Когда пора переходить на портфельный подход к управлению проектами

Управлять проектами — задача непростая, а когда их десятки и сотни, кажется, что и вовсе невыполнимая. Помочь РП справиться с нескончаемым потоком работ призван портфельный подход. В чем же он заключается? Давайте разбираться.

Проще говоря, портфель создают, чтобы увидеть общую картину по стартованным проектам и эффективно распределить ресурсы между ними. Благодаря методологии портфельного управления можно снизить риски и увеличить окупаемость инвестиций в проекты.

По данным исследований ведущих консалтинговых компаний, внедрение методологии приводит к росту ROI на 20%.

На портфельный подход переходят компании с высоким уровнем проектной культуры. Институт управления проектами (PMI) посчитал, что 94% организаций с высоким уровнем зрелости проектного менеджмента уже ощутили значительный эффект от внедрения портфельной методологии.

Чаще всего такой подход выбирают многоуровневые компании и холдинги с многочисленными внутренними процессами и сложной организационной структурой. В таких организациях постоянно растет количество проектов, поэтому для выбора наиболее рентабельных задач требуется специальный подход.

Когда в компании накапливается много проектов, в которых пересекаются участники, объекты или другие ресурсы предприятия, управлять ими вручную становится проблематично. Поэтому работа с портфелями обычно сопровождается внедрением специальных информационных систем и ИТ-решений.

Под управлением проектами обычно понимают детальное планирование, мониторинг и контроль выполнения работ. РП выстраивает взаимодействие в команде, распределяет кто, за что и когда несет ответственность.

Портфельный подход помогает управлять инициативами на верхнем уровне. Благодаря ему можно выгодно распределить ресурсы организации между запущенными проектами, а при необходимости усилить те, которые приближают к стратегической цели. При этом руководитель проектов соотносит реальные возможности с планами для достижения поставленной бизнес-задачи.

Только после качественного освоения проектного управления компания может перейти на портфельное, так как у него есть свои особенности:

1. Масштаб. Вместо одного проекта руководителю приходится контролировать целый пул. Такая нагрузка на РП ложится в том числе из-за роста проблем, вопросов и времени на синхронизацию всех элементов. Обычно портфель включает множество процессов и требует включения большого количества специалистов из разных областей и подразделений.

2. Цели. Отдельный проект имеет конкретную цель и конечный результат. У портфеля же нет однозначной цели, так как она зависит от стратегического вектора компании, который меняется в течение жизненного цикла предприятия. Поэтому от руководителя требуется высший пилотаж управления — проявление гибкости и профессионализма.

Управление портфелем — это всегда синергия людей, бизнес-процессов и инфраструктуры.

Каким бы профессионалом не был руководитель, для грамотного управления ему необходимы инструменты — отчеты, планы, графики, диаграммы. Это помогает сводить ежедневные задачи со стратегией компании в реальном времени, отслеживать статус работ, превышение плановых сроков и бюджетов. Тогда у руководителя появляется полная картина: он может выявить узкие места, предвидеть риски и сократить затраты.

Поэтому применение портфельного подхода неразрывно связано с внедрением соответствующих информационных систем и программных продуктов. Например, в составе системы Directum Projects есть все необходимые инструменты, которые помогают быстро оценить ситуацию и отреагировать на изменения.