Как оценивают проекты внедрения 1С и почему они столько стоят?
Поговорим только про оценку комплексного проекта, в рамках которого выполняются все этапы от обследования и до эксплуатации, а результатом которого является внедренная информационная система. Мы будем говорить про 1С, возможно метод с корректировками подойдет и для других проектов. Существует множество других задач, связанных с 1С – предоставление ресурсов на аутстафинг, выполнение отдельных интеграций, технические проекты, решение выделенных задач. Они оцениваются по-другому, их мы оставим за границами нашей статьи.
Вы решили внедрить 1С: ERP (или Комплексную автоматизацию, или любой другой продукт). Один из первых вопросов, который возникает – бюджет проекта. Сколько денег нужно заложить на проект? Понятно, что стоимость проекта зависит от… (кстати, от чего?), но хотя бы примерно, сколько?
Вы обращаетесь к нескольким потенциальным партнерам, сайты которых вам понравились, они задают вам много вопросов, или присылают анкеты. Вы заполняете анкеты, и вот – получаете КП. Сумма неожиданная. Или ожидаемая.
Не понятно – на основании чего получилась такая стоимость? Что на нее повлияло? Можно ли ее уменьшить? Давайте разберемся на нашем примере – мы покажем свою систему оценки и расскажем про факторы, которые могут снизить или повысить стоимость каждого этапа, и проекта в целом.
Оценка проекта в нашей компании осуществляется следующим образом:
- Существует математическая модель оценки стандартного проекта – набор формул с эмпирически выведенными коэффициентами. Формулы и коэффициенты, фактически, представляют собой извлеченные из экспертов оценки и статистику по выполненным проектам. Расчеты позволяет сформировать оценку исходя из границ, и других факторов. (иллюстрация 1)
- Оценкой по модели может пользоваться продавец проекта, для предварительного определения стоимости в КП (коммерческом предложении), и обсуждении с потенциальным клиентом.
- Эксперт (как правило руководитель проектного офиса), на основании встреч с клиентом и собранной информации – либо оставляет оценку, либо корректирует ее в меньшую или большую сторону.
- Если корректировки становятся не разовыми, а постоянными – модель подлежит пересмотру: в нее добавляются новые влияющие факторы, или меняются коэффициенты.
- После оценки – осуществляется проверка на сходимость: рассчитывается команда, необходимая для выполнения проекта (РП, аналитики, программисты), срок в течение которого данные люди должны быть заняты проектом, чтобы сделать его качественно. Далее эти человеко-месяцы умножаются на стоимость месяца работы. Таким образом получается грубая оценка стоимости проекта на основании трудовых ресурсов. Она должна «биться» с оценкой, сделанной по матмодели. Если расхождение существенное – проверяется модель и расчет по стоимости ресурсов.
Какие факторы влияют на стоимость 1С проекта?
Различные компании, осуществляющие внедрение 1С, пользуются разными подходами к проекту, используют собственные технологии, или методики предлагаемые вендором, компанией 1С (ТБР – технология быстрого результата, и ТКВ – технология корпоративного проекта). При этом, скорее всего, в том или ином виде у всех проект делится на основные этапы. Этапы могут называться по-разному, и внутри у них может подразумеваться разная работа и разный результат. Наш проект состоит из этапов:
- Обследование
- Моделирование
- Реализация
- Обучение и запуск
- Опытная эксплуатация
Соответственно суммарная стоимость проекта – складывается из бюджетов всех этапов. Давайте разберемся с каждым по отдельности.
Обследование
Стоимость обследования складывается из подготовительной работы, количества и продолжительности интервью с рабочей группой (вашими ключевыми сотрудниками, руководителями), времени на отрисовку процессов и их описание, времени на сборку общей части отчета – например, ролевой матрицы, времени на подготовку концепции решений, и времени на обсуждения, и итерации внесения изменений в документ.
Таким образом, повлиять на оценку могут:
- Границы – какие группы бизнес-процессов входят в проект, а какие нет.
- Глубина погружения в каждую группу процессов – есть «глубина детализации» по умолчанию, но по запросу заказчика можно погрузиться глубже, до уровня регламентов и написания должностных инструкций.
- Численность рабочей группы – сотрудников и руководителей, которые будут участвовать в интервью, и которые будут читать результаты.
- Сфера деятельности компании – производственная компания «по умолчанию» обладает более сложными процессами, чем компания, работающая в сфере услуг.
Моделирование
На моделировании – все нарисованные процессы, будут пройдены на выбранных программный продуктах 1С. От количества и сложности процессов – напрямую зависит время, которое затратят специалисты для подготовки модели в базе 1С, для ее демонстрации вам, а далее описания.
Так же на этапе моделирования готовятся функциональные требования на доработки, загрузки данных и интеграции, и создается «регламент НСИ». Напомню, мы говорим про нашу технологию – у другого партнера, эти задачи могут находиться в другом этапе. Вам нужно будет уточнить, где они, чтобы понять, что влияет на оценку, в каком из этапов/разделов полученного вами Коммерческого предложения.
Итак, на оценку влияют факторы:
- Границы – какие группы бизнес-процессов входят в проект, а какие нет.
- Подходящие и выбранные для внедрения программные продукты 1С – в ERP процессы сложнее, и модель будет сложнее, чем, например, в УНФ.
- Количество пользователей рабочей группы – больше пользователей, больше демо нужно проводить, потенциально больше вопросов, правок, и итераций с каждой моделью.
