Как эффективно распределять нагрузку среди сотрудников
Что бывает, когда работа неразумно распределяется по сотрудникам, и как этого избежать.
Зачем нужно распределять нагрузку
Самый очевидный плюс — повышение продуктивности команды. От этого работа становится качественнее, а доходы выше. Но, помимо этого, грамотное распределение задач даёт и другой важный эффект — профилактику выгорания.
Как показывают исследования, от выгорания страдает от 50% до 70% офисных работников. Это опасное состояние. Оно может провоцировать десятки разных болезней: диабет, сердечную недостаточность, хроническую усталость, депрессию, бессонницу и другие.
Даже тем менеджерам, которые не считают ценным здоровье подчинённых, стоит следить за выгоранием, ведь оно вредит и бизнесу. Работники хуже справляются с задачами, чаще отвлекаются и уходят на больничные, им требуется больше времени на те же действия. Это часто приводит к сорванным дедлайнам, понижению качества продуктов и недовольству клиентов.
Хуже всего, что выгорание копится как снежный ком. У человека появляются трудности с работой, от этого он начинает стрессовать, дела даются всё сложнее, самооценка падает, появляются проблемы со сном, усталость, и продуктивность снижается ещё больше.
Самому выбраться из этого замкнутого круга очень сложно: многие даже воспринимают такое состояние как естественную часть работы. Бороться с выгоранием значит заботиться о бизнесе и сотрудниках в долгосрочной перспективе.
Как понять, что нагрузка распределяется неэффективно
Эти признаки могут означать, что пора пересмотреть свои привычки в назначении задач подчинённым.
- Сотрудники регулярно работают сверхурочно.
- Качество продуктов снизилось по сравнению с годом-двумя ранее.
- Правок от клиентов приходит больше, чем в среднем по индустрии.
- Опытные работники часто совершают ошибки.
- Команда уставшая и сонная на протяжении рабочего дня.
- В отделе высокая текучка кадров.
- Люди токсичны, агрессивны, циничны по отношению друг к другу и клиентам.
- Сотрудники много болеют, отпрашиваются или опаздывают.
- В команде распространены шутки вроде «Не помню, когда в последний раз высыпался», «Когда там уже пять часов?», «Скорей бы в отпуск», «Свободное время? А такое бывает?»
Как распределять нагрузку
Спросите у сотрудников
Если вы заметили в команде признаки выгорания, отдел регулярно начал перерабатывать или срывать дедлайны, то первое, что стоит сделать, — поговорить об этом с сотрудниками.
Устройте мозговой штурм. Расскажите о своих наблюдениях и спросите, как можно исправить ситуацию. Есть неплохой шанс, что работники сами давно заметили, с какими процессами есть проблемы, где кроются главные «бутылочные горлышки» и какие шаги можно предпринять.
Определите возможности и способности каждого
Люди различаются не только талантами и способностями, но и запасом энергии, стрессоустойчивостью, адаптивностью и другими менее очевидными особенностями. Вы наверняка замечали, что кто-то регулярно закрывает больше задач, чем другие, кому-то лучше даются трудные клиенты. Кто-то быстрее соображает, когда условия меняются, кто-то терпимее других относится к однообразной работе.
Изучите статистику, понаблюдайте за командой. Можете создать таблицу, в которой перечислены софт и хард скиллы каждого. Вскоре вы начнёте лучше понимать, с кем работаете, тогда можно вносить изменения в процесс. Основная логика такая: определяйте подходящие задачи, их количество и сроки для каждого отдельного сотрудника.
Комплексную работу отдайте тому, кто хорошо умеет вникать в тему. Небольшие дела — работнику, который не отличается усидчивостью, чтобы у него была возможность часто делать перерывы. Кому-то легко даётся общение? Пусть больше взаимодействует с клиентами.
Первое время вы наверняка будете принимать немало ошибочных решений. Этого не стоит бояться — тут нет универсальных инструкций, подходящие варианты придётся искать через эксперименты. В итоге эта стратегия окупится: атмосфера в команде улучшится, а работа начнёт выполняться быстрее и качественнее.
Начните ставить более реалистичные цели
Бывает, что люди часто концентрируются не на том, сколько они на самом деле могут сделать за период времени, а на том, сколько они должны сделать согласно своим представлениям о продуктивности.
Если амбиции оказываются выше возможностей, то это приводит к неприятным последствиям: депрессивным проявлениям, снижению самооценки, повышению тревожности. Многие живут в таком режиме годами, не осознавая этого.
Ровно то же может происходить и с бизнесами. К примеру, руководитель регулярно назначает больше задач, чем команда может выполнить к дедлайну, сроки раз за разом срываются, боевой дух в коллективе падает. Если вы замечали подобное в своей компании — задумайтесь, насколько здраво вы оцениваете работоспособность сотрудников.
Возможно, лучше ставить более реалистичные дедлайны. Посмотрите, в какие сроки команда обычно выполняет задачи, и отталкивайтесь от этих данных. Добавьте ещё 15-20 процентов времени на исправление ошибок и непредвиденные сложности. Баланс между тем, чтобы подстраивать сроки под команду, и тем, чтобы заставлять её уложиться в дедлайны, сложно найти, но оно того стоит.
