Годовой отчет по 223-ФЗ

Какие сведения включить в отчет о договорах по 223-ФЗ, чтобы выполнить квоты и отчитаться за год

Нижеуказанные рекомендации помогут быстро и, главное, правильно заполнить каждую графу отчета о договорах и квотах. Мы изучили и проанализировали частые ошибки, совершаемые заказчиками, и разобрали эти ошибки на практических примерах.

В статье описано, как правильно посчитать общую сумму договоров, и, какие закупки включить в отчетность, как заполнить раздел о квотах в спорных ситуациях, которые не описаны в законе.

У заказчиков по 223-ФЗ осталось только два месяца, чтобы до конца этого года выполнить обязательные лимиты по закупкам российского товара и включить эти данные в отчет. Начните проверять все разделы отчета уже сейчас, чтобы до 10 января подписать и опубликовать готовый документ в ЕИС, иначе вы получите административный штраф. Из этой статьи вы узнаете, как каждый месяц отчитываться по договорам и квотам, чтобы собрать квоту и сдать полный годовой отчет.

Каждый месяц до 10-го числа заказчики по 223-ФЗ отчитываются об объеме всех сделок. В отчет включают информацию о количестве и общей стоимости договоров, которые заключили за отчетный месяц, а также, информацию о закупках квотируемой продукции. Отчет формируют по форме, которую утвердило Правительство. Так происходит уже несколько лет. Однако, ошибок при этом допускается очень много.

Какие сведения нужно включать в отчет

Ежемесячный отчет состоит из сведений о договорах и сведений о квотах: за каждый месяц и, в целом, за календарный год. В отчете отражают сведения о количестве и общей стоимости трех видов договоров (ч. 19 ст. 4 Закона, постановление № 908):

Все договоры, которые идут в ежемесячный отчет, показали на схеме.

Форма отчета о договорах состоит из четырех разделов:

Ежемесячный отчет ЕИС формируется автоматически, по тем сведениям, которые есть в реестре договоров. Сведения, которые в реестр не поступают, заказчик должен внести вручную. Смотрите на схеме, какая информация попадет в отчет из ЕИС.

После того, как часть сведений поступит в ежемесячный отчет из ЕИС, у заказчиков есть 10 дней, чтобы его дозаполнить. Вручную внесите те сведения, которые в ЕИС не попадают. Смотрите в таблице, какую информацию нужно самостоятельно отразить в отчете.

Помимо информации о сделках, в состав ежемесячной отчетности включают сведения о достижении квоты на товар из перечня по постановлению № 2013. Информацию о квотируемой продукции, которую заказчик принял в течение месяца, отражают в разделе III отчета. Автоматически, в раздел III попадут только те договоры, сведения о которых заказчик разместил в реестре. Поэтому, сделки, по которым приняли квотируемый товар, и, которые в реестр не вошли, нужно добавить вручную.

Итоговые показатели по соблюдению квот за год отобразятся в разделе IV отчета. Этот раздел заказчики должны заполнить до 10 января. В раздел IV нужно включить квотируемый товар, который приняли в декабре. Остальные данные за период с января по ноябрь отчетного года перейдут в раздел IV автоматически.

В какой срок раз размещать отчет

Ежемесячный отчет о договорах по 223-ФЗ формируют в два этапа:

ПРИМЕР

Как определить последний день для сдачи отчета

Последний день для подписания отчета – это 10-е число включительно. Если 10-е число выпадает на нерабочий день, подпишите отчет в ближайший рабочий день. Дата отчета – это дата его подписания в ЕИС. Например, отчет за октябрь нужно подписать до 10 ноября включительно (ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, п. 45.1 постановления № 908).

Не нарушайте срок публикации отчета в ЕИС, иначе ответственному сотруднику выпишут штраф от 30 000 до 50 000 руб., а юрлицу заказчика – до 300 000 руб. (ч. 5 ст. 7.32.3 КоАП).

ВНИМАНИЕ

Если не проводили закупки в отчетном месяце, все равно опубликуйте отчет

Сформируйте и подпишите в ЕИС «нулевой» отчет. Если не опубликуете отчет, заплатите штраф (письмо Минэкономразвития от 17.02.2016 № Д28и-336).

Отчетный месяц для раздела II определите по дате, когда заключили договор, а не исполнили его. Например, если подписали договор в октябре, а оплатите в ноябре, закупку отразите в отчете за октябрь.

ПРИМЕР

Как определить отчетный месяц по сделке без договора

Допустим, вы совершили сделку без договора. В этом случае, датой сделки считайте день, когда одна сторона направила оферту, а другая дала согласие, акцепт. Например, оплатили товар по счету. Оферта – это счет. Дата согласия – день, когда подписали товарную накладную или оплатили счет. Выберите дату, которая наступила раньше (п. 1 ст. 433 ГК).

