Спасаем сотрудников от бумажной волокиты: обзор систем кадрового документооборота в 2024 году
Когда в компании начинается период отпусков или выходит новый приказ, который должны подписать все сотрудники, у отдела кадров начинается горячая пора. Работников приходится выцеплять всеми правдами и неправдами, а сроки при этом горят. Чтобы не мучить сотрудников, можно перевести документооборот в онлайн.
Привет, я Роман Москаленко, руководитель отдела продаж кассовой техники и автоматизации «Бизнес легко». Мы помогаем бизнесу работать проще: подключаем торговое оборудование, внедряем системы учета и настраиваем электронный документооборот. В этой статье я расскажу, какие решения есть на рынке, а также рассмотрю их возможности.
Что такое кадровый документооборот и зачем он нужен
Электронный документооборот — это система учета, при которой все документы создаются, передаются и подписываются через смартфон или компьютер с помощью электронной подписи. Не нужно возиться с бумагами, носить или отправлять их на согласование. Кроме того, электронный документооборот дисциплинирует сотрудников: подписать электронную бумагу задним числом не получится.
Есть типы документов, которые нельзя подписывать онлайн. Это трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении офисных сотрудников, инструктажи по охране труда. Удаленным сотрудникам отправлять электронный приказ об увольнении можно, но в течение трех дней нужно также направить бумажную версию по почте.
Вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) можно с помощью специальной системы. Она устанавливается на компьютер или смартфон. Если у компании есть сильная команда разработчиков, сделать такую программу можно собственными силами. Но проще воспользоваться уже готовыми решениями, благо их предостаточно.
Чем различаются системы КЭДО
Все системы кадрового документооборота могут работать с большинством кадровых документов. Однако сервисы имеют некоторые различия. Из-за этого одна и та же система может не подходить разным компаниям. Чтобы не мучиться с неудобным интерфейсом и не страдать из-за того, что в КЭДО нет нужных вам функций, обратите внимание на эти функции.
- Поддержка подписей в Госключе. Все системы КЭДО работают с основными видами электронной подписи — усиленной квалифицированной (УКЭП) и усиленной неквалифицированной (УНЭП). С 2022 года обе подписи можно выпустить через приложение «Госключ». Оно позволяет подписывать документы через смартфон — это удобно, когда подпись нужна срочно, а компьютера под рукой нет.
- Собственный удостоверяющий центр (УЦ) для выдачи подписей. Производитель КЭДО может либо сам выпускать сертификаты электронной подписи, либо обращаться за ними к подрядчикам. Первый вариант надежнее: поставщик, который выдает подписи сам, не зависит от отношений с подрядчиками, а вы не рискуете остаться без подписи, когда ее понадобится выпустить.
- Возможность давать доступ только определенным сотрудникам и создавать собственные шаблоны документов. В разных организациях документооборот выстроен по-разному. Например, кадровик может создать документ, отправить его замдиректору, тот утверждает его у руководителя, отправляет назад кадровику, который рассылает бумагу сотрудникам. В крупных компаниях таких шагов может быть с десяток. В одних системах можно настраивать такие сложные маршруты подписания, другие позволяют работать только с заранее заготовленными. То же касается и шаблонов самих документов: есть сервисы, которые поддерживают только определенные шаблоны, а есть те, что позволяют создавать свои.
- Хранение данных и установка ПО. Есть два варианта, как могут работать системы КЭДО: из облака или на оборудовании клиента. В первом случае за безопасность данных отвечает поставщик. Во втором вся информация хранится на сервере пользователя — это важно для организаций, от которых закон требует максимального уровня защиты персональных данных работников. Например, там, где работают свыше 100 тысяч человек, или где обрабатывают биометрические данные.
- Возможности интеграции. Некоторые КЭДО можно встроить в программное обеспечение (ПО), которое используется в компании. Например, они могут иметь готовые модули внедрения в 1С, а также API — алгоритм, который позволяет объединить КЭДО с программами для бухгалтерии, таск-менеджерами, ПО торгового учета и другими. Это позволяет работать с электронными документами в привычных программах, и сотрудники тратят меньше времени на освоение КЭДО.
