Как организовать работу коворкинга в условиях карантина
Первая карантинная неделя показала, что каникулы без работы хотят и могут позволить себе далеко не все. По данным столичной мэрии, около 3 млн москвичей продолжают работать в офисах и еще столько же – удаленно. Первым – критически важна безопасность, вторым – мотивация и эффективная организация рабочего процесса в домашних условиях. Что может сделать менеджмент смарт-офисов для своих резидентов в этой ситуации.
Умный офис в период пандемии
На период самоизоляции важно попросить резидентов по возможности оставаться дома, но при этом надо понимать, что далеко не любую работу можно выполнять удаленно. Соответственно, для тех, кто вынужден приезжать в офис, важно максимально обеспечить безопасность рабочего места.
В период карантина прежде всего важна личная гигиена. В условиях офиса этому могут помочь установка санитайзеров в каждой локации коворкинга. Очень важна периодическая влажная уборка с антисептиками – дверных ручек, полов, всех поверхностей в общих зонах. Как часто – каждый решает сам. Мы считаем, что оптимальная периодичность – один раз в полчаса.
Беспокойство большинства офисных работников во время карантина связано с системой вентиляции и циркуляции воздуха. Частое проветривание спасает ситуацию лишь отчасти. Нередко коворкинги находятся на пересечении крупных транспортных артерий, там, где воздух с улицы сложно назвать чистым. По-настоящему ответственным решением в этой ситуации могла бы стать установка специальных антибактериальных фильтров в общих зонах офиса.
Хорошим дополнением к этим мерам может стать контроль самочувствия резидентов и повышение их иммунитета. Бесконтактные термометры, витамин С и памятки о том, как обезопасить себя и своих близких могут стать полезными элементами офисных интерьеров на период карантина. Да и потом они будут не лишними.
Если вы уверены в том, что для безопасности офисного пространства сделан максимум, стоит подумать о более демократичной системы оплаты, в нынешнее время этот подход может быть крайне важным для бизнеса. Отважным резидентам, мы предложили еще более гибкие условия – платить за место в коворкинге не за месяц вперед, а за неделю. На фоне быстро меняющейся эпидемиологической и экономической ситуации это, как минимум, поможет оставаться на плаву.
Как организовать удаленку
Многим резидентам коворкингов, знающим разницу между работой дома и в комфортном офисе, удаленный формат знаком. Перестроиться на него снова не всегда просто, но помощь в этом на время карантина могут оказывать и сами смарт-офисы. Регулярные полезные советы в виде коротких видеороликов или постов в Instagram, а также обмен личным опытом в чатах резидентов для многих будут оказаться очень кстати.
Первое и главное, что мы советуем нашим резидентам, ушедшим на удаленку, это установить четкие границы рабочего времени и рабочего пространства. И то, и другое для домашних неприкосновенно. Очень важно, чтобы это решение поддержала семья и не требовала от своих работающих взрослых починить замок, повесить полку или, как вариант, приготовить обед и наладить связь для удаленных уроков детей. Всему свое время: например, до 10.00 и после 19.00.
В рабочем времени есть свои нюансы. Имеет смысл вводить короткие перерывы, условно – 10 минут каждые 1,5-2 часа, и время на общение с командой. Первое нужно для более эффективной работы на свежую голову. В условиях самоизоляции такие перерывы очень полезно заполнить физической активность. Второе важно для «сверки часов», постановки общих целей и контроля исполнения задач. Это еще и очень мотивирующий ход. Домашняя «автономка» легко может излишне расслабить неопытных «удаленщиков».
Свои требования есть и к рабочему месту: уединенное, светлое, хорошо проветриваемое помещение, равноудаленное от дивана, кухни и телевизора. Ничего лишнего на столе. Налаженные коммуникационные платформы, достойная картинка на заднем плане для видеосвязи. Детям и домашним, в том числе и животным, вход воспрещен.
Настроиться на рабочий лад помогают ритуалы. Здесь – каждому свое. Кому-то важна определенная последовательность (душ-зарядка-завтрак-прогулка с собакой и только после этого работа), кого-то в рабочий настрой приводит одежда (костюм вместо пижамы после душа-зарядки-завтрака) или лаконичный макияж, ну, а кто-то приходит в боевой настрой от одного вида невыполненного списка задач.
Как не сойти с ума дома
Чем больше практик свободной жизни нам удастся взять с собой на карантин, тем комфортнее, прежде всего психологически, будет проходить добровольно-принудительная самоизоляция. Здесь смарт-офис также может сыграть активную роль в повседневной жизни своих резидентов.
Не стоит отказываться от проводившихся на ваших площадках обучающих семинаров или совместных кино-просмотров с последующим обсуждением увиденного. Эти мероприятия достаточно легко переносятся в онлайн, тем более что для многих резидентов они стали частью рабочих ритуалов. Темы таких сессий могут быть самыми разными: от самозащиты на время пандемии и ухода за собой до маркетинга и технологии. Вполне может быть, что стоит включить сюда и консультации психологов. Если подобные мероприятия будут проводиться в среднем раз в неделю, резиденты от них точно не устанут.
Очень большой отклик коллег мы видим на спортивные активности, такие как разминка с тренером, и продолжение практик йоги, которые действовали на наших площадках в «мирной» жизни. Есть спрос и на файлы с раскрасками для детей, которым тоже не сладко дома и занять которых на карантине – иногда целая история. В том числе для этого стоит наладить рассылку ссылок на полезные трансляции – онлайн экскурсии и концерты. Имеет смысл подумать и о приближающейся Пасхе. Праздник во время пандемии очень нужен всем.