Как мы в IT внутреннее обучение запускали

Закройте глаза и на секунду представьте, что сотрудники вашей компании объединились вокруг чего-то интересного и готовы регулярно встречаться, чтобы обсудить это. Всё серьезно, даже расписание забито темами до конца года. Великолепно.

Это сейчас мы знаем, что это реально, но еще полгода назад всё казалось фантастикой. На старте мы боялись, что организовать регулярные встречи будет просто невозможно, ведь у каждого свои цели спринта и десятки важных задач.

Предлагаем вам вместе с нашим методистом Светланой Гравит отправиться в прошлое и вспомнить как это было.

- С чего начать?

- Перед тем, как вы решите запускать серию митапов, вам предстоит ответить на два важнейших вопроса. Во-первых, зачем вы собрались организовать мероприятие, а, во-вторых, кому всё это нужно или для кого все усилия.

В Gems это чисто внутренняя история, которая помогает новичкам быстрее погружаться в сложную предметную область, а значит легче проходить процесс адаптации.

- Почему выбран именно такой формат?

- Изначально мы знали, что наше мероприятие должно быть легким и ламповым, занимать мало времени и располагать к общению, ведь мы стремились не просто озвучить некие темы, а обменяться знаниями и реальным опытом.

Митап стал идеальным решением.

Наши встречи проходят на еженедельной основе по вторникам в 14:30, обычно их продолжительность составляет от 30 минут до полутора часов.

- Как выбрать темы и спикеров?

- Родоначальниками наших встреч можно считать Алексея Дударева и Нину Александрову, именно они проработали тематический план и рекомендовали первых спикеров.

Что вошло в список тем? За время работы в компании накопилось множество наиболее часто задаваемых вопросов, а предстоящие митапы призваны были их минимизировать в будущем.

В структуру тематического плана была включена вся возможная информация об устройстве компании, о бытовых вопросах, корпоративной культуре, взаимодействиях с партнерами, конкурентах, законодательстве, о нашей системе и её модулях.

План не является жестко структурированным: темы могут объединяться или дополняться в любой момент, а спикеры выступают по степени готовности материала.

Если на первом этапе организации митапов, подготовка докладов была более директивной, то сейчас мы видим всё больше инициативы и живого интереса.

- Как организуются сами митапы?

- На старте задача команды методистов была чисто организационной: мы согласовывали выступления с коллегами, помогали в подготовке докладов и составляли календарные планы встреч.Для удобства всех участников мы создали Google-таблицу, доступ к которой есть у каждого сотрудника Gems. Здесь всегда можно увидеть актуальный список тем, спикеров, ориентировочную дату, продолжительность и отметку о загрузке записи на портал Gems Study.

На втором этапе мы бронировали конференц-зал и учетную запись ZOOM, чтобы присоединиться к митапу можно было как в офлайн, так и в онлайн форматах.

На третьем этапе мы информировали коллег о предстоящих мероприятиях:- разместили QR-код со ссылкой на тематический план;- подготовили большой календарь-планер с актуальными выступлениями на ближайший месяц и расположили его в самом контактном месте офиса — на дверце холодильника;- объявили в день «Х» в общем чате о начале митапа и позвали присоединиться.

Четвертый этап всегда начинается за час до самого митапа. Мы проветриваем помещение, расставляем стулья в конференц-зале, проверяем работоспособность презентации и техники, включаем свет, настраиваем видеокамеру и микрофоны.Наша задача — сделать мероприятие максимально комфортным для всех присутствующих.

На этом наша работа не заканчивается. Наступает пятый этап, который всегда остаётся за кадром. Мы монтируем видео и размещаем его на портале Gems Study, чтобы каждый сотрудник мог увидеть запись в удобное для себя время.Здесь есть свои тонкости: наложить скринкаст презентации, почистить звук и убрать лишнее. Иногда итоговый вариант получается значительно компактнее.

- Есть ли какие-то ограничения для спикеров?

- Спикером может стать любой сотрудник Gems, если считает, что накопил достаточно экспертизы в той или иной области. Необязательно говорить только о проектах, полезно будет поделиться методами личной эффективности, вроде тайм-менеджмента или планирования, главное, чтобы тема была полезной и интересной.И важно отметить, что каждый выступающий вправе самостоятельно выбрать структуру и продолжительность выступления. Например, самый короткий митап завершился за 15 минут, а самый длинный шёл почти 1 час 20 минут.

- Как контролируете посещение митапов?

- Никак, всё абсолютно добровольно. В среднем в ZOOM к митапу присоединяется человек 40, а в конференц-зале присутствуют около 10 человек. Всё зависит от темы и спикера: послушать харизматичных людей и актуальные темы приходят больше людей.Каждый сотрудник Gems самостоятельно решает со своим непосредственным руководителем может ли он присутствовать на митапе. Запись доступна всем желающим в любое время.

Некоторые темы митапов входят в план обучения новичков и являются обязательной частью процесса адаптации. Мы планируем ввести тесты на проверку знаний для новичков по самым ключевым моментам, необходимым для работы.

- Что самое сложное в организации митапов?

- Поддерживать расписание. Все мы люди, и порой случаются форс-мажоры. Когда-то приходится отменять выступления, а когда-то удается оперативно найти замену.Если вы планируете проводить у себя такие мероприятия, то без координатора не обойтись, не стоит надеяться на самоорганизацию людей.

- Как оцениваете результат?

- Мы рады, что первые 30 митапов состоялись и у нас есть контент, к которому можно вернуться в любой момент.Мы видим первые результаты: ребятам стало проще найти эксперта по той или иной теме, вырос уровень подготовки презентаций, спикеры стали смелее и увереннее, а неосознанная экспертность постепенно становится осознанной и структурированной.

- Что пожелаете тем, кто только планирует запускать внутренние митапы?

- Конечно же, терпения. Перед запуском найдите координатора, который будет помогать в реализации, а интересные темы и харизматичные спикеры приложатся. Помогайте коллегам и поддерживайте их на всех этапах подготовки. Во время митапов будьте первыми, кто задаст вопрос в чате, будьте смелее и инициируйте дискуссии, — так вы поддержите спикеров и раскачаете аудиторию.

Мы прошли этот путь: были и успехи, и недочёты. Сейчас наша команда стремится к большей инициативе и меньшей формализации.

Возможно, когда-нибудь здесь вы прочитаете подробный материал про организацию внешних мероприятий, но это совершенно другая история.