Как распланировать в Google-календаре всё на год вперёд: работу, тренировки, личные дела и даже скуку

Календарь — мастхэв в планировании. Главное научиться правильно с ним работать. Я уже более двух лет веду рабочие и личные дела в связке Google-календарь + ToDoIst. Стал больше успевать и спокойнее жить. Делюсь своим методом.

Привет! Я, Руслан Шапиев, куратор в онлайн-школе PMCLUB.

Когда наваливается много дел, без планирования не обойтись. Начинает всё гореть. Раньше я работал в авральном режиме: мне без конца прилетали новые таски, я пытался их как-то разгрести «здесь и сейчас». Это выматывало. Не хватало сил на действительно важные задачи и на себя самого.

И вот, выгорев второй раз за 3 года, я решил поменять подход к планированию.

Изучив разные методы, остановился на градиентном планировании. Оно понятное и системное (а главное — комфортное, так как предлагает снижать нагрузку к концу дня):

Градиентное планирование больше подходит для топ-менеджмента, нежели линейного менеджера и специалиста, так как позволяет подстраивать время под себя.

При создании своего подхода мне помогло видео из блога «Просто Глеб».

Далее, отталкиваясь от градиентного принципа, я выстроил по часам распорядок дня. Вот как он выглядел:

Подход перекликается с методом Брайана Трейси «Съешь лягушку», когда самое важное и сложное дело вы ставите в приоритет и выполняете, пока полны сил с утра. Обычно самая сложная работа — это планирование проекта, формирование стратегии развития компании, подготовка к пресейлу или защите проекта. Для таких задач нужна максимальная концентрация.

Между ключевыми делами и менее приоритетными я вставлял в календарь блок с обязательными активностями: дейли, встречи, ответы на сообщения. На это могло уходить 1,5 часа. Далее — большой перерыв на тренировку и обед, а затем, когда уже немного восстановился, можно приступать к менее приоритетным задачам.

После этого выделял целый час для «скуки». В это время вы ничем не заняты, просто отключаетесь, например, смотрите в окно и размышляете о чём-нибудь, делаете лёгкую зарядку. Однако голова всё равно работает и обдумывает решения: просто переключение помогает избежать замыленности взгляда.

После можно разобрать рутинные задачи и не забыть правильно отдохнуть: сходить на массаж, прогуляться, заняться личным.

Ближе к ночи учился и курировал курсы.

Также в календаре можно заметить разрывы в полчаса — это буфер на случай, если что-то затянется.

Итого выходило 6,5-7 часов работы в день, 35 часов в будние + 5 часов разбивал ещё на субботу или воскресенье при необходимости. Такой распорядок позволяет быть на связи с 7:30 утра и до 8 вечера, при этом успевать заниматься своими делами и не выгорать.

Второй вид планирования лучше встраивается в фиксированный график, например, если вы работаете по классике 5/2 с 9:00 до 18:00. Строим то же градиентное планирование, но с некоторыми изменениями.

При таком графике и планировании всё внимание сосредоточено на команде. Поэтому планирование, решение любых вопросов по проекту от собеседований до технических митапов у меня в приоритете в начале дня.

Однако я могу начать работать и в 8:40 в зависимости от загруженности. Если сегодня жесть и «надо вывозить», сокращаю время на завтрак. Или вечером вместо похода в тренажёрный зал решаю срочные вопросы с командой.

Все задачи с 15:00 до 17:00 тоже приоритизирую по принципу градиентного планирования: 1 сложное дело, 2 менее важных и сложных, 3 простых рутинных задачи.

Далее готов решать вопросы, которые накопились за моё отсутствие.

Получается 40 рабочих часов в неделю при графике 5/2 с 09:00-18:00. В выходные я не работаю. В субботу ничего не планирую и могу спокойно отдыхать.

При таком графике я могу спокойно заниматься своими делами с утра и вечером после 18:00. Конечно, могу отклоняться от этого идеального плана. И отклоняюсь часто, но стараюсь соблюдать приблизительные временные окна.

Я прошиваю календарь на год вперёд каждый февраль, когда рабочий темп уже устаканился и насыщенные декабрь-январь закончились. Выделяю в каждом дне слоты под рабочие сессии и под личные дела (обед, тренировки и подобное).

Это не супержёсткая система. Наоборот, я всегда работаю с календарём и смотрю, как лучше оптимизировать время и что можно изменить.

Например, недавно посчитал, что трачу на английский 3,5 часа в неделю. Так как я достиг нужного уровня, то могу раз в две недели отказываться от одного занятия. А освободившееся время потратить для других задач. Или, допустим, вижу, что во вторник запланировано много срочных и важных созвонов, тогда другие задачи, вроде корпоративного обучения, могу сдвинуть на среду.

В идеале стоит поделиться календарём с руководителем и командой, чтобы те видели, когда на вас можно рассчитывать на встречах, а когда вы сконцентрированы на рабочих процессах — и какие-то активности лучше планировать на другое время.

И при свободном, и при строгом корпоративном графике есть 3 правила:

Правило 1. Начинайте рабочий день всегда с одного и того же времени. Это дисциплинирует, вырабатывает привычку и позволяет работать последовательно, без перекосов.

Правило 2. Приоритизуйте задачи по принципу: 1 сложное и самое важное дело, 2 задачи менее важные и сложные и 3 рутинные таски. При этом не приступайте к следующим, пока не закончите самые важные.

В чём профит: вы не будете откладывать важное на потом, а будете решать задачи постепенно.

Правило 3. Планируйте созвоны общей длительностью не более двух часов. Это могут быть две встречи по часу или четыре — по полчаса. Так вы сосредоточитесь на главном и не рассеете внимание.

Даже когда весь день распланирован, бывает сложно сфокусироваться. А это важно, если мы не хотим двигать график и откладывать работу.

Метод Pomodoro

Для концентрации я использую технику Pomodoro. В классическом варианте она выглядит так:

И так всего 4 цикла, а затем большой перерыв.

В моём случае это 1 час концентрированной работы, 10 минут на то, чтобы переключиться, отдохнуть, проверить мессенджеры и рабочую почту.

Прогулка на свежем воздухе

Прогуляться по улице пешком — мой ежедневный мастхэв наряду с тренажёрным залом. Отлично разгружает голову и расслабляет, и я снова могу эффективно работать дальше.

Отключённые уведомления

Внезапный пуш на телефоне может сбить концентрацию и рабочий настрой. Поэтому у всех устройств я выключаю уведомления и ставлю на беззвучный режим. На экране никогда не всплывают ни мессенджеры, ни почта, ничего.

Для всех, кто чувствует, что не успевает жить. Такой метод планирования не сократит ваши рабочие часы, но сделает время более осязаемым. Так, если раньше работа расползалась по всему дню, а вечером не оставалось сил ни на что, кроме скроллинга ленты новостей в телефоне, то подобное планирование может помочь найти баланс.

Расскажите в комментариях, как вы планируете свой день! Обменяемся опытом.

К слову про время: вечерами я курирую большой курс по управлению проектами. Там всё не менее системно, чем в моём тайм-менеджменте. Приходите, расскажем всё от и до.

PMCLUB — онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов. Мы учим грамотно управлять и не срывать дедлайны, оценивать ресурсы и работать с рисками. Подписывайтесь на нас на vc.ru, в Telegram и на LinkedIn.

#таймменеджмент #продуктивность