Вы неправильно ставите задачи в 90% случаев. И вот почему

Привет, vc.ru, на связи Алексей Шеин, руковожу отделом маркетинга в «Мастерской цифровых решений». Сегодня поговорим об эффективной постановке задач.

Часто ли с вами случалось, что задача, которую вы ставили, выполнялась формально или не закрывалась вовсе? Например, вы обсудили с коллегой, какой нужен отчет и к какому сроку, а в назначенный день получили не тот результат. Время потеряно, отчет нужен к совещанию с заказчиком — и вы бросаетесь переделывать работу. Или в телефонном разговоре попросили сотрудника исправить опечатку на сайте, а через месяц случайно обнаружили, что ничего не изменилось.

Что в таких случаях думают люди?

«Какой же он невнимательный!»

«С исполнительностью у нее так себе...»

«Господи, да задача на 2 минуты, в чем проблема сделать?»

Появляется ощущение, что кто-то работает спустя рукава и безответственно относится к поручениям. Но не спешите с выводами. Думать, что кто-то глупее или безответственнее — удобная позиция, это легко и снимает ответственность за процесс. А еще позволяет почувствовать себя героем: «Да я сейчас сам возьму, все классно сделаю!». Но куда сложнее копнуть глубже и разобраться в причинах. А их может быть много, помимо банальной невнимательности. Например, человек неправильно понял задачу, принял ее за рекомендацию или отложил выполнение, потому что перегружен срочными делами.

Тем не менее от этого не легче — результат-то остался прежним: задача не выполнена. Это болезненная и актуальная тема, на одном только VC нашлось 2819 статей с упоминанием фразы «постановка задач».

Уметь ставить задачи тоже навык, и его надо тренировать. Это особенно актуально для руководителей. Ниже привожу 5 основных пунктов, на которые обращаю внимание при постановке задач.

Это первый вопрос, который нужно задать себе. Допустим, в вашем арсенале есть несколько сотрудников. Вы хорошо знаете их сильные и слабые стороны. Исходя из этого можно выбрать оптимального кандидата. Скажем, у вас есть два разработчика: один тимлид, другой миддл. Первый не сможет быстро сделать задачу — у него хватает поручений. Да и в целом, задача для него слишком простая. Нет смысла тратить часы дорогого специалиста на такие вещи. А миддл разработчик тоже сможет закрыть задачу, хотя «чистыми» у него уйдёт больше часов, чем у тимлида. Но эта разница покрывается тем, что старший специалист вряд ли быстро доберется до задачи.

Или другая ситуация: вы попросили event-менеджера разработать таблицу со сквозной аналитикой и сложными формулами. Но это оказалось пустой тратой времени. Он мог бы в два счета организовать проведение вебинара и подготовить речь, а вместо этого месяц мучал excel.

P.S.: Этот подход хорошо прижился среди дизайнеров. Например, в компании может быть отдел дизайна. В большинстве случаев арт-директоры точно знают, что одному лучше дается UX, другому UI, третий же отлично справляется с разного рода рекламными материалами. Наверное, дело в том, что с дизайном быстрее понимаешь, у кого какие склонности. Визуальный опыт легче «усваивается», чем абстрактные вещи типа анализа рекламных кампаний. Но все же хорошо бы внедрить этот тренд в работу со всеми специалистами.

А теперь немного шок-контента. Неэффективные менеджеры годами скрывали правду! Оказывается, что…

Это аксиома. Если вы хотите, чтобы ваше поручение было выполнено, запишите его: в сообщении сотруднику, в документе, а еще лучше в трекере задач. Преимущества использования специального ПО:

Ну и тот неловкий момент, когда руководитель на ходу строчит поручение в мессенджере, а Т9 добавляет в рабочие будни перчинку:

Уверен, многие тут понимают важность подробного описания. Но спешку никто не отменял, задач много, расписывать каждую в текстовом формате — отдельный круг ада. Я вижу один выход: использовать трекеры, где есть функция голосового ввода текста. Упомянутый на скриншоте EASY TASK — наша разработка, в основе которой лежит сотня таких сообщений и ситуаций, как слева. Можно обойтись и голосовым вводом или специальными сервисами типа SpeechPad, VoiceNote, Voice Notepad. Но это лишь половина решения: задачи все равно придется вручную переносить в трекер.

