ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

Продолжаем серию инструкций по использованию ChatGPT в работе финансиста. В первой части рассказали об основах использования нейросетей и научились читать промпты. А в прошлом материале рассмотрели работу плагинов на примере AskYourPDF — он помогает всего за несколько минут узнать, о чём говорится даже в очень длинном файле.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

В этот раз поговорим о том, как использовать ChatGPT для работы с Excel и Google Таблицами. Расскажем, как искусственный интеллект упрощает работу с таблицами, помогает создавать формулы и редактировать документы.

Не забудьте подписаться на наш Telegram-канал и обновления, чтобы получить следующую часть про Chat GPT!

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

1 способ. Использовать ChatGPT для создания формул

При работе с Excel не всегда очевидно, какую формулу лучше использовать и как избежать ошибок в синтаксисе. С этим поможет ChatGPT. В промпт нужно включить текстовое описание задачи и попросить подобрать формулу. Лучше добавить конкретные значения — так формула будет сразу готова к использованию.

Пример

Промпт: Мне нужно найти значение 542 393 в диапазоне A1-F43. Не пиши ничего лишнего, выведи только формулу на русском языке.

Ответ: = ВПР (542 393; A1: F43; 2; ЛОЖЬ)

Сохранить: Мне нужно (задача) в диапазоне (диапазон) на листах (листы). Не пиши ничего лишнего, выведи только формулу на русском языке.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

2 способ. Использовать ChatGPT прямо в Google Таблицах

Выполнять задачи с помощью искусственного интеллекта можно сразу в Google Таблицах. Для этого потребуется сервис GPT for Sheets. Он бесплатный, но для использования нужна интеграция по API. За неё придется заплатить, а стоимость зависит от количества запросов.

Как настроить работу сервиса?

1. Установить GPT for Sheets.

2. Получить API ключ в личном аккаунте на сайте. Он совпадает с тем, который вы используете для переписки с ChatGPT.

3. Настроить способ оплаты.

4. Выбрать в аккаунте страницу View API keys.

5. Создать ключ API — его можно увидеть только один раз.

6. Зайти в Google Таблицы, выбрать вкладку «Расширения», в появившемся окне задать ключ API. Может потребоваться от нескольких секунд до пары минут, чтобы сервис заработал.

7. Активировать GPT for Sheets во вкладке «Расширения».

Проверить, на какую сумму были совершены запросы через API, можно на этой странице, а установить лимит — на этой.

Какие возможности даёт сервис?

С помощью GPT for Sheets можно выполнять разные задачи. Взаимодействие с GPT for Sheets происходит благодаря формулам, которые начинаются с «GPT». Ниже вы найдете полный список доступных формул и примеры использования нескольких из них.

Список формул для GPT for Sheets

=GPT(A1) Выведет ответ на запрос, который находится в ячейке А1.

=GPT_LIST(A1,B1) Выведет несколько вариантов ответа на запрос из ячейки А1, учитывая дополнительные ограничения из В1.

=GPT_FILL(A4:B4,A5:A10) Вставит в промежуток B5:B10 данные из А5:А10 так, как показано в примере А4:В4.

=GPT_FORMAT(А1,В1) Приведёт данные из ячейки А1 к заданному в В1 формату. Работает с датой, временем, номером телефона, валютами и другими типами данных.

=GPT_EXTRACT(А1,В1) Извлечёт указанный в В1 тип данных из ячейки А1.

=GPT_CLASSIFY(А1,В2) Классифицирует данные из А1 по группам из ячейки В2.

=GPT_TAG(А1,В1) Выведет все характеристики из списка в ячейке В1, если они описывают предмет из А1.

=GPT_TABLE(A1) Создаст заполненную таблицу на основе запроса из А1.

=GPT_TABLE(A1,B1:C1) Создаст заполненную таблицу на основе запроса в ячейке А1 с заголовками из В1:С1.

=GPT_SPLIT(А1,"по предложениям") Разделит текст из А1 по предложениям: одна клетка будет вмещать по одному предложению из А1. Так же можно разделить текст по словам.

=GPT_SUMMARIZE(А1,В1) Выдаст выжимку текста из ячейки А1 с учётом ограничений из В1. Пример ограничения: 5 ключевых мыслей.

=GPT_EDIT(А1) Исправит ошибки в тексте в ячейке А1.

=GPT_TRANSLATE(А1,В1) Переведёт текст из ячейки А1 на указанный в В1 язык.

=GPT_MAP(А1:А10,В1:В10) Найдëт значения, которые совпадают в указанных промежутках.

=GPT_CODE(A1) Выведет код по указанной в А1 задаче.

Пример 1. Автоматическое создание заполненной таблицы

Формула «=GPT_TABLE» позволяет создать заполненную таблицу. Есть два варианта работы.

1. Создать таблицу без заранее заданных заголовков

Синтаксис следующий:

=GPT_TABLE (A1), где А1 — клетка с заголовком таблицы.

Через несколько секунд запрос обработается, а под ячейкой с формулой появятся нужные данные.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

2. Задать нужные заголовки и создать таблицу

Формула будет выглядеть так:

=GPT_TABLE (A1, A2: D2), где A1 — заголовок таблицы, A2: D2 — клетки, которые содержат требуемые подзаголовки.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

Пример 2. Разнесение данных по образцу

Формула «=GPT_FILL» позволяет разнести данные по образцу. Это может пригодиться, когда данные не структурированы, а разносить их вручную долго. Например, если исходные данные содержались в текстовом документе, но должны представлять из себя таблицу.

Формула будет выглядеть так:

=GPT_FILL (B3:E5,B8:B10), где B3: E5 — пример «грязных» данных и распределённых по правилам, а B8: B10 — тех, что нужно разнести по указанному образцу.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

В нашем случае в первом столбце представлены суммы по двум видам операций: продажам и покупкам на разные суммы и с разными менеджерами. С помощью формулы по этому примеру можно заполнить остаток таблицы. На скриншоте ниже — результат сработавшего запроса.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

Так можно очищать любые форматы данных: несгруппированные или содержащие лишние символы. Финансовому директору эта функция может пригодиться, когда документ нужно загрузить в BI-систему, которая работает исключительно с подготовленными данными.

Пример 3. Изменение формата данных

С помощью формулы «=GPT_FORMAT» можно менять форматы даты, времени, валюты и других типов данных.

В первом столбце таблицы из примера даты были записаны по-разному. Чтобы привести данные к единому формату, мы:

1) указали во втором столбце дату в нужном формате;

2) ввели формулу «GPT_Format (A2,$B$ 2)»;

3) протянули формулу вниз до конца таблицы.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

В результате данные приняли нужный вид.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

Подытожим

Возможности использования ChatGPT в Excel многогранны. Начать лучше с простых задач — повторить приведённые выше примеры. После этого можно переходить к более сложным и использовать инструмент в работе.

Узнайте, как следить за бизнесом прямо с мобильного телефона!

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще
1313
Начать дискуссию