

Планирование: постановка целей, разработка стратегий и планов для их достижения.
Организация: формирование организационной структуры, распределение обязанностей и ресурсов.
Контроль: мониторинг выполнения планов, оценка результатов и корректировка действий.
Руководство: мотивация, координация и управление сотрудниками для достижения целей компании.

Бизнес начинают систематизировать пошагово:

1. Создайте схему компании

Создайте организационную структуру, которая описывает все отделы, их функции и взаимосвязи. Определите, кто за что отвечает, и как информация передается между отделами. Это поможет понять, как функционирует компания, и обеспечит прозрачность в работе.

2. Перенесите все коммуникации компании в подконтрольную среду

В небольшой компании из 2-3 человек это может быть мессенджер, командам побольше лучше перейти в задачник, сервис для управления проектами или компанией в целом.

3. Опишите и делегируйте операционную деятельность

Опишите все основные бизнес-процессы, включая задачи и обязанности каждого сотрудника. Создайте подробные инструкции и регламенты для выполнения задач. Делегируйте обязанности, чтобы распределить рабочую нагрузку и обеспечить выполнение всех процессов согласно установленным стандартам.

4. Запустите регулярные координации

Это встречи, на которых вы будете обсуждать планы и факты. Их нужно проводить как минимум раз в неделю.

5. Создайте базу знаний с регламентами

Разработайте базу знаний, содержащую все регламенты, инструкции и полезные материалы. Это помогает сотрудникам быстро находить нужную информацию и следовать стандартам, что снижает вероятность ошибок и повышает эффективность.

6. Начните измерять показатели

Внедрите систему KPI (ключевые показатели эффективности) для измерения производительности сотрудников и отделов. Регулярно собирайте и анализируйте данные, чтобы оценивать прогресс, выявлять проблемные области и принимать обоснованные решения.

Начать разрабатывать бизнес-систему можно на любом этапе развития фирмы, но эффективность будет выше, если спланировать все на старте.

Бизнес-система должна соответствовать принципам «необходимо и достаточно». Нужно избегать как запредельно сложных, так и слишком простых целей. Выполнить «пятилетку за 4 года», может, и получится, но вы потратите больше ресурсов, чем могли бы, и не факт, что результат окупит затраты.

Если вы намерены строить прочную бизнес-систему, обратите внимание на факторы, которые ее ослабляют:

Безынициативность со стороны руководства. Руководители иногда предпочитают работать привычным образом и откладывают внедрение системы, тем более, что перемены требуют времени и средств. Однако от перехода к системе компания выигрывает в долгосрок. Активно продвигайте нововведение и объясните подчиненным, почему изменения в их интересах тоже.
Неправильный выбор компонентов системы. В частности, неправильные инструменты, некорректные метрики, нереальные цели. Если видите, что что-то не работает, выясняйте причину и исправляйте.
Ошибки при назначении ответственных. При масштабировании иногда появляется потребность в компетентных управляющих, которых может не быть среди сотрудников компании. Поэтому уделите должное внимание выбору ответственного. Например, если вы торговали товарами как онлайн-магазин, а теперь решили выйти на маркетплейсы, вам понадобится менеджер с навыками работы на этих площадках.
Финансовые ограничения. Внедрение CRM-систем или других сервисов может стоить дорого. Взвешивайте, какие преимущества вы получите, и оправдано ли вложение на данном этапе развития.
Неэффективное управление рисками. Это когда собственник надеется на удачу и не просчитывает риски. Лучше продумать план Б для непредвиденных ситуаций.

Один из элементов бизнес-системы — система управления задачами. Она позволяет контролировать команду, вовремя завершать задачи, уделяя при этом контролю всего 1 час в неделю.

Записывайтесь на 30-минутную Zoom-встречу, чтобы узнать подробнее: