Налаживаем систему контроля за сотрудниками: принципы и инструменты

Более 50% компаний в СНГ используют тот или иной способ контроля за работой собственных сотрудников. Инструменты разные, их эффективность тоже, но общий компонент остаётся прежним – мало кто из компаний хочет отказываться от такой практики, а многие пытаются либо всесторонне усилить контроль, либо просто его внедрить (касается тех, кто пускал работу на самотёк). Но так ли нужен контроль? Чем он полезен и какие инструменты являются самыми эффективными? Всё расскажу в статье.

Налаживаем систему контроля за сотрудниками: принципы и инструменты

Всем примет! Это снова Никита Кармаз – специалист по маркетингу и налаживанию бизнес-процессов с семилетним опытом работы в FinTech, Gambling и многих других сферах. В прошлый раз мы поговорили о поощрениях и наказаниях и разобрались, что лучше всего, когда в компании существует прозрачная система, где каждый сотрудник знает, за что получил премию или штраф и почему именно в таком объёме. Мы разобрали много факторов, включая индивидуальные особенности каждого сотрудника и влияние нематериальных поощрений. Но тут же возникает следующий вопрос. Мы теперь знаем, как правильно казнить и миловать, но как понять, за что именно? Как понять, что условный Петя заслуживает премию и повышение, а условный Коля – штраф и взыскание? Всё просто. Нужна эффективная система контроля за работой.

Зачем вообще кого-то контролировать?

Многие сразу могут запротестовать: “Какой контроль? Зачем? Вы что в концлагере? Или управляете как при коммунистах? Просто дайте людям спокойно работать!”. Я опущу моменты про концлагерь и коммунистов, ведь к теме это не относится. Остановимся на первых двух вопросах.

Скажу сразу: контроль нужен всегда и везде. Когда речь идёт о деньгах – нужен вдвойне.

Если говорить конкретнее, то преимущества контроля следующие:

Улучшение производительности. Вы можете определить слабые места в рабочих процессах и выявить причины, замедляющие выполнение задач. Это позволяет принимать меры по оптимизации работы, увеличивая эффективность.Надзор за соблюдением политики компании. Вы будете точно знать, нарушил ли ваш сотрудник какие-либо правила, предписания и не работает ли он на сторону, откровенно сливая корпоративную информацию.

Защита собственных сотрудников. Звучит слегка странно, но, контролируя деятельность сотрудников, вы сможете вовремя заметить, что и когда может повредить им самим, а также репутации компании.

Управление ресурсами. Контроль за работой сотрудников позволяет эффективнее распределять ресурсы, в первую очередь, время и деньги. Не будем забывать, что в сфере услуг около 75% затрат компании составляют выплаты сотрудникам. Думаю, никому не хотелось бы платить за невыполненные задачи или за время простоя. На этом моменте стоит остановится немного подробнее.

Лично я использовал инструмент утилизации рабочего времени. Это показатель эффективности труда как отдельного сотрудника, так и целой команды, где числителем является полезное время или время затраченное непосредственно на выполнение задач, а знаменателем — общее доступное время.

Часто утилизацию используют на аутсорсе, для того, чтобы клиент понимал, за что конкретно он платит деньги, но я внедрил её в контексте выплат для сотрудников внутри самой компании. Опять же, цель очевидна — оптимизировать затраты указанных выше 75% бюджета.

Какой он, правильный контроль?

О необходимости поговорили, теперь поговорим о принципах. Для того, чтобы действительно не выглядеть для своих сотрудников неким инквизитором, я придерживался следующих правил:

Ставить четкие цели и ожидания. Сотрудники должны быть ясно осведомлены о целях, ожиданиях и стандартах качества своей работы. Это позволяет им понимать, чего от них ждут и как их работа будет оцениваться.

Прозрачность и открытость. Не нужно скрывать от сотрудников тот факт, что за их работой следят. Вы же не в разведчиков играете. Лучше сразу сказать о всех трекингах и программах, чтобы в будущем не возникало дополнительных проблем (в том числе юридических).