К примеру, купили мебель для офиса. Договор не подписали. Поставщик направил счет 29 августа. Бухгалтер 8 сентября оплатил счет. 11 октября заказчик получил товар и подписал товарную накладную. В этой ситуации, включите закупку в ежемесячный отчет за сентябрь – в этом месяце поставщик получил акцепт оферты (письмо от 15.06.2016 №Д28и-1489).

Для раздела III ежемесячного отчета действует противоположное правило. В этот раздел включите сведения о товаре, который приняли в отчетном месяце. Дата заключения договора значения не имеет.

ПРИМЕР

Как определить отчетный месяц по сделке с квотируемым товаром

Закупили видеокамеры. Договор подписали в сентябре, а товар приняли в ноябре. Отразите этот товар в разделе III ежемесячного отчета за ноябрь. А в октябре включите сведения о договоре в раздел II за отчетный месяц – сентябрь.

Как составить и разместить отчет в ЕИС

Ежемесячный отчет о договорах по 223-ФЗ сформируйте в специальной форме в ЕИС, подпишите электронной подписью и направьте на публикацию в системе. В течение одного часа после подписи отчет автоматически опубликуется в ЕИС (п. 45.1, 45.2 постановления № 908).

Как заполнить раздел I

Раздел I ежемесячного отчета содержит информацию о заказчике. ЕИС заполнит этот раздел автоматически по данным из системы. Заказчику нужно выбрать только код вида документа:

Смотрите на картинке с подсказками, какие данные включить в раздел I отчета.

Сведения в разделе I отчета

Как заполнить раздел II

В раздел II отчета включите сведения о количестве и общей стоимости договоров, которые заключили в течение месяца. Часть сведений перейдет в отчет автоматически из реестра договоров, а сведения, которых в реестре нет, внесите вручную.

СОВЕТ

Ведите реестр по малым закупкам

Так учтете закупки, которые не вносите в ЕИС, и отследите их исполнение. Скачайте готовую форму реестра малых закупок по 223-ФЗ.

Раздел II ежемесячного отчета разбит на шесть столбцов, каждый из которых нужно проверить и дозаполнить. Читайте далее, как заполнить каждый столбец раздела II ежемесячного отчета.

Столбец 1. Порядковый номер.

Проставьте номер по порядку.

Столбец 2. Предмет договора.

Если сведения о договоре внесли в реестр договоров, то в столбец 2 автоматически поступят данные из реестра. По сделкам, которые в реестр не вносили, укажите конкретное наименование предмета договора. Например, «поставка транспортного средства КАМАЗ-43118-1» или «услуги по уборке помещений».

Столбец 3. Код случая заключения договора.

Договор детализируют по коду случая его заключения. Такой код показывает способ закупки и его результат. Всего кодов 11. Коды в отчете система формирует автоматически по тем данным, которые заказчики внесут в протокол о закупке. Не нужно указывать код, если договор заключили по итогам закрытой или неконкурентной закупки, сведения о которых не размещают в ЕИС.

Закупки, которые в ЕИС не разместили, в столбец 3 раздела II ежемесячного отчета не попадут, поэтому их нужно внести вручную. Используйте специальный справочник, чтобы выбрать правильный код для случая заключения договора.

Столбец 4. Номер реестровой записи.

Уникальный номер реестровой записи отразится в ежемесячном отчете автоматически, если договор есть в реестре договоров. Если сведения о договоре в реестр не включили, заполнять столбец 4 не нужно, так как уникальный номер реестровой записи договору не присвоен.

Столбец 5. Цена договора.

В столбце 5 раздела II ежемесячного отчета отразите цену договора или предельное значение цены договора. Например, если заполняете столбец 5 по рамочному договору, укажите максимальную цену такого договора.

В строке «Всего» укажите сумму цен всех договоров, которые заключили в отчетном месяце. Формула для расчета – на рисунке ниже.

Столбец 6. Общее количество договоров.

Заполнить нужно только строку «Всего». Когда заполняете сведения в отношении конкретного договора по порядковому номеру, столбец 6 не заполняйте, а ставьте прочерк. После заполнения раздела II ежемесячного отчета в столбце 6 система отдельно посчитает закупки, которые не размещаете в ЕИС. Для этого система использует коды – случаи, которые вручную проставите при заполнении столбца 3. В таблице покажем, какие коды – случаи заключения договоров войдут в отдельные строки для итогового показателя «Всего».

Смотрите на картинке с подсказками, какие данные включить в раздел II отчета.

