{"id":13964,"url":"\/distributions\/13964\/click?bit=1&hash=31d94b04282e4334af139ce46330daed5ee6bb584adcc0cdbe6961706d1848cd","title":"\u0420\u0435\u0437\u0443\u043b\u044c\u0442\u0430\u0442\u044b \u0438\u0441\u0441\u043b\u0435\u0434\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u0433\u043e\u0440\u043d\u043e-\u043c\u0435\u0442\u0430\u043b\u043b\u0443\u0440\u0433\u0438\u0447\u0435\u0441\u043a\u043e\u0439 \u043e\u0442\u0440\u0430\u0441\u043b\u0438 \u0432 \u0420\u043e\u0441\u0441\u0438\u0438","buttonText":"","imageUuid":""}

Как компания с помощью автоматизации увеличила продажи и чистую прибыль с 1,5 млн до 6 млн рублей. Разбираем кейс

Точка А

  • Прибыль 1,5 млн. И это не устраивает собственника.
  • Прибыль растет очень медленно и слабо.
  • Владелец занимался 10 часов в день: продажами, наймом, выполнение обязательств перед клиентами.
  • В компании 3 сотрудника.

Точка Б. После внедрения системы управления

  • Прибыль выросли с 1,5 до 6 млн. рублей в месяц.
  • Не успевали выставлять счета. Пришлось бухгалтеру нанимать помощницу, чтобы успевать выставить счета и заключить договоры.
  • Сейчас владелец тратит на этот бизнес 5-6 часов в неделю. Ключевые показатели контролируются через смартфон, лежа в постели.
  • Освобожденное время стали инвестировать в новые проекты: проект SurdoClass – портал для слабослышащих, сеть экопунктов “Вторград”
  • В компании 18 сотрудников.

Удобно смотреть статистику работы компании прямо в телефоне!

Как это произошло?

  • Построили структуру компании, очертили зоны ответственности каждой должности.
  • Определили узкие места системы, которые мешают расти бизнесу.
  • Создали метрики результативности для каждой должности. Работа стала абсолютно прозрачной. Каждый вечер в телефоне собственника были результаты продаж за день каждого менеджера. Стало понятно, кто действительно работает, а кого нужно уволить.
  • Внедрили дашборды, которые показывают владельцу, результаты работы отделов, работу рекламной воронки, продажи, дебиторку, доход и тд.
  • Начали разработку системы обучения новичков. Собрали все регламенты, должностные инструкции в Базу знаний. Готовятся учебные курсы во внутренней Академии. Что позволит быстро наращивать обороты и масштабировать бизнес через автоматизированное обучение новых маркетологов и менеджеров по продажам.

Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

Подготовка

Василий Косарев собственник нескольких бизнесов – smm-агентство “Лайка”, автосервис, перерабатывающая компания, учебный портал, агентство недвижимости, и др.

В рекламном агентстве были проблемы с продажами. Оборот был 1,5 млн./мес., но Василию хотелось большего:

“Бизнес развивался, но не было понимания как увеличивать прибыль по году. Меня это не устраивало. Мы росли, но очень очень медленно. Порой казалось, что топчемся на месте”.

Василий с утра до вечера работал с клиентами, искал и обучал сотрудников. А бизнес жрал всё время, не оставляя возможностей для отдыха и отпуска.

Когда мы встретились, он сразу сказал, что ему нужно кратно вырасти. А прописывать структуру, метрики, регламенты и все такое ему некогда, да и не хочется. Нужен был специалист, который при минимальных затратах времени собственника все сделает сам. Покажет, как пользоваться и внедрит на местах.

1. Структура, метрики, дашборды – делаем систему прозрачной.

ПРОБЛЕМЫ компании ДО внедрения:

  • Главный решатель всех проблем бизнеса - собственник, погрязший в операционке.
  • Сотрудники не стремятся улучшить свою работу, потому что не знают, что нужно компании.
  • Даже мелкие вопросы решаются через непосредственного руководителя. Это крадет время у всех сторон.
  • Новые сотрудники нанимаются только, когда увольняются старые или случился очередной звиздец.
Реальная структура компании, где Владелец работает за 6-7 сотрудников, устает, как раб с галер и удивляется, почему бизнес не растет. И правда почему?

Сначала мы с собственником оцифровали текущую структуру компании. Это значит выписали все функции, которые выполняет он и его сотрудники на своих участках. На это ушло 4 встречи в zoom по 2 часа.

Структура показала, что самое узкое место бизнеса - сам собственник. Он один выполняет работу 6-7 специалистов и нихрена не успевает (удивительно, почему так). Василий занимался продажами, поиском новых сотрудников и их обучением, переговорами с партнерами и вообще практически всем. Знакомо?

Мы прописали ЦКП (целевой конечный продукт) для каждой должности. Раньше сотрудники работали как им было удобно. Сейчас все понимают, чего хочет шеф и за какой результат им заплатят.

Обычно в компаниях в этом месте полный хаос. Мнение руководителя и сотрудников относительно результатов работы редко совпадают. Отсюда бардак, ругань и текучка.

