Как разобраться с завалом дел и не сгореть вместе с дедлайнами: четыре простых шага

Дедлайны горят, новые проекты наступают со всех сторон, совсем непонятно, за что хвататься и как выруливать из этого хаоса. На такой случай тебе нужен надежный «план эвакуации», а не очередные советы по продуктивности. Делимся простым алгоритмом.

Мысли в духе «почему я не разобрался с этим всем раньше» и «ну когда я уже стану супер-организованным человеком» сейчас необходимо отложить в дальний ящик. Худшее, что ты можешь сделать — это потратить и так быстро бегущее время на сожаления о прошлых решениях. Причин может быть много, и чаще всего дело в распространенной ошибке планирования — ты просто не оцениваешь свое время реалистично.

Анализировать свое поведение, конечно, полезно, но не в тот момент, когда у тебя в голове беспорядок, а в календаре куча просроченных задач. Сейчас твоя главная цель найти какую-то опору и начать выруливать из завалов.

Стрессовая ситуация, вызванная кучей дедлайнов, создает ажиотаж, включает режим автопилота, который не помогает, а наоборот усложняет положение. Вместо того, чтобы решать дела последовательно, твои мысли просто скачут из угла в угол в панике.

Мозг комфортно удерживает и обрабатывает до трех интеллектуальных объектов за раз. При работе с бОльшим объемом задач создается иллюзия, что их бесконечное количество — внимание перескакивает с одной на другую, потом возвращается обратно, и так по кругу. Ты мысленно «надкусываешь» по чуть-чуть несколько дел, но не получаешь ясности и прогресса ни в одном.

Чтобы эффективно работать с большим объемом срочных задач, вынеси их на внешний носитель. На этом этапе забудь о важности, сроках, приоритетах — просто выпиши абсолютно все свои текущие обязательства, как бытовые, так и рабочие. Не пренебрегай личными задачами, многие не вносят их to-do листы, считая, что личное время не требует планирования. Однако груз нависающих личных обязательств может сказываться на твоей продуктивности на работе.

Используй электронный планировщик (мы сравнили 10 лучших планировщиков задач, чтобы тебе было проще выбрать), заметки в телефоне или просто блокнот и ручку. Составь полный список дел и переходи к следующему шагу.

Когда все задачи будут перед тобой на внешнем носителе, ты увидишь их конечность. Это ограниченный список, с которым тебе под силу разобраться. Теперь пора оценить ситуацию и провести инвентаризацию.

На этапе оценки ты пока еще не принимаешь решение, с чего начать, а просто систематизируешь поток выгруженных из головы дел.

После предварительной оценки у тебя может накопиться приличный список очень срочных задач. За что хвататься, если всё кажется одинаково «горящим»?

Есть масса способов приоритизировать свои задачи — построить матрицу Эйзенхауэра, ранжировать от самого неприятного к приятному, использовать цветовую кодировку и т. д. Но если у тебя по настоящему все в огне, то совсем нет времени вникать в эту философию. Нужен самый простой прием.

Воспользуйся принципом домино — одно маленькое действие может запустить цепную реакцию и сдвинуть с мертвой точки другие, более крупные задачи. Задай себе вопрос — что я могу сделать прямо сейчас, чтобы облегчить свое положение? Какое действие принесет наибольший эффект? Например, короткое интервью со специалистом может подкинуть инсайтов сразу по нескольким проектам.

Сосредоточься именно на одном таком стартовом деле, не составляй целый их список. На этом этапе важно поработать сфокусировано на самой выгодной для всего твоего завала задачей. Когда ты увидишь прогресс и почувствуешь контроль над ситуацией, можно переходить к следующей наиболее результативной активности.