Бумажный документооборот стоит компании нескольких миллионов. Подсчитали каждую копеечку и сравнили с КЭДО

Мы подсчитали траты от стола для кадровика до судов со скандалистами. Обо всём подробно рассказали в статье.

Привет! Я Туляков Рафаэль, руководитель направления КЭДО в «Бизнес легко». Мы внедряем сервисы для бизнеса: облачные кассы, инструменты для бухгалтеров, автоматизацию учета и КЭДО на основе системы СБИС.

Мы часто сталкиваемся с предпринимателями, которые считают бумажный документооборот привычным, надежным и дешевым. И постоянно убеждаем их в обратном, ведь даже в небольших компаниях КЭДО может экономить миллионы рублей. Рассказываю, какие выгоды раскрывает оцифровка документов.

Короткий ответ: если живете в 21-м веке, то как можно скорее. А если подробнее, то пора задуматься об электронном документообороте, если в бизнесе возникает один или несколько факторов:

Компания расширяется. Вместе с новыми сотрудниками становится больше документов. Чтобы не закопаться в бумагах, компания строит отдел кадров и нанимает в него от двух до пяти специалистов. Либо подключает КЭДО, который обслуживает всего один кадровик.
В организации много молодых специалистов. Средний возраст сотрудника в бизнесе падает каждый год. Молодежи куда проще нажать пару кнопок в интерфейсе, чем разбираться с бумажками. Сохраните нервы и время — и себе, и работникам, и кадровикам.
У вас работают сотрудники на удаленке. Подписывать документы на бумаге с ними — тот еще кошмар. Приходится отправлять письма, платить за доставку, подолгу ждать, а конверт может просто потеряться в пути. А если не подписывать вообще — ждите штрафа от налоговой.
Желание перейти на КЭДО. Мне это кажется странным, но до сих пор находятся компании, где отчетность ведет сотрудник сразу с нескольких компьютеров. Всё для того, чтобы техника успевала обрабатывать операции и печатать документы — лишь бы не внедрять КЭДО.

Если что-то из списка совпало — идем дальше, подсчитывать потенциальную выгоду и постоянные расходы, которые возникают из-за бумажных документов.

Скорее всего, вы даже не задумывались, сколько скрытых расходов спрятано в документообороте. Давайте по порядку — от очевидных к малозаметным:

Зарплата бухгалтера. В среднем месяц работы специалиста без учета налогов обойдется в 60 000 ₽, то есть 720 000 ₽ в год. На двух сотрудников нужно уже 1 440 000 ₽ в год, а далее — по нарастающей, по новому кадровику на каждые 50 работников в компании. А вот с КЭДО всю компанию может обслуживать всего один кадровик, если компания небольшая — специалист на полставки, 360 000 ₽ в год.

Крупную компанию без ЭДО может обслуживать специалист на полставки, а в бумаге потребуется пять кадровиков: разница трат на зарплаты — в целых 10 раз

Оборудование рабочего места. Мы поспрашивали клиентов и пришли к тому, что обустройство одного рабочего места доходит до 650 тысяч рублей. Это стол, стул, рабочий компьютер, ПО и техника для работы по мелочи: принтер, сканер. В зависимости от размера компании эту сумму можно умножать на число кадровиков, а с КЭДО — на ноль, ведь сотрудник сможет работать даже удаленно.

Даже самое базовое рабочее место обходится в 203 тысячи рублей, и здесь мы не посчитали кресло, лицензии на программы и другие мелочи

Канцелярия. В компании из 50 человек на кадровые документы в год уходит около 10 пачек бумаги — 3000 ₽. Заправить принтеры — еще 2000 ₽. Подшить бумаги в папки — 1000 ₽. Закупить ручки, скрепки, карандаши, скобки, степлеры, дыроколы — 12 000 ₽ сверху. Только на канцелярии компания потеряла еще 18 000 ₽. Эта сумма покрыла бы внедрение КЭДО.
Пересылка документов. Удаленщикам бумаги придется отправлять. Доставка в две стороны обойдется примерно в 2000 ₽. Если в компании 10 удаленщиков и они подписывают хотя бы одну бумажку — уже 20 000 ₽ на ровном месте. Но есть документы, которые подписать нужно, а отправить нельзя — вроде журнала пожарной безопасности. Тогда нужно оформлять командировку — только на билеты 10 удаленщикам выложите около 200 000 ₽.