Определяем и прописываем зоны ответственности каждого сотрудника. И обязательно формулируем ЦКП - за какой результат сотрудник получит свою зарплату. То, ради чего их взяли на работу в вашу компанию.

Каждого владельца прежде всего интересуют итоговые цифры результатов работы. Поэтому мы добавили метрики оценки результатов. Сотрудники начали ежедневно/ еженедельно вносить в систему результаты своей работы. А зарплату привязали к метрикам. Не выполнил или не заполнил метрики - денег не получил.

После внедрения метрик:

  • Собственнику стало понятно, кто из сотрудников красавчик, а кого можно спокойно уволить.
  • Появились цифры и факты, а не объяснения подчиненных, почему не получилось в сотый раз.
  • Собственник понял, что меняя метрики он может управлять фокусировать сотрудников на достижении конкретных целей.

Из метрик я собрал дашборды по работе компании. Дашборды - это информационная панель показателей, где метрики выстроены по бизнес-процессу. Одного взгляда на цепочку хватает, чтобы увидеть главную текущую проблему бизнеса. И сфокусироваться на ее решении.

Пример дашборда по процессу “Денежный поток”. Здесь даже ребенку понятно, где ключевые проблемы компании. Владелец сразу видит, на чем сейчас фокусировать свое внимание.

Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

Наведя порядок в организационной структуре и наладив заполнение метрик, мы сели за анализ каналов продаж.

Для этого пришлось составить огромную Mind-карту, вывести туда всех партнеров и каналы продаж, проанализировать их работу и придумать точки роста.

Проблема была в том, что непонятно какие рекламные каналы и связки будут работать, высокая стоимость потенциального клиента.

Сгенерировали 36 гипотез по каналам продаж, оцифровали трудозатраты и вероятную отдачу и быстроту. Сказать, что мы охренели от объема перелопаченной информации - ничего не сказать. А потом начали тестировать. Метрики сразу показывали владельцу, какие гипотезы работали, а какие нет.

Круто сработал самый неочевидный канал - продажи через лидеров мнений в сфере онлайн-школ и СММ специалистов. Мы составили список ТОПовых экспертов, до которых можем дотянуться и предложили им партнерку.

Для менеджеров по продажам разработали пошаговый скрипт работы с клиентами, подготовили воронку вопросов и ответов на сложные ситуации, придумали шкалу мотивации, которую привязали к объемам и чистой прибыли.

В результате, объем продаж Василия стал резко расти. В какой-то момент бухгалтер окончательно перестала справляться с бумажной работой. Пришлось взять девочку-помощницу, которая выставляла счета клиентам и рассылала договора.
Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

Этап 2. Автоматизация обучение сотрудников

Проблемы этапа:

  • Когда в компании приходит много новых сотрудников. Непонятно кто, когда и как займется обучением и адаптацией стажеров.
  • Из-за тотальной занятости владельца бизнеса обучение шло урывками и как попало.
  • Так как основные продажи были на владельце, в период стажировки новых сотрудников они падали.
  • Из-за отсутствия программы адаптации и контроля усвоения материала, стажеры обучались плохо. Многих приходилось увольнять.

Чтобы такого не получилось нужна система обучения, которая будет сама учить вновь принятых сотрудников, вводить их в должность, адаптировать и развивать с минимальным участием руководителя.

База знаний. Каждый сотрудник имеет доступ только к своему разделу с регламентами и инструкциями. Взяли на работу - окрылись нужные разделы. Уволили  - доступ пропал автоматически. 

Примерно за 30 минут мы создали Базу знаний компании, а потом перенесли в нее текущие регламенты, стандарты, приказы и инструкции. Документы структурировали и организовали доступ по подразделениям и «для всех». На их основе создали учебные курсы с контрольными тестами и экзаменами.

Пошаговый план обучения

Теперь каждый новый сотрудник, которого добавили в структуру, автоматически получает под свою должность план обучения и проверочные тесты. И пока тесты не будут сданы, доступ к работе новичок не получит.

Также я сделал так, чтобы система раз в неделю проверяла сотрудников на знание рабочих стандартов. Это позволит поддерживать нужный уровень знаний на высоком уровне.

Пример регламента

Вот, какую крутую фишку мы внедрили

Есть еще одна офигенная фишка, которую мы внедрили в обучении. Теперь, когда регламент меняется система сама рассылает нужным сотрудникам уведомление о внесенных изменениях и необходимости пересдачи.

Первые учебные, которые мы выложили в Академию выглядели примерно так :) Не судите строго, оформляли как могли. Скоро озадачим нейросеть "сделать все красиво".

Больше владелец не тратит свое время на обучение новичков. Каждый занимается своим делом. Он управляет бизнесом, сотрудники работают, менеджеры продают, а стажеры сами учатся.

Пример проверочных вопросов к регламенту по выходу в отпуск. Важно чтобы сотрудник не просто сказал, что "прочитал и все понял". А на самом деле прочитал и все понял как надо. 

Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

Этап 3. Настраиваем контроль выполнения задач

Проблемы этапа:

  • Сотрудники неэффективны и часто ленятся. Сложно понять кто перегружен, а кто балду пинает.
  • Задачи ставятся в вотсапе и там же теряются в море других сообщений.
  • Сложно контролировать выполнение планов недели или месяца.
  • На ключевых проектах, где есть совместная работа подразделений, не было видно на каком этапе находится работа. Сотрудники перекладывают ответственность друг на друга.

Чтобы раз и навсегда решить вопрос исполнительской дисциплины мы внедрили ежедневное и еженедельное планирование, систему управления проектами и контроль задач.

Теперь недельные планы фиксируются сразу после планерки. Удалить задачи из плана нельзя, поэтому сотрудники уже не смогут сказать: “Мне это не поручали”.

Теперь в компании работала структура, ЦКП, метрики контроля результатов и прозрачная система контроля ключевых проектов развития и текущих задач для всех уровней сотрудников.

До внедрения управленческого контроля над выполнением задач и поручений владельца был полный хаос. Все общение сотрудников проходило в закрытой группе в Вк, а задачи ставились в общем чате в ВК, отправились голосовыми в WhatsApp, устно на созвонах и в Zoom.

Как вы понимаете, общий список задач не знали никто. Найти и собрать их в одном месте было невозможно. Часть задач терялась, забывалась, а на часть вообще забивалось.

Сотрудники били себя в грудь копытом и говорили, что они работают на пределе возможного и горы переворачивают. А собственнику было впечатление, что все страдают какой-то фигней, деньги получают, а результатов нет.

Мы настроили еженедельное планирование (смотрите на скрине) с фиксацией задач, сроков и проектов по каждому сотруднику. Удалить задачи из утвержденного плана невозможно.

Связка - контроль задач сотрудников + метрики результативности + финансовый результат бизнеса создали прозрачную и управляемую систему.

Владелец впервые в жизни увидел, как на самом деле работают сотрудники. Стало видно кто, сколько и каких задач выполняет. Задачи ставятся и отслеживаются в одной системе. Собственнику больше не нужно отвлекать от работы своих специалистов требованием предоставить отчет за неделю.

В любой момент в телефоне или на компьютере можно увидеть кому и что делегировано, что на контроле, что сделали, а что нет.

В результате всего через 2 месяца прибыль выросла с 1,5 до 6 млн. в мес. Появились деньги на развитие новых направлений
Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

Крутая идея кстати! Собирать картон у населения и перерабатывать. По больше бы таких.

Съездил несколько раз в казино на Красную поляну, где без каких-либо угрызений совести проиграл более миллиона. Ну, да, захотелось человеку расслабиться по-богатому, может себе позволить.

Система, которую мы создали начала стабильно приносить многомиллионную прибыль. Во дворе своего дома он поставил большой летний бассейн. Летом друзья, партнеры и сотрудники могли приехать к нему в гости поболтать, поработать, выпить пива на веранде и искупаться.

А в октябре Василий купил крутую однокомнатную квартиру за 7 млн. в престижном районе Краснодара.

Если вы хотите также, заполните анкету и запишитесь на бесплатную консультацию ЗДЕСЬ

Из-за загруженности этом месяце я проведу только 5-7 консультаций. Кто первый придет, того и возьму.

После консультации вы получите пошаговый план, как вам вырваться из операционки и вывести бизнес на новый уровень.

Автоматизация особенно полезна собственникам производственных компаний, где:

  • Бизнесу больше 2 лет и он растет.
  • Сотрудников от 15 человек.
  • Оборот от 3 млн. руб. в месяц
  • Собственник управляет сотрудниками, производством, продажами, закупками сам и сильно устал от этого. Потому что не может оставить бизнес и уехать в отпуск даже на 3 дня.
  • У собственника есть желание развиваться. Есть понимание, что без системы: контроля результатов, регламентов, системы обучения и выстроенных бизнес-процессов дальше расти невозможно.
  • Канал продаж - маркетплейсы, но это не принципиально.

Автоматизация управления вашего бизнеса может увеличить валовую прибыль на 10-20-30%.

Отзывы клиентов

Больше инструментов и кейсов на телеграм-канал "Автоматизируй или умри" Подписывайтесь!

0
7 комментариев
Написать комментарий...
Art Sales

Какие инструменты использовались?

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Осипов
Автор

Не понял что вы хотите узнать.

Ответить
Развернуть ветку
Art Sales

какие приложения, системы сервисы используете для автоматизации и, конкретно, в описываемом кейсе

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Осипов
Автор

MindMap и Platrum

Ответить
Развернуть ветку
Art Sales

благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Осипов
Автор

MindMap, структура, метрики, дашборды, база знаний, академия. Тестировали финансы и фин.учет, автоматизированные бизнес процессы и тд. но у владельца денег стало больше и приоритеты поменялись. Жду, когда созреет до внедрения всего списка )

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Осипов
Автор

https://t.me/+tgPPIET2EJg2YWQy — веду блог про инструменты руководителя "Автоматизируй или умри"

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
null