Налаживаем систему контроля за сотрудниками: принципы и инструменты

Контролировать ≠ наказывать. Просто помните, что вы внедряете контроль не для того, чтобы поймать кого-то на лени или работе на сторону. Конечно, вы косвенно занимаетесь и этим, но ваша главная цель — оптимизация затрат и повышение производительности.

Обязательная обратная связь. Контроль — это взаимный процесс, который включает обратную связь и поддержку со стороны руководителей. Регулярное обсуждение достижений и провалов и конструктивная критика не дадут вашим сотрудникам сбежать, потому что они будут знать, что в них видят людей, а не роботов, которым дают команды и от которых ждут стопроцентного их выполнения.

Принципов, конечно, может быть и больше, но это, по моему мнению, тот минимум, который точно не сделает никому хуже.

Инструменты контроля

Разобрали, зачем нужен контроль и каким ему стоит быть. Поговорим о непосредственных методах. Я выделяю общие и частные. Первые работают в контексте всей компании, и контроль является лишь частью их возможностей, в то время как вторые целиком направлены на него. Рассмотрим их по порядку:

CRM (Customer Relationship Management). CRM-системы позволяют отслеживать контакты с клиентами, поставленные задачи и сроки их выполнения. Через них вы не просто контролируете, но организуете рабочий процесс, видите картину в целом.

KPI (Key Performance Indicators). Ничто не продемонстрирует уровень достижения целей и результативность работы сотрудников так, как это делают показатели эффективности. KPI —это инструмент, которым пользуется большинство компаний по всему миру, в первую очередь для измерения и контроля прогресса. Но не стоит забывать о том, что я говорил ещё в предыдущих статьях: не превращайте инструменты в цель и ответ на все вопросы. KPI помогает, но не управляет.

Собрания и регулярные отчеты. Многие (особенно сами сотрудники) недолюбливают митинги и отчёты, считая их тратой времени. Но всё это является неотъемлемой частью рабочего процесса. Именно на митингах зачастую решаются вопросы по новым задачам, изменению направления работы, а также происходит краткий обзор того, что сделано и того, что нужно сделать. Вы контролируете не просто сотрудников, вы контролируете работу всей компании. Но не бросайтесь в крайность: митинги по 2-3 час не нужны никому, в том числе и вам.

Программы трекинга времени. Несмотря на частые протесты со стороны работников, я считаю трекинг рабочего времени одним из лучших способов контроля, в том числе, оптимизации затрат. С их помощью вы можете отслеживать, сколько времени сотрудники потратили на задачу, а также понимать, работают ли они вообще. Вы сможете идентифицировать потенциальные узкие места и оптимизировать использование рабочего времени. Не забывайте: бизнес — это всегда про деньги и время, и важны те, кто ценит и первое и второе.

Отдельно также стоит сказать про контроль за теми, кто работает из дома. За прошедшие пару лет удалёнка стала чем-то обыденным, хотя в последнее время можно наблюдать обратную тенденцию. Тем не менее, контроль сотрудников на удаленной работе представляет определенные вызовы, но с использованием правильных технологий и инструментов эффективный мониторинг всё же возможен. По сути, инструменты все те же (программы трекинга, митинги и корпоративные программы для отслеживания прогресса), только слегка меняется специфика, ведь вы физически не можете «достать» до работника.

Налаживаем систему контроля за сотрудниками: принципы и инструменты

Каков же итог?

Нужен ли постоянный контроль за сотрудниками? Конечно же нужен. Должен ли он быть повсеместным и всевидящим? Кому-то может и хотелось бы, но это а) не нужно, б) трудно реализуемо.

Контроль должен быть эффективным. Не вездесущим, не пугающим, а эффективным. В первую очередь, с материальной точки зрения.

С вами был Никита Кармаз. Если вы хотели бы узнать больше о построении рабочих процессов, коммуникации, маркетинге и работе с иностранными рынками, обратитесь через мои Telegram и LinkedIn, а также продолжайте следить за материалами данного блога. А на сегодня всё. До новых встреч.

11
Начать дискуссию