Цифровой этикет - как перестать быть колхозником в бизнес-общении

Каждый из нас получал нелепые или неаккуратные сообщения от работников или подрядчиков, которые снижали наше мнение о них как о профессионалах. Неприятно не получить крупный заказ из-за никнейма в социальной сети, который вы установили в 13 лет, либо из-за не вовремя отправленного сообщения. Если вы хотите расти в масштабе клиентов и задач, с которыми вы работаете, необходимо изучить цифровой этикет. В статье рассказываю основные принципы.

Данная статья - текстовая выжимка из выпуска подкаста с Никитой Прохоровым, соучредителем Reputation House (Дубай, Гонконг), Cидорин Лаб, Reputation Lab. Полную версию интервью вы можете послушать в Youtube или Яндекс.Музыке.

Большинство из нас при общении с важным инвестором, потенциальным работодателем или крупным клиентом инстинктивно будет стараться экономить его время, общаться короткими, но полными смысла фразами, не перегружать контрагента лишней информацией.

Однако, если применять аналогичный подход вообще для всех, с кем вы общаетесь, вы можете заметить, что отношение к вам, как к профессионалу и эксперту, вырастет, а количество “глупых ситуаций” и “совпадений”, из-за которых вас, например, не взяли на работу, резко снизится.

Цифровой этикет - это культура общения в сети. На просторах РФ и СНГ данный термин появился недавно и понемногу набирает оборот. Пик интереса приходится на деловой сезон - весну и осень.

В крупных компаниях со старта карьеры сотрудников обучают корректной коммуникации, порядку в голове, на компьютере и рабочем месте. Любой человек, прошедший такую школу, по неким маркерам в ваших сообщениях, социальных сетях, файлах и времени отправки сообщений, видит ваши ошибки и по ним может принимать решение о продолжении работы.

Ниже рассмотрим советы по основным блокам цифрового этикета, которые страдают у большинства экспертов и предпринимателей.

Многие эксперты с технических областях крайне неохотно занимаются своей “упаковкой” и самопрезентацией. Им может показаться это не относящимся к их деятельности, ведь “ценить их должны за их ум, а не красивую картинку”.

Но в глазах работодателей, инвесторов и клиентов, которые вас не знают, отсутствие самопрезентации не дает понять, насколько хороший вы специалист и интересный человек.

Чтобы стать высокооплачиваемым профессионалом, необходимо иметь набор навыков:

1. Сильную экспертизу в основном вопросе

2. Базовое понимание в смежных областях

3. Красивую упаковку (в том числе одежду, технику, внешний вид) и самопрезентацию

4. Умение продавать

5. Умение коммуницировать с любым уровнем контрагентов

6. Порядок на рабочем месте и на компьютере

Для краткой и емкой презентации себя, заготовьте “30 second elevator pitch” (30-секундной представление себя на случай, если вы встретились со своим инвестором в лифте). Поисковые системы и Youtube дадут вам ответ на то, как это сделать.

Питч без готовой презентации и зазубренного текста после просмотра фильма про основателей стартапов, которые так делали, снижает вероятность получения инвестиций в ваш проект. Проработка слайдов и репетиция даст вам фору перед вашими конкурентами.

Внимательно изучайте требования к предоставлению материалов - в каких форматах они должны быть, какого объема, что содержать. Во многих организациях, особенно, связанных с государством, предоставление материалов не по формату ведет к автоматическому отклонению заявки.

Многие из нас создавали аккаунты еще в школьные годы и не планировали использовать их как рабочий инструмент (да и чем будем заниматься не знали).

В итоге, когда вам пишет Генеральный Директор Михаил Антонов (имя вымышлено, все совпадения случайны) с предложением заключить крупный контракт, а при запросе его ФИО в Яндексе, вы видите профиль с никнеймом NagiB4TOR666 и дискридитирующими постами от 2012 года, желание работать с ним резко снижается.

В РФ аккаунт в социальной сети считают личным пространством. На Западе же партнеры могут изучать его на много лет в прошлое.

Важные моменты, которые необходимо сделать в соц. сетях:

1. Закрыть все неактуальные аккаунты.

2. Удалить посты, которые могут показаться слишком эмоциональными, грубыми, детскими.

3. Никнейм сменить с sexykatya на нейтральный с именем и фамилией

4. Комментарии с вашего аккаунта тоже видны. Либо не пишите дискредитирующей информации, либо заведите для этого фейк)

5. Внимательно относитесь к тому, что репостите

Даже при том, что повседневное общение полностью перешло в мессенджеры, Email до сих пор является основой для деловой коммуникации и передачи документов.

Используйте корпоративные емейлы с своим ФИО, а не созданные одновременно с социальными сетями личные аккаунты.

Тема письма должна быть четкой, содержать название клиента и конкретный вопрос, про что вы сейчас общаетесь. При смене обсуждаемого вопроса, либо разделение его на несколько, создавайте новые ветки сообщений и соответствующими темами и участниками. Не стоит бездумно использовать “Ответить всем”, если письмо больше не касается кого-то из получателей. Но важно указать в письме, что вы исключили кого-то из получателей.