Как заполнить раздел III

В раздел III отчета включите информацию о квотируемом товаре из перечня по постановлению № 2013, если заказчик принял такой товар в отчетном месяце. В отличие от раздела II, где заказчик заполняет сведения по заключенным за месяц договорам, в раздел III нужно внести сведения по договорам, которые исполнены частично или полностью. Если приемки квотируемого товара в отчетном месяце не было, заполнять раздел III не нужно.

ВНИМАНИЕ

Заполнять раздел III для отчетного месяца – декабря не нужно

Сведения о квотируемом товаре, который приняли в декабре, войдут в раздел IV отчета (письмо Минфина от 10.09.2021 № 24-03-08/73730).

Если договор заключили и товар приняли в одном месяце, то такой договор попадет в раздел II и раздел III ежемесячного отчета. Например, договор на поставку медицинской марли заключили 2 ноября, а товар приняли 30 ноября. Сведения о таком договоре включите в раздел II и раздел III ежемесячного отчета за ноябрь. Отчет подпишите в ЕИС в срок до 10 декабря.

СОВЕТ

Самостоятельно ведите реестр для контроля квот

Ведите реестр для подсчета минимальной доли закупок российских товаров. Такой реестр позволит:

Раздел III ежемесячного отчета разбит на семь столбцов. Часть данных поступит из системы. Заказчику нужно дозаполнить отчет, по тем сведениям, которых в ЕИС нет.

Столбец 1. Порядковый номер.

Проставьте номер по порядку.

Столбец 2. Код товара по ОКПД2.

Проставьте код по ОКПД2, как в перечне по постановлению № 2013. В отчет включите, в том числе, товары, которые вам поставили при выполнении работ или оказании услуг. Если по одному коду ОКПД2 заключили несколько договоров, то все сделки отразите в одной строке. Отчитываться по каждому договору с одним кодом товара по ОКПД2 не нужно.

Столбец 3. Наименование товара.

Укажите такое же название товара, как в перечне по постановлению № 2013.

Столбец 4. Размер минимальной доли закупок российской продукции.

На товар из столбца 3 напишите процент квоты, который установлен в постановлении № 2013 на соответствующий год.

Столбец 5. Информация о договорах на поставку.

На каждый товар из столбца 3 из реестра договоров автоматически проставится номер реестровой записи договора, в рамках которого приняли товар. Если закупку не разместили, с помощью функционала ЕИС укажите на наличие такого договора.

Столбец 6. Стоимость всех товаров.

Отразите общую стоимость всех товаров из столбца 3, которые приняли в отчетном месяце.

Столбец 7. Стоимость только отечественного товара.

Посчитайте стоимость товаров из столбца 3, но только российского производства.

В таблице перечислили ситуации, которые могут возникнуть при заполнении раздела III ежемесячного отчета о квотах. Разъяснения помогут правильно заполнить отчет.

В раздел III ежемесячного отчета часть данных поступит из ЕИС. Дозаполните отчет, по тем сведениям, которых в системе нет.

Как заполнить раздел IV

В раздел IV ежемесячного отчета войдут сведения о достижении заказчиком минимальной доли закупок отечественных товаров за весь год. Правило о расчете квоты содержит постановление № 2013: квоту рассчитывают от стоимости годового объема закупок каждого конкретного товара из перечня. Заполнять раздел IV ежемесячного отчета нужно только один раз в год.

Раздел IV ежемесячного отчета разбит на восемь столбцов. Часть данных поступит из системы. Заказчику до 10 января нужно дозаполнить отчет, по тем сведениям, которых в ЕИС нет.

Столбец 1. Порядковый номер.

Проставьте номер по порядку.

Столбец 2. Код товара по ОКПД2.

Проставьте код по ОКПД2, как в перечне по постановлению № 2013. Здесь нужно перечислить весь товар, который приняли в декабре. За предыдущие месяцы сведения перейдут в раздел IV автоматически.

Столбец 3. Наименование товара.

Укажите название товара, как в перечне по постановлению № 2013.

Столбец 4. Размер минимальной доли закупок российской продукции.

На товар из столбца 3 напишите процент квоты, который установлен в постановлении № 2013 на соответствующий год.

Столбец 5. Информация о договорах на поставку.

В отношении товара из столбца 3 из реестра договоров автоматически проставится номер реестровой записи. Если закупку не разместили, с помощью функционала ЕИС укажите на наличие такого договора.

Столбец 6. Стоимость всех товаров.

Отразите общую стоимость всех товаров из столбца 3, которые приняли за год.

Столбец 7. Стоимость только отечественного товара.

Посчитайте стоимость товаров из столбца 3, но только российского производства. Отчетный период – декабрь. Сведения о стоимости отечественного товара, который приняли за весь отчетный год, сформируется в отчете автоматически.

Столбец 8. Размер достигнутой доли.

Посчитайте в процентах, какого размера квоты достигли за год. Смотрите, как рассчитать показатель «Размер достигнутой доли» для столбца 8 по формуле.