Снизьте объём работы
Серьёзная мера, но необходимая, если сотрудники часто перерабатывают и не укладываются в сроки. Это кажется контринтуитивным, но если люди меньше загружены тасками, то их продуктивность выше.
Завал на работе — плохой мотиватор и одна из главных причин выгорания. А выгоревший работник хуже справляется с задачами. Берите меньше проектов и клиентов — сначала доходы могут снизиться, но в долгосрочной перспективе вы только выиграете. Сотрудники смогут лучше концентрироваться на работе, её качество возрастёт, а с ним и довольство клиентов.
К тому же, так вы создадите более комфортные условия для подчинённых. Это тоже важно для их здоровья: Всемирная организация здравоохранения подсчитала, что переработки убивают примерно 750 тысяч человек в год.
Планируйте и приоритезируйте
Составьте план на неделю или месяц. Запишите, какие проекты нужно выполнить за это время, из каких задач они будут состоять. Отсортируйте задачи по степени важности и распределите по членам команды. Для удобства можно использовать систему менеджмента канбан — например, доску Trello.
Списки дел с чётко обозначенной приоритетностью и сроками облегчают сотрудникам выбор задач. Гора тасков может давить на человека, а неочевидные приоритеты — вызывать паралич выбора и прокрастинацию. Чем больше контекста о работе есть у подчинённого, тем лучше он понимает, какие у компании сейчас цели, как их достичь, и что зависит именно от него.
Минимизируйте многозадачность
Считается, что многозадачность повышает продуктивность. Звучит логично: если ты делаешь несколько вещей одновременно, то потратишь явно меньше времени, чем если делать их по одной. Но, как показывают исследования, это справедливо только для определённых профессий и только в особых условиях.
Для большинства людей частое переключение между задачами приводит к снижению продуктивности. Приходится чаще отвлекаться, каждый раз заново погружаться в контекст — и эти минусы перевешивают плюсы. Помогите сотрудникам организовать рабочий процесс так, чтобы не нужно было выполнять несколько дел одновременно.
Проследите, чтобы работники точно знали, на чём нужно концентрироваться в данный момент. Избегайте ситуаций, когда на одного человека падает сразу несколько задач одинаковой важности. Не забудьте, что принимать звонки — тоже отдельное занятие, как и составление документов, и установка софта, и замена картриджа в принтере.
Конечно, совсем избежать наслоений дел не получится, но чем меньше их будет, тем больше вырастет продуктивность.
Автоматизируйте
В каждом бизнесе есть повторяющиеся процессы: составление договоров, подготовка чеков, оформление доставок, заполнение документации. Они несложные и типовые, но всё равно увеличивают нагрузку на сотрудников и заставляют отвлекаться от непосредственных обязанностей ради монотонной работы.
Многие из этих процессов можно автоматизировать. Часть наверняка покрывается функциями вашей CRM — досконально изучите её меню и опции. Для работы с документами, таблицами и текстами можно использовать макросы — они есть, например, в Word, Excel и «Google Таблицах». Даже создание шаблонов для разных типов файлов с общим доступом поможет сэкономить время и силы.
Чат-боты могут взять на себя приём и распределение клиентских запросов. Так, решения от Telegram и Вконтакте бесплатны и легко настраиваются без навыков программирования.
Административную работу, которую никак не поручить программам, можно включать в расписание сотрудников. Отводите для неё специальное время, чтобы подчинённым не приходилось прерывать рабочий день ради бюрократии.
Отрефлексируйте своё поведение
Менеджер несёт ответственность в том числе и за негативные аспекты рабочего процесса. Если вам кажется, что нагрузка в коллективе распределяется неэффективно — проанализируйте не только деятельность сотрудников, но и своё поведение.
Например, если вы часто прибегаете к микроменеджменту, то это может давить на работников, повышать их тревожность и способствовать выгоранию. Задумайтесь, какую атмосферу вы создаёте в команде. Комфортно ли людям находиться на работе? Ощущают ли они себя ценными сотрудниками?
Ещё одна черта руководителя, которая может приводить к неравномерной нагрузке в отделе — нерешительность. Когда менеджер не знает точно, за какой проект взяться в первую очередь, к какому подрядчику обратиться или какие сроки выставить для задачи, то это влияет на всю команду.
Так как все эти вопросы всё равно кто-то должен решать, то сотрудникам приходится самим выполнять функции менеджера. У команды размывается фокус, цели становятся неясными. Работать в таких условиях сложнее — ты перестаёшь понимать, чего от тебя ждут, к чему коллектив стремится и сможет ли он этого достичь.
Похожие проблемы может вызывать и забывчивость руководителя. Трудно быть продуктивным, когда менеджер регулярно игнорирует запросы и забывает собственные решения и указания. Держать руку на пульсе — его обязанность. Когда она ложится на плечи сотрудников, то увеличивает их напряжение.
Лучший способ справиться с такими проблемами — поговорить с психотерапевтом. Вы не только станете лучше как менеджер, но и увеличите продуктивность всей команды.