{"id":14292,"url":"\/distributions\/14292\/click?bit=1&hash=23aed192f809013ec1c0769a11eb00fbed4dd7038bbe5f8e3db447db2e792dcd","title":"\u0421 \u043d\u0430\u0447\u0430\u043b\u0430 \u0433\u043e\u0434\u0430 \u043a\u0430\u0440\u0442\u043e\u0439 \u00ab\u0425\u0430\u043b\u0432\u0430\u00bb \u043e\u043f\u043b\u0430\u0442\u0438\u043b\u0438 40 \u043c\u043b\u043d \u043f\u043e\u043a\u0443\u043f\u043e\u043a","buttonText":"","imageUuid":""}

Верните договор немедленно! Как СБИС помог трубному заводу наладить документооборот с контрагентами

Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот.

Привет, я Геннадий — менеджер по работе с клиентами компании «Бизнес легко». Мы внедряем системы и сервисы, которые помогают вести бизнес проще и легче. Одно из наших направлений — международный электронный документооборот (МЭДО). Мы помогаем делать так, чтобы обмениваться документами с другими странами было просто и быстро. О том, как это работает, рассказываем на примере кейса нашей клиентки Валерии.

С какими проблемами обратился клиент

Валерия — ведущий специалист по работе с поставщиками Королёвского трубного завода. Завод производит металлопродукцию и отправляет ее на экспорт в страны СНГ. Для того чтобы всё было в порядке с юридической точки зрения, Валерии приходилось оформлять документы на каждую поставку, согласовывать их с бухгалтерией и отправлять контрагентам в бумажном виде. Часто утверждение и подпись таких документов затягивались, а иногда их не возвращали обратно.

Была и другая проблема: менеджеры трубного завода получали зарплату только после того, как компания получала подписанные акты от контрагентов. Из-за того, сколько времени занимал процесс от формирования документа до получения его обратно, зарплата менеджеров задерживалась. От этого страдали сотрудники и ухудшалась общая работа компании.

Нужно было решение, которое ускорит работу с документами между Королёвским трубным заводом и контрагентами из СНГ.

Какое решение мы предложили

Чтобы помочь Валерии наладить документооборот, мы предложили установить сервис СБИС для международного электронного документооборота (МЭДО).

Вот что мы сделали:

  • Заполнили анкеты с клиентом и контрагентом. Валерия и компания, с которой было необходимо наладить документооборот, заполнили две простых анкеты. В них нужно было указать ИНН компаний, адреса, контактные данные.
  • Передали данные разработчикам. Разработчики создали личные кабинеты в СБИС, чтобы компании могли обмениваться документами удаленно.
  • Оформили цифровые подписи. Для того чтобы Валерия и компания-контрагент могли не только получать, но и подписывать документы, оформили цифровые подписи. Неквалифицированную для контрагента и квалифицированную для заказчика.

Сколько времени заняла настройка МЭДО?

Мы уже работали с Королёвским трубным заводом — настраивали для них внутренний электронный документооборот. Поэтому вся настройка заняла около семи дней.


Но иногда внедрение МЭДО затягивается, и процесс может занять до полугода. Это связано с тем, что многие страны только знакомятся с ЭДО и внедряют его в свой бизнес. Поэтому со многими приходится связываться лично, обговаривать технические особенности и согласовывать внедрение новых решений. Поэтому не всегда процесс проходит быстро.


Геннадий, менеджер по работе с клиентами в компании «Бизнес легко»

Сколько всё стоило для клиента

Мы всё настроили, подключили, научили предпринимателя и сотрудников работать с системой — всё обошлось в 35 000 рублей. Вот что вошло в стоимость.

Лицензия на год — 20 000 рублей

Настройка интеграции — 15 000 рублей

Оформление цифровых подписей для клиента и контрагента — Бесплатно

Итог

Сейчас мы продолжаем работу с Валерией: помогаем настроить МЭДО под задачи бизнеса и обучаем персонал работе с системой. Однако первые результаты видны уже сейчас. Если раньше подписание документов затягивалось и контрагенты их не возвращали — сейчас от оформления до получения документов обратно проходит всего несколько дней. Благодаря этому менеджеры стали получать зарплату раньше — ждать, пока компания получит документы, не нужно.