- Удобство использования. Чем проще и понятнее интерфейс, тем легче сотрудники освоят систему, а работа пойдет быстрее. Например, чтобы сотрудник или руководитель мог разом принять несколько документов, а не возиться с каждым по отдельности. Это называется «массовое подписание». А большинству работников удобнее получать и подписывать документы на смартфоне — через мобильное приложение.
- Бесплатный пробный период. С его помощью можно понять, подходит ли сервис вашему бизнесу, и не потерять деньги, если окажется, что программа бесполезна.
- Экосистема для решения других задач. Кроме КЭДО некоторые поставщики предлагают другие совместимые с системой продукты для ведения бизнеса. Удобно, если вы хотите обустроить не только электронный документооборот, но и, например, хотите перевести в онлайн бухгалтерию, продажи или другие процессы.
А теперь пройдемся по существующим системам подробнее.
Кадровый ЭДО Directum HR Pro
Directum HR Pro — одно из решений российской компании Directum. По сути это конструктор, детали которого каждый бизнес выбирает для себя сам. Есть автоматизация графика отпусков. Система сама собирает желаемые сроки от сотрудников в один файл, в котором легко увидеть наложение дат и распределить отпуска так, чтобы не вышло, что все ушли отдыхать в одно время.
Так выглядит постановка задачи в Directum HR Pro
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — есть, но за дополнительную плату.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть, сотрудники могут работать в привычном интерфейсе своих учетных программ или в личном кабинете в браузере.
- Бесплатный пробный период — есть.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса.
- Экосистема для решения других задач есть — можно сразу комплексно оцифровать процессы или начать только с самых необходимых.
Кадровый ЭДО «Контур.Диадок»
«Контур.Диадок» — система для электронного документооборота и часть экосистемы продуктов для бизнеса «Контур». С сервисом можно работать в отдельном веб-интерфейсе или интегрировать в привычные программы.
Документы в личном кабинете сотрудника в «Контур.Диадок»
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — есть.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — есть.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть, но ограничено. Например, нельзя настроить параллельное согласование и подписание.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса. Система размещает документы на нескольких серверах, поэтому риск потери данных минимальный.
- Экосистема для решения других задач есть — можно сразу комплексно оцифровать процессы или начать только с самых необходимых.
Кадровый ЭДО HRlink
HRlink — первое в России решение, которое предназначено только для КЭДО. Появилось не так давно — в 2020 году, но уже имеет большой портфель клиентов и считается одной из лучших систем для кадровых документов.
Интерфейс окна для подачи заявлений в HRlink
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — нет, только адаптированная под мобильные устройства версия сайта. Зато можно настроить уведомления по СМС и в мессенджерах — Viber, Telegram, WhatsApp.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — нет.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — нет.
- Постройка маршрутов подписания — есть, но только через техподдержку.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса.
- Экосистема для решения других задач — нет.
«Астрал i КЭДО»
«Астрал i КЭДО» — облачный сервис для КЭДО. Покрывает базовые потребности в работе с кадровыми документами. Пользователи могут работать через личный кабинет или в интерфейсе 1С.
Документы на подписание в «Астрал i КЭДО»
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — нет, только адаптированная под мобильные устройства версия сайта.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — нет.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах сервиса.
- Экосистема для решения других задач — есть.
Кадровый ЭДО «1С:Кабинет сотрудника»
«1С:Кабинет сотрудника» — это расширение для программ 1С, которое упрощает взаимодействие между кадровиками и другими работниками. Сотрудники получают доступ в личный кабинет, где они могут оформлять заявки на отпуск, подтверждать получения расчетных листов, заказывать справки и прочее.
Личный кабинет в «1С:Кабинет сотрудника»
Возможности:
- Поддержка Госключа — нет.
- Мобильное приложение — есть.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — есть.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть.
- Постройка маршрутов подписания — нет.
- Создание собственных шаблонов документов — нет.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса.
- Экосистема для решения других задач — есть, легко найти специалиста для настройки, так как 1С широко распространен.
