Как мы организуем праздники в IT-компании

За много лет в «Рексофт» сложились необычные традиции празднования 23 февраля, 8 марта и других праздников. У истоков стояли студенты и молодые специалисты. Компания расширялась, приходили новые сотрудники, сохраняя и развивая эту культуру. Об этом сегодня и хотим рассказать.

Особенно необычно проходят гендерные праздники в нашем Воронежском центре разработки, в котором сейчас работают более 80 сотрудников. По сути, там царит студенческая атмосфера. Вся компания вспоминает доковидный Хэллоуин 2019 года, когда весь день по офису ходили зомби, вампиры и приведения.

Вот как на вопрос о том, как удается поддерживать такой задор, отвечает Леонид Казарцев, руководитель Воронежского центра разработки «Рексофт».

Подготовка праздника – это всегда совместное творчество, мозговой штурм. В ней участвуют все желающие: от отдела HR до сотрудников производства программного обеспечения и руководителя офиса. Каждый может предложить и воплотить свою идею. Единственное условие, вечеринку 23 февраля готовят девушки, а 8 марта – мужчины.

Однако есть практические советы и сроки, которых стоит придерживаться, чтобы все прошло успешно и не вызывало состояния паники. Разберем этапы подготовки в «Рексофт» на примере 23 февраля:

Мы начинаем подготовку праздника недели за 3-4 до дня Х. Обычно этого времени достаточно для реализации самых смелых концепций. Однако лучше начать еще немного раньше, если предполагается заказ необходимых для праздников товаров в зарубежных онлайн магазинах.

В корпоративном женском чате мы приглашаем всех желающих приять участие в организации. Так как в «Рексофт» праздники всегда тематические, мы предлагаем участникам чата написать варианты темы праздника, иногда этот этап остается до первой встречи. Также назначаются дата и время очного сбора для окончательного выбора темы и проработки концепции. На встречу приглашаются все желающие из чата.

Происходит на первой встрече организаторов. Количество предлагаемых вариантов обычно около 10: вспоминаются идеи, нереализованные в прошлые годы, некоторые девушки делятся «инсайдерской» информацией, о том какие темы могут быть интересны парням, от своих вторых половинок — у нас в компании много супружеских пар.

Как показал наш опыт, демократическое голосование при выборе темы не работает. Обычно выбираем в процессе обсуждения тему, наиболее отвечающую следующим критериям: она должна быть актуальна или интересна нашим коллегам, нетривиальна и, самое главное, реализуема.

За эти годы у нас были и гавайская вечеринка, и вечеринка хиппи, и многое другое. В 2018 году на волне большой популярности сериала «Игра престолов» мы подготовили праздник в стиле саги. А в 2020 году по иронии судьбы провели вечеринку в стиле постапокалиптического будущего.

Иногда мы долго выбираем из двух вариантов, и это, обычно, означает, что та из них, которая не будет выбрана, вероятно, будет обсуждаться, и найдет воплощение в следующем году. Как уже было сказано выше, наш праздник – это всегда тематическая вечеринка, причем вечеринка-сюрприз. Поэтому все, что происходит в рамках обсуждения, держится в строгом секрете.

Чаще всего уточнение концепции требует еще пары общих встреч, а также самостоятельной работы каждого из организаторов в зоне их ответственности.

В «Рексофт» сформировался своеобразный «регламент» праздника. Утром виновников торжества ожидает своеобразная welcome-зона: девушки (23 февраля) или парни (8 марта) в тематических костюмах предлагают сфотографироваться в фотозоне. Также мы организуем небольшой фуршет со сладостями и прохладительными напитками.

Основной праздник устраивается в конце рабочего дня, обычно это развлекательная программа и угощение, все обязательно в общем стиле праздника. Иногда отдельные элементы праздничной программы растягиваются на весь рабочий день. Например, в течение всего рабочего дня сотрудники соревнуются, выполняя тематические задания, а в конце дня перед праздничным столом оглашаются и награждаются победители.

Таким образом, всю концепцию можно условно разделить на три составляющие: визуальный ряд, развлекательная программа, меню.

