Как избавить директора IT компании от бумажек и рутины?
Каждый владелец IT бизнеса хочет заниматься его развитием — формировать сильную команду, выводить на рынок новые продукты, расти как управленец.
Бухгалтерия, кадры, налоги, льготы и прочие административные процессы часто оказываются на периферии интересов руководителей IT бизнеса. Владелец нанимает бухгалтера и считает вопрос закрытым. Но действительно ли компания “не хромает на одну ногу”, потому что владелец погряз в рутине, и у него нет сил на развитие? Как убедиться, что административные процессы помогают бизнесу развиваться, а не висят тяжёлым бременем?
Мы провели серию интервью с руководителями российских IT компаний, узнали, как они решают рутинные задачи, что для них ценно, с какими проблемами они сталкивались. Затем разработали комплексный продукт, отвечающий их потребностям и включающий полный цикл обеспечения административных процессов бизнеса.
В этой статье мы поделимся рассказами директоров и управляющих IT индустрии. Расскажем, как эффективно решать бухгалтерские, налоговые, кадровые и юридические задачи, чтобы бизнес развивался в полную силу с помощью удаленного бэк-офиса — продукта, разработанного специально для российских IT компаний.
Читайте далее и узнаете:
- Как увеличить доход от 5% до 30% за счёт эффективной системы учёта.
- Как освободится от рутины и сэкономить от 10% до 50% времени.
- Как снизить уровень тревоги и стресса владельца бизнеса.
Какие специалисты ведут административный процесс компании? Как вы оцениваете сумму, в которую вам обходится содержание
Какие специалисты ведут административный процесс компании? Как вы оцениваете сумму, в которую вам обходится содержание?
Зарплата опытного бухгалтера в Москве выходит где-то от 150 000 рублей в месяц, плюс его помощник — примерно 50 000. Кадрами у меня сейчас занимается отдельный человек — это ещё около 80 000. Можно вычислить стоимость аренды кабинета от суммы арендной платы офиса, плюс компьютеры, столы стулья, офисная техника… Кстати, программы для бухгалтерии недавно обновляли, что-то докупали. Как-то много получается! (смеётся) Кстати, я не посчитал эпизодические работы внешних исполнителей.
Данные специалисты закрывают 100% задач?
В штатных ситуациях всё нормально, но часто оказывается, что это, в том числе, и моя зона ответственности. Если появляется вопрос, который не входит в обязанности бухгалтеров или находится вне их компетенций, то задача прилетает ко мне. А я не специалист в этих областях. Бегу консультироваться, общаюсь с разными компаниями, нахожу исполнителя на стороне.
Удобно ли работать с внешними специалистами?
С одной стороны, удобно: нет смысла брать спеца в штат ради пары задач в месяц. С другой стороны, бывает, что я рассчитываю на какого-нибудь проверенного юриста или переводчика, а он уехал в отпуск на две недели. Может себе позволить! Ищу другого и надеюсь, что он будет не хуже, или жду возвращения своего проверенного.
Что мы выяснили:
- Штатная бухгалтерия не закрывает 100% задач, так как ограничена стационарными специалистами, которые уже наняты.
- Сторонние исполнители не являются надёжным ресурсом в экстренных ситуациях из-за особенностей их формы занятости.
- Руководитель вынужден лично принимать участие в решении любых нештатных задач и подбирать исполнителей.
Как бэк-офис решает эти проблемы:
- Удалённый бэк-офис для IT компаний — это конструктор, в котором вы сами определите нужный объём загрузки каждого специалиста — бухгалтера, налоговика, юриста, личного помощника — и оплатите только те услуги, которые вам потребуются. С учётом вычета стоимости аренды кабинетов, покупки ПК и бухгалтерских программ экономия составит до 50% от стоимости содержания штатной бухгалтерии и других специалистов.
- В пуле наших исполнителей десятки экспертов в разных областях — бухгалтерия, аудит, налоги, кадры, юристы и другие. Что бы ни случилось, один звонок персональному менеджеру — и ваша забота становится нашей.
В вашей компании существует специфика учёта?