Кадровый ЭДО EmplDocs
EmplDocs — сервис из двух составляющих: расширения для 1С и отдельного личного кабинета в виде веб-интерфейса. Расширение нужно для кадровиков, чтобы работать в привычной системе. Интерфейс используют сотрудники, которые оформляют заявления, получают расчетные листки и выполняют другие действия.
Основной экран сотрудника в EmplDocs
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — есть.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — нет.
- Бесплатный пробный период — есть.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — нет.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса.
- Экосистема для решения других задач — нет.
Кадровый ЭДО «СберКорус»
СберКорус — решение для цифровизации документооборота в экосистеме Сбера. Сервис имеет сертификаты о подтверждении безопасности и отсутствии уязвимостей в системе. Документы можно подписывать и на компьютере, и через мобильное приложение.
Пользовательские шаблоны документов в СберКорусе
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — есть.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — нет.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах клиента или сервиса.
- Экосистема для решения других задач — есть.
Кадровый ЭДО СБИС
СБИС — это экосистема решений для электронного документооборота и управления бизнес-процессами, основной продукт компании «Тензор». Компания является крупнейшим игроком на рынке решений для КЭДО. Как и Directum HR Pro, СБИС автоматизирует работу с графиком отпусков.
Окно с документами в ЭДО СБИС
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — есть. Можно настроить уведомления через СМС и мессенджеры.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — есть.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — есть, соответствует требованиям законодательства РФ.
- Постройка маршрутов подписания — есть.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО на серверах сервиса. Есть резервное копирование — меньше риск потерять данные.
- Экосистема для решения других задач есть, возможно автоматизировать все HR-процессы.
Кадровый ЭДО Easy Docs
Easy Docs — простой сервис для работы с кадровыми документами.
Окно работы с документами в Easy Docs
Возможности:
- Поддержка Госключа — есть.
- Мобильное приложение — нет, только адаптированная под мобильные устройства версия сайта. Можно вести работу не только в самой программе, но и в мессенджерах.
- Интеграция с 1С — есть.
- API — есть.
- Бесплатный пробный период — нет.
- Собственный УЦ для выдачи подписей — нет.
- Постройка маршрутов подписания — есть, но только через техподдержку.
- Создание собственных шаблонов документов — есть.
- Массовое подписание — есть.
- Хранение данных и установка ПО — на серверах сервиса.
- Экосистема для решения других задач — нет.
Сравнение систем КЭДО
Чтобы информация не потерялась и выбрать систему КЭДО было проще, подготовили для вас таблицу. Скачать ее можно по ссылке.
Теперь, выбирая КЭДО, вы можете взвесить все плюсы и минусы разных сервисов. В целом рынок систем кадрового документооборота в России еще молодой. Компании постоянно улучшают свои продукты и адаптируют их под запросы пользователей. Так что вполне возможно, что если у системы нет нужной вам опции сейчас, ее добавят в ближайшем будущем.
Кроме критериев, указанных в статье, мы рекомендуем обращать внимание на надежность системы. Она должна пройти сертификацию на безопасность, иметь многофакторную авторизацию, то есть несколько проверок входящего в сервис, чтобы данными не завладели злоумышленники. Хороший знак, если ей уже пользуются многие другие компании.
Если вы всё равно не можете определиться, какой сервис КЭДО подходит вам лучше, напишите нам. Разберем ваш случай индивидуально и дадим совет, что стоит подключить.
А судьи кто?... Давайте реальные отзывы бухгалетров и кадровиков на все эти системы - и выберем, какая лучше)
Завал с документами снижает работоспособность и производительность в разы, автоматизация выручает))
это для тех, кто хочет работать на результат) а кому-то норм весь день папочки перевязывать
Ну слушайте, по сути одно и тож везде) эт как сравнивать пепси и колу. а и еще доктор пеппер
Но ведь пепси и кола разные =/
По крайней мере, по мнению Яндекса)
4–5 лет назад на удалёнке подписывали все документы через почту. Чуть обновился договор или надо закрыть месячную ведомость заказов — идёшь печатать, покупать конверт и отправлять (обязательно заказным, а то потеряют!)
Эх, были же времена...