Если поручение сложное, предварительно обсудите его с исполнителем и зафиксируйте ключевые моменты: разбейте выполнение задачи на этапы и пропишите чек-лист, которым будет руководствоваться сотрудник. А если кажется, что задача несложная, то после брифинга специалиста спросите, все ли ему ясно и насколько объемна эта задача. Тут-то и вскрывается разница восприятия и опыта. То, что для вас задача на 40 минут, для него — на 1,5 часа. Причины разные: специалист видит детали, на которые уйдет время, но которые не очевидны автору задачи. Хрестоматийная ситуация для связки клиент-подрядчик. Или, например, есть несовершенство в процессе, из-за которой срок выполнения сдвигается.

Сюда относится умение формулировать так, чтобы вас поняли с первого раза. Для этого полезно держать в голове три вопроса:

Поговорим подробнее о каждом.

Что нужно сделать?

Описать задачу конкретно и подробно — уже полдела.

Прочувствуйте разницу между этими формулировками:

Первое поручение звучит абстрактно и необязательно, а второе имеет все шансы быть выполненным.

Как нужно сделать?

Вопрос, которым задаются все уважающие себя руководители при постановке задач. Пришлите пример аналогичной работы, расскажите, что можно улучшить и к кому обратиться с вопросами. Например, «Таня, прикрепляю пример прошлогоднего отчета. В новом пропиши другую формулу для расчета KPI (спроси у Виктора Новикова) и актуализируй список сотрудников (обратись к Виктории Ивановой)».

Референсы и опорные материалы помогают быстрее выстроить общее видение цели. Не пожалейте на их поиск времени там, где у вас есть четкое видение процесса и результата.

Какой должен быть результат?

Конкретизируйте, что вы хотите получить в итоге и почему именно такой результат. Например, если просите подготовить презентацию для выступления, расскажите, где выступаете, кто слушатели и что даст компании успешное выступление. Так сотрудник будет вовлечен в общую задачу.

Есть еще один прием: убедите сотрудника, что кроме него (а часто так и бывает), никто не сможет так классно решить этот вопрос. И коллеге приятно, и вы получаете мотивированного сотрудника, который стремится выполнить свою работу наилучшим образом.

В компаниях часто случаются небанальные истории некорректного исполнения поручений, отчасти дело как раз в том, что мы не оговариваем будущий результат. И я до сих пор не всегда знаю, как это предотвратить.

Вот такая непростая штука конкретизация результата.

Задача без дедлайна может провисеть невыполненной и год. Не буду здесь давать каких-то советов или подробно раскрывать вопрос дедлайнов — это тема отдельной статьи, да и много кто уже сделал это. Вместо этого оставлю свой подход: всегда ставить конкретную дату, к которой работа должна быть сделана, а когда дедлайн подойдет, проверить результат.

Знаете, как с вероятностью 99% демотивировать сотрудника? Дать ему работу, которую никто не проверит и не оценит. Например, коллега трудится над составлением регламента, отправляет готовый документ, а в ответ — тишина. Человек ждет день-два и потом начинает мучиться мыслями: «А вдруг руководитель недоволен моей работой? А что, если он не ценит меня как специалиста?»

Есть начальники, которые молча принимают хорошо сделанную работу и дают обратную связь только тогда, когда им что-то не нравится. Это нормально и, с одной стороны, логично. Задача готова, вот результат, работаем дальше, не теряем времени. Но для исполнителя это не всегда очевидно. Сотрудник может написать 5 хороших регламентов, и они останутся без ответа, а в ответ на шестой руководитель разразится критикой. И вот у исполнителя уже складывается впечатление, что им все время недовольны, что с ним что-то не так.

Проверять задачу стоит в идеале в течение пары дней после исполнения. Обратная связь тоже важна. Честно сказать сотруднику, что вам понравилось, а что требует доработки куда лучше, чем переделывать самому или ждать, пока коллега сам поймет, что не так.

На первый взгляд, кажется, что правильная постановка задач отнимает слишком много времени. Но посчитайте, сколько времени сэкономите, если сотрудники не будут отвлекать вас от дел уточняющими вопросами, а результат устроит и не придется строчить замечания или переделывать работу.

У работы с постановкой задач есть еще один плюс. С ее помощью вы приводите компанию и сотрудников к единым стандартам, создаете общий рабочий язык, который понятен и удобен команде.

Делитесь в комментариях вашими подходами к планированию 👇

#тасктрекер #управлениепроектами #удаленнаяработа #easytask #планированиезадач #постановказадач