Она существует не отдельно в моей компании, а скорее в IT в целом, хотя наша отраслевая специфика и менее очевидна, чем у тех, кто занимается, к примеру, внешнеторговой деятельностью. На старте компании я об этом, естественно, не знал, кстати, мой бухгалтер тогда тоже не знал о нюансах передачи прав на ПО и прочих заморочках с раздельным учётом продажи ПО и услуг. В итоге спустя какое-то время пришлось всё переделывать.
Вы участвуете в льготных государственных программах для IT?
Раньше участвовал, сейчас нет. Чтобы туда попасть, нужно, во-первых, о ней узнать, а они время от времени меняются. Во-вторых, привести компанию в соответствии с требованиями этой программы, а потом подготовить кучу документов и переделать их ещё три раза. У меня есть друзья, которые очень любят такую халяву, и целый отдел в компании организовали под работу со Сколково и прочими Зеленоградами, но мне просто некогда. Я больше получу, если буду работать, а не стоять в очереди за скидками.
Как найти хорошего бухгалтера в IT компанию?
Хочется ответить мемом, что их сложно найти, легко потерять и невозможно забыть. После первого случая с неопытным бухгалтером мне, можно сказать, повезло, я нечаянно захантил бухгалтера у друзей из IT сферы. Но сейчас мы стали крупнее, и где брать следующего, если этот уйдёт, я не знаю.
Что мы выяснили:
- Учёт IT компаний имеет специфику, которая может показаться неочевидной, но её игнорирование рано или поздно приведёт к неоптимальному налогообложению, некорректному отображению данных и штрафам.
- Руководители IT компаний отказываются от участия в льготных программах в связи отсутствием ресурсов на изучение и подготовку к вступлению.
- Поиск опытного бухгалтера в IT компанию — сложная задача, решаемая обычно методом проб и ошибок.
Как бэк-офис решает данные проблемы:
- Бэк-офис — это не только учёт и выполнение рутинных задач, но и ваш консультант по вопросам получения льгот для IT компаний. В штате бэк-офиса есть специалисты, успешно подготовившие компании к вступлению в Сколково и другие инновационные кластеры. Не упускайте возможности из-за неуверенности! Стоимость работы бэк-офиса окупится за счёт полученных льгот в течение нескольких месяцев.
- Специалисты бэк-офиса, ведущие учёт, постоянно работают с IT и регулярно получают новый опыт. Они отслеживают изменения в законодательстве и применяют их для оптимизации вашего налогообложения и предупреждения каких-либо нарушений.
Приведём краткий перечень типичных работ:
- Организуем раздельный учёт при реализации товаров, работ, услуг и разработке ПО.
- Создадим особый порядок учёта прав при передаче ПО на баланс предприятия.
- Упорядочим работу с документацией о правах использования программного продукта.
Бухгалтер — ваш союзник или противник?
Все понимают, что без бухгалтерии вести бизнес не получится, но когда я вынужден подстраивать другие задачи под нужды бухгалтерии, возникает ощущение, что весь остальной бизнес — это часть бухгалтерии, а не наоборот.
Как часто вы как владелец бизнеса принимаете участие в решении бухгалтерских, налоговых, кадровых вопросов?
Честно говоря, пока мы не заговорили об этом, я не считал. Если сложить всю административку, то получается, что в среднем за месяц выйдет 20-30% от рабочего времени. Конечно, я не сижу часами над каким-нибудь налоговым отчётом, но то тут, то там подключаюсь к решению вопросов. Возможно, это неправильно, но я по-другому не умею.
Опишите, как могла бы выглядеть идеальная организация административных процессов в вашей компании?
Айтишник должен айтить (смеётся). Руководитель — руководить. Конечно, я хотел бы не касаться рутины и при этом не беспокоиться о ней. Также я бы хотел иметь доступ к отчётам и показателям в удобном читаемом виде и платить за это какие-то разумные деньги.
Что мы выяснили:
- Административные бизнес-процессы компании зачастую бухгалтер организует так, как удобно ему, а руководитель вынужден подстраиваться.
- Бухгалтер обычно не является управленцем, поэтому не имеет опыта в выстраивании бизнес-процессов компании, что отнимает время и силы руководителя и команды.
- Руководители не знают, каким образом можно автоматизировать административные задачи и не беспокоиться.