Визуальный ряд – это декорации, костюмы, то, что больше всего остается в памяти. Обычно мы слегка декорируем все помещения офиса, но основной декор – это фотозона в холле рядом с входной группой. Мы принимаем решение: какие декорации нам нужны, как мы будем реализовывать нашу задумку, какие ресурсы нам понадобятся (ткань, бумага, картон, пенопласт, краски и пр.), также выбираем людей, которые будут отвечать за декорации. Костюмы обычно каждый организует для себя самостоятельно.

Развлекательная программа – основа праздника и элемент, требующий максимально напряженного мозгового штурма. Ведь это должно быть по-настоящему интересно нашим коллегам.

Важно определиться с общей концепцией программы: что это будет командные квесты, или личные соревнования, а, может быть, программа вообще не будет иметь состязательного характера. В последнее время мы уже несколько раз реализовывали концепции с большим количеством шагов, состязательных или просто развлекательных. Причина такой популярности состоит в том, что, во-первых, при помощи мозгового штурма можно придумать много разнообразных развлечений, состязаний, мастер-классов на самый взыскательный вкус, а во-вторых, каждый из желающих принять участие в организации сможет проявить свои таланты в их реализации.

Меню – составляющая, требующая наибольших материальных и наименьших интеллектуальных затрат. Мы стараемся, чтобы еда и напитки были также тематически обоснованы. На вечеринке в восточном стиле было много восточных сладостей, шашлык, фрукты, а на мексиканской вечеринке мы, естественно, ели буррито. Бывают темы, когда выбор блюд не так очевиден, здесь включаем фантазию. Например, гриль-меню отлично подходит к вечеринкам в стиле как «Игры престолов», так и «Постапокалипсиса».

Музыкальное оформление и фотографии – обычно подборки тематических треков в welcome-зоне бывает достаточно. А по поводу фото, нужно выбрать одного или нескольких фотографов, которые смогут снимать весь процесс праздника. Обычно в коллективе есть люди, увлекающиеся фотосъемкой, они с удовольствием берут на себя эту функцию.

В день, предшествующий празднику, мы просим мужчин не задерживаться в офисе, так как вечером декорируем помещения. На 23 февраля мы также просим наших коллег приходить на работу чуть позднее обычного, чтобы успеть нарядиться и подготовить фуршетный стол.

На этом приготовления окончены, начинается вечеринка. Мы считаем, что праздник удался, если от участия в нем получают удовольствие не только те, ради кого все затевалось, но и организаторы. Поэтому, можно сказать, что самостоятельная подготовка праздника это отличный способ поднятия морального духа команды, также для коллег – это прекрасная возможность проявить свои таланты и реализовать творческий потенциал.

В детстве и студенческие годы многие чем-то увлекаются, а со стартом карьеры на эти увлечения не всегда находится время при полноценном рабочем дне. Некоторые сотрудники весь год ждут праздников как возможности самовыразиться. Мы узнаем многое о людях, которые работают рядом с нами. Это сближает, делает коллег друзьями, командой, реализующей совместные творческие проекты. Так создается неформальная среда, которая хорошо сказывается на работе.

Непринужденной атмосфере способствуют и декорации праздников, которые нередко продолжают жить в офисе. Так «Железные трон», созданный собственноручно одной из наших коллег, пережил переезд из одного офиса в другой; огромные игральные кубы с вечеринки в стиле «Лас Вегас» до сих пор являются элементами декора офисной комнаты отдыха.

К слову сказать, такой необычный декор впечатляет соискателей, приходящих на собеседование к нам в офис: сразу понятно, что здесь работает творческая и сплоченная команда, к которой хочется присоединиться.

В этом году в связи с продолжением удаленной работы нам придется испробовать новый формат проведения праздников, скорее всего все мероприятия пройдут онлайн. Но мы уверены, что сможем найти способ сделать праздник интересным и запоминающимся для наших коллег.

В этом году в связи с продолжением удаленной работы нам придется испробовать новый формат проведения гендерных праздников, все мероприятия пройдут онлайн. Но даже здесь не обошлось без студенческого задора наших разработчиков и представителей HR – коллеги-программисты написали классный технический квест, а сотрудники отдела персонала организовали онлайн-игры, тематические лекции и даже аукцион. И все это в стиле детективного фестиваля. Вчера, как раз в рамках детектива всей компанией играли в 100 к 1 по zoom. Повеселились от души!

А как проходят праздники в ваших офисах? Делитесь своими историями в комментариях.

P.S. C наступающими праздниками всех!