Ведите самостоятельно реестр контроля квот. Такой внутренний учет принятой квотируемой продукции поможет заказчику своевременно отслеживать выполнение квот и вовремя вносить сведения в отчет, чтобы по итогам года достичь нужного показателя.

После того как все столбцы раздела IV ежемесячного отчета будут заполнены, система отобразит сведения о достижении заказчиком минимальной доли закупок отечественных товаров за отчетный год – с 1 января по 31 декабря.

Войдите в личный кабинет и в разделе «Отчетность о проведении закупок» выберите пункт «Отчетность по договорам». Укажите период отчета – конкретный месяц и код вида документа. Чтобы сведения попали в отчет из реестра договоров автоматически, нажмите на кнопку «Заполнить по данным реестра договоров». Закупки, информацию о которых не вводили в ЕИС, рассчитайте самостоятельно. Внесите в нужный столбец полученные показатели.

СОВЕТ

Проверьте правильность заполнения всех разделов отчета

Функционал ЕИС по формированию формы отчета может работать некорректно, поэтому проверьте все сведения в отчете, чтобы по итогам года данные сошлись.

Подпишите отчет усиленной квалифицированной электронной подписью представителя заказчика. В течение одного часа после подписи отчет автоматически появится в ЕИС (п. 45.1, 45.2 постановления № 908).

Обратите внимание: нельзя внести исправления в разделы отчета, которые формируются автоматически. Для этого нужно скорректировать сведения в реестре договоров. Только после этого исправленные данные попадут в ежемесячный отчет.

Практика ФАС по заполнению отчета

Наши специалисты проанализировали практику ФАС и выявили частые ошибки, которые допускают ваши коллеги при составлении ежемесячного отчета о договорах и квотах. В связи с этим, вот на какие параметры обратить внимание и какие сведения включить в отчет, когда это напрямую не сказано в постановлении № 908.

Ошибки при составлении ежемесячного отчета можно разделить на три группы:

Далее узнаете, как безопасно составить отчет и избежать нарушений. По каждой ошибке найдете практику контролеров и разъяснения ведомств.

‣ Неверный порядок составления отчета

Контролеры проверили в ЕИС ежемесячные отчеты заказчика за год. Как оказалось, с начала года заказчик вносил в отчет сведения нарастающим итогом, поэтому данные получились недостоверными. Смотрите пример как заказчик неправильно вносил сведения в отчет.

ПРИМЕР

Как нельзя заполнять ежемесячный отчет

Заказчик вел ежемесячные отчеты нарастающим итогом, то есть, к сумме договоров за предыдущий месяц прибавлял сумму договоров за отчетный месяц.

В результате, общая сумма договоров получилась неправильной – 18 203 000 руб., хотя всего договоров за год учреждение заключило на сумму 7 800 000 руб.

ФАС признала должностное лицо виновным, но штраф выписывать не стала, а выдала предупреждение (постановление Красноярского УФАС от 16.08.2023 № 024/04/7.32.3-1937/2023).

‣ Отсутствие в отчете данных о малых закупках

Неправильные данные получатся и в том случае, если не включить в отчет закупки у едпоставщика и малые закупки до 100 000 руб. Такое нарушение – одно из самых распространенных среди заказчиков. Приведем два примера из практики ФАС.

ПРИМЕР

Что нельзя пропустить в отчете

Главное контрольное управление проверило заказчиков и выяснило, что в ежемесячные отчеты не вошли сведения о договорах до 100 000 руб.

‣ Нарушение срока публикации отчета

Другая распространенная ошибка – просрочка публикации ежемесячного отчета в ЕИС. Следите, чтобы к 10-му числу месяца отчет был размещен в системе. Если в нем будут неточности, вы сможете их устранить в уже опубликованном документе. ФАС наказывает заказчиков даже за просрочку в один день. Смотрите примеры из практики.

ПРИМЕР

Как заказчик просрочил размещение отчета

В ходе плановой проверки заказчиков контрольный орган выявил нарушение срока публикации ежемесячных отчетов в ЕИС. Заказчики в свою защиту привели аргументы. Читайте в таблице результаты рассмотрения дел.

Разъяснения ведомств по заполнению ежемесячного отчета о договорах и квотах

Какая ответственность за ошибки

Если опубликовали отчет не вовремя или, вообще, забыли его разместить, ответственному сотруднику или организации заказчика выпишут штраф. Штрафы предусмотрены статьей 7.32.3 КоАП.

За неполное отражение сведений в ежемесячном отчете или недобор квот по Закону № 223-ФЗ ответственность пока не предусмотрена. Смотрите в таблице, на какую сумму могут оштрафовать за ошибки в отчете.