Как снять с себя груз незаконченных дел: приручаем эффект Зейгарник

Привет. Меня зовут Марина. Это моя вторая статья для блога Сингулярити. В первой я рассказала про ошибку планирования – склонность людей преуменьшать количество времени, необходимое на выполнение задачи. В этой расскажу, как уменьшить количество стресса из-за дел, которые мозг считает незавершенными.

Я заметила, что у меня постоянно копятся незаконченные дела. И сколько бы я ни старалась завершать такие задачи, список только разрастался. Десятки невычеркнутых пунктов постоянно напоминали о себе, я хваталась за одно, не успев закончить другое. Это здорово напрягало и не позволяло работать продуктивно.

Изучая вопрос более подробно, я наткнулась на эффект Зейгарник — это склонность запоминать незаконченные дела и стремиться их завершить. Закрытые задачи при этом быстро забываются. На первый взгляд это удобно — в голове есть встроенная «напоминалка» о том, что еще нужно сделать. Но на деле эффект Зейгарник может принести много проблем, если его не контролировать и не обращать себе на пользу.

Основа эффекта Зейгарник в нелюбви нашего мозга к незавершенности — ему буквально не по себе от подвешенных в воздухе процессов и оборванных на середине задач. «Заканчивать дела — это здорово! Как хорошо, что мой мозг пытается мне с этим помочь» — скажет любой человек, и будет не совсем прав. Он действительно пытается, но выходит так себе.

Человек не просто помнит задачи — они давят на него со всех сторон, съедая ценный ресурс внимания и концентрации. Каждое дело перетягивает одеяло на себя, пытаясь заставить себя закончить. В итоге в голове целый хор из задач, каждая из которых кричит и дергает за рукав. Это как работать в комнате, полной очень надоедливых людей, и все они одновременно и срочно чего-то от тебя хотят. Ситуация совсем не способствует продуктивности.

Логично было бы в такой момент пойти отдохнуть, но и это не поможет. Процесс бессознательный, отключить силой воли его нельзя. Можно, например, лежать в ванне после работы и категорически не желать думать ни о каких отчетах и дедлайнах, но они всё равно будут отвлекать. Чаще всего человек даже не осознает, что думает о работе, а просто испытывает беспричинное внутреннее напряжение.

Хорошая новость, проверенная личным опытом: становиться трудоголиком, чтобы успокоить мозг не нужно. Как раз наоборот — чем больше будешь хвататься за все подряд задачи, тем меньше концентрации и сил останется.

Выход из замкнутого круга эффекта Зейгарник лежит в разнице понятий. Ты и твой мозг имеют разное определение для слова «завершить». Чтобы разгрузить свою «оперативку», нет необходимости полностью заканчивать все дела. Достаточно выгрузить их вовне и дать установку, когда и как ты справишься с каждой задачей. Важно именно разобраться с делами, а не довести каждое до финала.

Покажу на собственном примере. Мне дали несколько задач: подготовить отчет за месяц, провести интервью с клиентом, сделать презентацию. Каждая задача сама по себе состоит из мелких этапов — договориться о дате, сделать черновик, подготовить вопросы, выгрузить данные и т.д. Если я не выписываю эти задачи, то они просто крутятся у меня в голове, я хватаюсь то за одно, то за другое. Сделать всё за один день не получится, я это понимаю, но после работы уже как-то не могу уйти в полноценный отдых и отвлечься от работы.

Вы, наверное, уже задались вопросами: Как облегчить себе жизнь? Как ты с этим справилась?

Рассказываю.

1. Для начала я выписываю все задачи и разбиваю их на пункты. Тут не надо стремиться к идеалу — главное, выгрузить ворох дел на внешний носитель и понимать, что нет ничего страшного, если что-то пропущу. Можно записать от руки в блокнот, можно в специальное приложение. В предыдущей статье я рассказывала о сервисах планирования, поэтому продолжу на примере SingularityApp:

2. Из списка задач и подзадач выделяю те, которые зависят от других людей. Например, интервью с клиентом без него не проведешь. Планы и действия другого человека неизвестны заранее, поэтому здесь мозг может «подвисать» на эффекте незаконченности.

Важно не брать на себя ответственность за то, что не всегда зависит от меня. Клиент может внезапно уехать в отпуск, а коллега отложить проверку презентации. Поэтому я стараюсь формулировать задачи с позиции моей ответственности.

К примеру, иногда вместо «провести интервью с N» я лучше поставлю себе цель «договориться об удобном времени», «написать N про интервью».

Когда я выполняю задачу, сформулированную в таком ключе, мозг помечает ее законченной — свою часть я сделала, дальше уже зона решений другого человека.

3. Классифицирую задачи, пометив их опознавательным знаком. Это может быть пометка по уровню сложности или по приоритету. Таким образом, будет понятно, за какие задачи и в какой момент надо будет браться.

4. Определяю сроки для каждой задачи. Дедлайны отлично справляются с эффектом Зейгарник. Как только я отвожу конкретный срок для дела, оно тут же переходит в разряд тех, о котором уже позаботились. Задаче нет смысла беспокоить меня в свободное время — у нее уже есть свой слот.

Дедлайны можно корректировать, ведь я устанавливаю их для себя, а не для других. Моя основная цель — выделить отрезок времени, в который я точно буду заниматься задачей, однако совсем необязательно тут же ее и закончить. Не нужно забивать мелкими и крупными задачами один день, такое планирование не убережет от беспокойства и давления.

5. Устанавливаю напоминания для важных дедлайнов. Попытка удержать в голове все горящие сроки занимает слишком много оперативки лично моего мозга. Может у вас и получается хранить все в голове, но мне кажется, что проще переложить это бремя на планировщики. Там, вместе с выбором срока я обычно включаю напоминалки (или несколько, когда понимаю, что нужно перестраховаться) — они есть в любом календаре или планировщике, даже в приложениях, которые установлены на смартфон по умолчанию.

6. Каждый день подвожу итоги. В конце рабочего времени я всегда резюмирую, что удалось сделать, а что осталось на следующие дни. Для этого в большинстве планировщиков есть свои опции — вычеркнуть, отметить галочками, изменить цвет, или перенести задачу в столбик “Сделано”. Я часто использую последний вариант в приложениях-планировщиках. Например, в Trello для удобства можно сформировать списки с названиями “Сделать”, “В процессе” и “Сделано”.

Я очень люблю этот формат продвижения по задачам, потому что он позволяет не только отслеживать этапы работы, но и грамотно оценивать свою работу, не обесценивая усилия или перетруждаясь. В конце дня сделанные задачи можно удалить и подготовить список для нового рабочего дня. Главное, чтобы ничего не оставалось в подвешенном состоянии.

Такая последовательность действий при выполнении поставленных задач стала в какой-то момент моим спасением. Я стала меньше тревожиться и лучше отдыхать, а также разграничивать рабочее время и личное. Возможно, это не универсальное решение, но попытаться все же стоит.

И снова напомню о приметах времени. Возможно, к моменту, когда вы будете читать эту статью, какие-то из упомянутых решений будут недоступны в России. Надеюсь, что все обойдется, но в любом случае из предложенных вариантов полностью российским, а значит — постоянно доступным — остается лишь Singularity. Ну и, конечно, всегда с вами будет проверенный временем способ — блокнот и ручка :)