Оформить командировку из Саратова в Москву — это 20 000 ₽ на билеты в обе стороны. А вот вытащить удаленщика с Бали уже почти невозможно

Теперь сравниваем: минимальные прямые расходы с бумажным документооборотом — больше полумиллиона рублей. Это с условием, что у вас уже готово рабочее место. С КЭДО достаточно нанять ½ кадровика за 360 000 ₽ в год и забыть о переживаниях.

Рабочие часы сотрудников — это скрытая потеря денег для компании. Эти траты не всегда учитывают, ведь чеки за них не выставляют. Но чтобы развивать бизнес системно, их тоже нужно включать. Приведу пару примеров:

Чтобы начать работать, нужно ждать две недели. Компания нанимает специалиста на удаленке, высылает документы — доставка идет от двух до шести дней. Обратная отправка — столько же. Всё это время сотрудник мог зарабатывать деньги для компании, а в итоге кукует и ждет курьера.
Айтишнику нужно разбираться в бумажках. Сеньор-разработчик потратит целый час, чтобы распечатать, заполнить и подписать документ. На оплату этого часа уйдёт 3500 ₽, но если он щелкнет пару кнопок в сервисе КЭДО — всего 150 ₽. В год даже один айтишник, который копается с бумажками, обойдется в несколько десятков тысяч рублей. Так еще и достанет всех вокруг своими вопросами и уточнениями.
Директор занимается ерундой. На работу с документами уходит много времени. Руководитель не может поехать на встречу с партнером — вместо этого нужно сидеть в офисе и подписывать документы. Не получается думать о сделках — надо разбирать бумажки. Бизнес буксует, хотя с КЭДО директор мог бы не заморачиваться и подписывать документы прямо из такси по дороге на встречу или в офис.

Когда компания использует бумажный документооборот, сотрудники обречены на бестолковую возню. Она будет отнимать время, отвлекать работников от реальных задач и забивать им голову. Оцифровать документооборот — дело одного месяца, которое высвободит уйму времени на долгие годы.

Есть тип расходов, который не оценивают при расчетах текущих трат, — это риски. А зря, ведь можно влететь на крупную сумму, если не учесть маленькую деталь. Вот, например:

Компания приняла на работу удаленщика. Сотруднику уже дали работу, но трудовой договор пока в дороге, у службы доставки. В этот момент пришла проверка, оценила ситуацию и повесила штраф — от 50 до 100 тысяч рублей.
Сотрудник уволился со скандалом. Про него все благополучно забыли, а через месяц он пришел с иском — требовать всяческие выплаты. Документы уже потеряли, суд встал на сторону работника — компания влетела на деньги. Ответственность повесили на кадровика, который посеял бумаги. Итог: испорченные отношения с действующим сотрудником и выплаты ушедшему.

Документы в бумаге легко потерять: этим пользуются обиженные сотрудники, которые отсуживают уже полученные зарплаты, премии и другие выплаты

Работника взломали и стащили документы с почты. Когда документооборот ведут на бумаге, сотрудники часто пересылают друг другу фотографии документов. Делают они это не в защищенной системе, а через чаты и электронку. В этот момент документы могут перехватить злоумышленники: за последний год только «Лаборатория Касперского» предотвратила больше 370 тысяч кибератак на бизнес.

С КЭДО всё иначе: СБИС защищает данные от утечек по протоколу ФСБ, система не зависает и не обваливается. Когда российские организации массово атаковали, на три недели отключился сайт ФНС, обвалился Контур. Но СБИС не только выстоял, но и прибавил 15% пользователей.

Я убежден, что КЭДО открывает для компании много возможностей. Сотрудники занимаются развитием бизнеса, а не плодят бумаги на столе, у компании появляется больше денег для инвестиций. Сотрудникам больше не нужно переживать из-за затерявшихся файлов и забытых подписей — все спят спокойно, все выигрывают.

В «Бизнес легко» мы поставляем клиентам документооборот СБИС. Это сервис, с помощью которого можно хранить, подписывать, согласовывать и пересылать документы. Вся работа идет в режиме одного окна — можно разобраться даже без подготовки. Документы перестают теряться, а работа с ними занимает всего пару минут.

Напишите нам, если управляете бизнесом и хотите упростить работу с документами. Мы разберемся в процессах вашей компании и порекомендуем оптимальное решение для KЭДО.

Попробовать КЭДО

Как думаете, мы все верно посчитали?