Если у вас возникают сложности с обменом документами с другими странами — обращайтесь в «Бизнес легко». Мы расскажем о преимуществах нашей системы, настроим ее под ваши бизнес-цели и будем на связи 24/7 — наша служба поддержки работает круглосуточно и без выходных.

А какие сложности возникают у вас при работе с контрагентами из других стран?

0
21 комментарий
Написать комментарий...
Андрей Вдовенко

Зарплата после завершения сделки — это как так вообще? У завода что, нет резервного фонда для выплат?

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Бонусы за сделку скорее всего, окладная часть само собой выплачиваться

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Вдовенко

Понял, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

У кого есть контрагенты в Казахстане, Белоруссии и т.д. поделитесь опытом как обмениваетесь документами.

Ответить
Развернуть ветку
John Galt

ао Казахстану скажу так, у нас в КЗ сервис цифровых подписных платформ, как кажется продвинутей. Работаем с поставщиками из РФ, никто не знает толком про эдо, есть кто пользуется (что-то типа simpsign и еще какой-то приводят в пример). в части общения апи между сервисами двух стран, вечные баги, отладки и т.д., от ручного подписания все еще не отошли. Текущее мнение: по legal -части все ок, по технике (интеграции) большие вопросы.

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Подружить две разные системы всегда проблема. В нашем случае все работают в одной. Можно сделать интеграцию с учетной системой к примеру с 1С, для быстрой выгрузки/загрузки документов.
Спасибо за обратную связь!

Ответить
Развернуть ветку
John Galt

Всегда пожалуйста, более того, написал Вам на почту, хочу посмотреть на Ваши презентации и можем организовать звонок. Жду Вашего ответа.
Спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Ответили

Ответить
Развернуть ветку
Ирина Крымская

Главное, чтобы контрагент в какой-то момент не сказал, что не хочет возиться с электронными документами, потому что бумажные надежнее

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Конечно на бумаге надежнее, особенно когда все подписали, а в отчетный период просят прислать подписанный скан т.к. документы утерян))

Ответить
Развернуть ветку
А. Н.

Справедливости ради, контрагент и в ЭДО может не подписывать документ месяцами.
ЭДО упрощает процесс, но не защищает полностью

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Согласны, но проще попросить подписать доки в ЭДО чем согласовывать приезд курьера для подписания на бумаге

Ответить
Развернуть ветку
Татьяна Артемова

Охренеть как дешево вы делаете — за 7 дней работы минимум

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Все зависит от потребностей клиентов

Ответить
Развернуть ветку
Юлиан Юрьевич

Цифровые подписи нынче недешевое удовольствие, Валерия не была против таких перемен и вообще на этой стадии возникли проблемы?

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Электронная подпись 2 000 руб. можно выпустить на ответственного за подписание документов. В рамках затрат компании это мелочь.

Ответить
Развернуть ветку
Юлиан Юрьевич

2 000? Это что-то очень мало, мне обошлась она гораздо дороже!

Ответить
Развернуть ветку
Бизнес Легко
Автор

Стандартная цена которая не меняется уже лет 10 наверно

Ответить
Развернуть ветку
Гегемон

МЭДО очень помогает при работе с иностранными компаниями.
Всегда пользуюсь.

Ответить
Развернуть ветку
Просто, Рудольф!

Если бы не эдо я бы до сих пор летал 5-8 раз в месяц в Узбекистан, сейчас в этом нет необходимости, а то что подписывают 2 недели и больше ну это уже не так страшно, как счета за перелеты!

Ответить
Развернуть ветку
Марина Супранёнок

это точно))

Ответить
Развернуть ветку
18 комментариев
Раскрывать всегда