Как бэк-офис решает данные проблемы:
- Наша компания “АудитА” занимается аутсорсингом бухгалтерии 27 лет. Мы просто не смогли бы одновременно вести учёт сотен предприятий без кристально чёткого и проверенного годами бизнес-процесса. Бухгалтер — исполнитель. Мы — партнёр, а бэк-офис — это внедрение нашего бизнес-процесса для выстраивания эффективной и безотказной системы решения административных задач в вашей компании.
- При разработке бэк-офиса для IT мы интегрировали в него наше фирменное супер решение, которое экономит ваше время и дарит ощущение спокойствия. Это СОУС — соглашение об уровне сервиса — документ, который поможет раз и навсегда зафиксировать ответственных и сроки решения любых вопросов. Ознакомившись с документом, вы будете знать, что и когда произойдёт. Предсказуемость и планирование — залог спокойствия и эффективности.
- Удалённый бэк-офис для IT компаний создан, чтобы избавить вас от административной рутины. Подключив услугу, вы делегируете важную часть бизнеса надёжному партнёру, который способен не только исполнять ваши задачи, но и действовать на опережение, организуя и систематизируя свою зону ответственности.
Как вы взаимодействуете с бухгалтерией? Что нравится, а что раздражает?
Когда у меня был удалённый бухгалтер, напрягало, что он не был доступен в любой момент. То он за рулём, то на встрече. Нужно было договариваться заранее, чтобы созвониться. Он мог ответить на следующий день или забыть о моём вопросе, но, должен отметить, что такой формат способствовал организованности. Собрали вопросы, созвонились и обсудили все сразу. Сейчас у меня штатные специалисты, которые отвечают, конечно, оперативнее, но и взаимодействия стало в разы больше. Зайти в соседний кабинет и спросить, видимо, проще, чем подумать, принять решение и взять за него ответственность.
С какими сложностями вы сталкивались при работе с административными сотрудниками? Как вы с ними справлялись?
По большому счёту, сложности те же, что и со всеми остальными сотрудниками. Один уволился, другой заболел, третий в отпуск по семейным обстоятельствам просится в середине проекта. Команда разработчиков большая — есть некоторая взаимозаменяемость. Административного персонала в принципе меньше, и все достаточно специализированы, поэтому выкручиваемся по ситуации. Стресс всегда, конечно.
Расскажите, как вы нанимаете административных специалистов?
HR у меня нет, поэтому старший офисный персонал и бухгалтеров, в том числе, я нанимаю сам. Мне приносят штук 20 резюме, я выбираю несколько. Договариваемся о встрече. Проблема в том, что, если из 10 кандидатов, согласившихся на встречу, придут 3 - 4 — это уже хорошо. А остальные несколько часов, которые были запланированы на собеседования, уходят в пустоту. Кроме того, мне порой сложно оценить компетенции, например, того же бухгалтера. Я же не бухгалтер.
Что мы выяснили:
- Удалённая бухгалтерия работает медленно. Сложно получить оперативный ответ. Штатный специалист отнимает много времени на совещания и обсуждение вопросов.
- Штатный персонал не взаимозаменяем. Нуждается в больничных и отпусках.
- В любом штате имеет место текучка кадров, а найм отнимает много времени и сил.
Как бэк-офис решает данные проблемы:
- Мы уже рассказывали о супер решении — СОУС, в котором зафиксированы точные сроки ответов на любые ваши обращения. Если вопрос сложный, решение может занять несколько часов. Однако большинство вопросов решается за пару минут с помощью персонального менеджера, который всегда на связи! Это наше правило!
- Подключив удалённый бэк-офис, вы полностью закрываете вопрос с наймом, отпусками, больничными и увольнением части персонала. Даже если у вас сменится бухгалтер, вы ничего не заметите! А вместо траты времени на проведение собеседований, сможете уделить эти несколько часов тому, что давно откладывали!
- За много лет работы мы наняли сотни бухгалтеров, кадровиков и специалистов по учёту. Мы настроили свой бизнес, чтобы автоматизировать данный процесс. Не превращайтесь в HR. Пусть специалистов нанимают специалисты.
За много лет работы мы наняли сотни бухгалтеров, кадровиков и специалистов по учёту. Мы настроили свой бизнес, чтобы автоматизировать данный процесс. Не превращайтесь в HR. Пусть специалистов нанимают специалисты.Ждем вас среди наших клиентов https://audita.ru/bek-ofis-it