- Готовность работать с типовым функционалом – чем менее вы готовы мириться с тем, что типовая 1С конфигурация работает вот так, и пользователям нужно научиться и привыкнуть, тем больше будет доработок, и как следствие больше времени уйдет на написание функциональных требований на доработки.
- Количество и сложность интеграций с другими системами – каждая интеграция должна быть описана, это время аналитика.
- Сложность начальной загрузки данных – есть простые подходы, например, «только остатки из Excel по шаблону». Такую задачу описать просто. Чем больше начальных данных, и чем более сложные механизмы их загрузки необходимы, тем больше времени (денег) потратит аналитик на описание.
- Наличие и глубина хаоса в НСИ, и сложность основных справочников. Если справочники простые (например, в опте, услугах), и в них у вас относительный порядок, эта задача займет меньше времени, чем при обширной номенклатуре, большом числе людей и подразделений, имеющих разные требования относительно того, как справочники должны выглядеть.
Реализация
В ходе этого этапа система настраивается по принятой модели, все согласованные доработки по требованиям – делаются программистами, тестируются внутри, а затем сдаются. Также осуществляются настройки/разработка интеграций, создаются и тестируются механизмы начальной загрузки.
На оценку влияют факторы:
- Количество и сложность ФТ, выбранных заказчиком на предыдущем этапе для реализации
- Сложность принятой модели
- Количество и сложность обменов, попавших в реализацию
- Сложность начальной загрузки данных
Не будем отдельно пояснять данные пункты, они подробно были раскрыты на предыдущих этапах.
Обучение и запуск
На этом этапе готовятся памятки, инструкции по уже готовой к работе системе, настроенной по модели, со всем доработками и загруженными пробными данными. Обучаются пользователи. На основе обучения – памятки корректируются, так как становится понятно, где пользователям сложно, и нужно подробнее описать работу, а где достаточно. Так же в ходе обучения иногда находятся несущественные изменения в модели и доработки.
На оценку влияют:
- Количество обучающихся сотрудников, и количество различных ролей – каждая роль обучается отдельно, сотрудники одной роли могут учиться в группе. Но размер группы имеет логичное ограничение. Если одинаковых продавцов – 100 человек, их придется разбить на группы дополнительно, чтобы уделить время каждому.
- Формат обучения – онлайн или очно, с выездом на территорию заказчика.
- Детализация инструкций – обсуждается заранее. Некоторые просят простые памятки, содержащие только ключевые тезисы. Кому-то достаточно видеозаписей с обучения. Другим – нужны подробные инструкции, начинающиеся с того, как войти в 1С.
- Сложность запуска – сам запуск, это всего лишь несколько дней работы, которая была ранее подготовлена. Но эти дни всегда выходные, и всей команде проекта предстоит развертывание системы, финальная загрузка данных, проверка пользователей и прав… Стоимость запуска зависит от всего – сложности модели, количества доработок, числа пользователей.
Опытная эксплуатация
В ходе ОЭ команда исполнителя поддерживает пользователей, оперативно разбирает поступающие вопросы, оказывает консультации, исправляет найденные несоответствия в системе. Задачам расставляются приоритеты, формируется бэклог задач для дальнейшей, после завершения эксплуатации, разработки. ОЭ заканчивается закрытием месяца и формированием финреза.
На оценку влияют:
- Количество пользователей системы
- Сложность модели и доработок
- Сложность и количество интеграций с другими системами
- Срок ОЭ – обычно эксплуатация длится 1 месяц, но по запросу заказчика, или в случае сложной модели, эксплуатация может длиться и 2 или 3 месяца.
Вместо завершения
Кроме перечисленных критериев проекта, влияющих на стоимость, есть и другие, «индивидуальные» параметры. Например, на стоимость проекта может влиять:
- Сложная структура управления у заказчика, когда «достучаться» до лиц, принимающих решения, или получить ответ на вопрос – это отдельная работа.
- Сложная политическая система внутри компании заказчика, требующая от РП особых навыков и усилий в «лоббировании», поисках компромиссов, и усмирении сопротивления.
- Степень готовности компании заказчика к автоматизации – например компания, находящаяся в стадии «давай-давай» по Адизесу, очень сложный клиент для внедрения 1С, так как процессы в ней меняются быстрее, чем описываются.
- Особые требования по срокам – успеть годовой проект внедрения 1С за полгода, а иногда и быстрее можно. Но от этого он может стать дороже в 1.5, 2 или 3 раза. Впрочем, 9 женщин все равно не родят ребенка за 1 месяц, и в части сроков есть ограничения, которые не преодолеть даже деньгами.
Надеемся, после прочтения статьи у вас появилось понимание основных факторов, влияющих на бюджет этапов проекта автоматизации, и в итоге, на стоимость всего внедрения 1С в целом. Мы не дали вам готовую модель с формулами – она не имеет смысла, так как каждый опытный подрядчик имеет собственную систему оценки. И даже мы сами регулярно свою систему пересматриваем.
Но основные факторы точно будут полезны для понимания того, «откуда взялась эта стоимость».
Если бюджет вас «удивил», не стесняйтесь разговаривать со своим подрядчиком. Спрашивайте смело, иногда исполнитель неправильно вас понял, услышал какие-то «триггерные» слова, которые добавил в границу, и получил пугающий бюджет.
Нормально – спрашивать, уточнять, обозначать ваш бюджет и обсуждать, что можно уменьшить в проекте, чтобы в этот бюджет уложиться, какой максимум пользы, функционала, можно получить за Х миллионов рублей.
Желаем вам успешных проектов! И пусть у вас всегда будет достаточно бюджета на реализацию 1С проекта в рамках границ и ваших ключевых требований.