Наименования файлов не должны быть общими формата “отчет (3).docx”. В названии используйте клиента, конкретику по содержанию и период, к которому относятся данные. Пример нейминга: “Отчет по контекстной рекламе site.ru за июнь 2023 года.docx”. У некоторых компаний есть стандарты по неймингу, вы можете узнать их у контрагента и предоставлять ему файлы сразу в удобном для него формате.

Подпись должна содержать ваше ФИО, должность, компанию.

Автоматически добавляемые от Email-программ строчки вроде “Отправлено с IPhone” может показаться контрагенту маркером низкой компьютерной грамотности неумением настройки программ под себя. Особенно странно получать такие сообщения от высокоранговых руководителей.

Обязательно в конце письма добавляйте Call-to-Action, в котором указывайте, каких действий вы ждете от собеседника. Сообщения без Call-to-Action могут проигнорировать.

Единый шрифт для всего документа - норма для большинства крупных компаний. Выберите один стандартный шрифт и проверяйте, не добавили ли вы фрагемент в Times New Roman к документу c Arial при вставке. Советую использовать функцию “сохранить только текст”, либо использовать буфер в виде Notepad, чтобы сбросить форматирование с добавляемого текста.

Не используйте более 3х разных размеров шрифтов в тексте. В идеале - 2 с разницей в 4pt. Например, заголовки 14 шрифтом, а текст - 10. Отступы во всем документе должны быть одинаковыми.

Используйте колонтитулы и нумерацию страниц для удобства чтения документов.

Проверьте метаданные, чтобы в них не было лишней информации.

До сих пор регулярно вижу подобное оформление презентаций:

Рекомендую изучить другие подходы, например, стиль презентаций McKinsey. Для этого достаточно посмотреть 10-минутное видео Евгения Котова.

Особое внимание уделите заголовкам (не только в презентациях, но и в других файлах). Основная цель заголовка - кратко дать выжимку того, что сейчас будет на слайде или в разделе.

Внедрение таких подходов улучшит восприятие ваших презентаций как профессиональных, даже без улучшения дизайна.

Кроме того, сейчас на рынке есть несколько известных онлайн-школ, предоставляющих обучение по подготовке современных презентаций.

Крайне рекомендую освоить этот навык, так как он понадобится вам на всех ступенях карьеры и предпринимательской деятельности.

Будьте готовы всегда включить видео во время созвона через Zoom или Google Meet.

Проверьте, что фон вашего видео приятен - нет завалов предметов, проходящих мимо людей и животных, отслаивающихся обоев и мебели из 1980-х. Если условия не позволяют показывать то, что происходит за вами, переместитесь спиной к стене, используйте замыливание изображения или виртуальный фон.

Обеспечьте хорошее освещение. При необходимости, докупите источники света. В Youtube много роликов по правильной расстановке.

Старайтесь не использовать камеру ноутбука. В ней вы смотрите на контрагента сверху вниз, а на фоне виден потолок. Советую приобрести качественную 4k-вебкамеру и проводить официальные созвоны только с ней.

Регулярно проверяйте наушники, не испортился ли микрофон. У меня была ситуация с Apple Airpods, когда я только через 2 недели понял, что проблема с микрофоном одного из наушников.

Если вам необходимо демонстировать экран, заранее наведите порядок на рабочем столе, отключите ненужные приложения и всплывающие уведомления мессенджеров.

Наводить порядок нужно и на телефоне - избегайте ситуаций, когда у вас заканчивается память, предпринимайте меры для таких случаев заранее.

Во время встречи не увлекайтесь, сначала обсуждайте основной вопрос, ради которого вы собрались. Модерируйте созвон, если этого не делает другой участник.

Выход на мировой рынок из РФ окутан большим количеством мифов. Однако, с точки зрения технологий, технической подготовки, квалификации сотрудников, функциональности и удобства использования предоставляемых решений, наши компании ничем не уступают Западу или Востоку.

При этом на Западе есть стереотип о славянах, что они грубые и не умеют общаться. Зачастую наши соотечественники невольно подтверждают его, хоть и не намеренно.

Чтобы не попадать в неудобные ситуации и лучше выстраивать коммуникацию с зарубежными коллегами, достаточно подготовиться и изучить культурный код (нормы, стандарты и предпочтения в общении) той страны, с которой вы работаете.

Пример: в РФ считается нормальным устраивать холивары в комментариях (привет, комментаторы VC), при этом продолжать общение с этим же человеком в повседневной жизни.

В Азии же если вы резко назвали кого-то в комментарии в интернете, то это считается прилюдным оскорблением и человек может перестать с вами общаться.

В статье мы разобрали далеко не все ситуации, которые часто встречаются при коммуникации через интернет, но они помогут вам начать изучать цифровой этикет и зададут направление для улучшения своего образа для контрагентов.

Если тема актуальна и вы хотите еще советов, напишите об этом в комментариях и вы запишем с Никитой (или другим спикером) вторую часть, а также подготовим чек-лист с требованиями цифрового этикета для РФ.

Полную версию интервью вы можете послушать в Youtube или Яндекс.Музыке.

Понравилась статья и вам актуальна полезная информация по маркетингу и рынку digital? Подписывайтесь на мой Telegram-канал, в котором я даю выжимки выпусков подкаста “Системный маркетинг”, а также актуальную информацию по продвижению бизнеса в интернете.