Как правильно организовать командировку? Правовые аспекты

Служебные командировки – неотъемлемая часть трудового процесса любой организации. Что включает это понятие, и как грамотно их организовать, рассказала Элина Хачатурова, юрисконсульт, LANTA Talent Solutions.

Что такое командировка?

Командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы (ст. 166 ТК РФ).

Охарактеризовать командировку могут следующие параметры:

· цель командировки связана с деятельностью компании и трудовой функцией работника;

· срок командировки всегда ограничен. Но при этом минимальная и максимальная продолжительность командировки законом не установлена;

· командировку оформляют только в рамках трудовых отношений;

· рабочее время оплачивается по среднему заработку. Также работнику возмещаются командировочные расходы.

Порядок оформления командировки, нормы и правила возмещения командировочных расходов необходимо изложить во внутреннем Положении организации о командировках и утвердить его приказом или проставлением грифа утверждения (ст. 168 ТК РФ).

Этапы подготовки командировки

Этап 1. При подготовке к служебной командировке необходимо:

· Проверить наличие запрета или ограничений на направление работника в служебную командировку

· Запросить согласие на направление в служебную командировку отдельных категорий работников, воспитывающих детей, а также осуществляющих уход за больными членами семьи.

Этап 2. Направление работника в служебную командировку включает:

· Оформление пакета документов

· Издание приказа о направлении в служебную командировку

· Выдачу работнику аванса (Организация может возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки. Срок, в который расходы должны быть возмещены, устанавливается организацией и должен иметь разумные пределы).

· Внесение информации в журнал учета командировок, если он ведется

· Ведение табеля учета рабочего времени командированного работника.

Этап 3. Продление срока служебной командировки возможно при:

· Запросе согласия работника на продление срока служебной командировки

· Издании приказа о продлении срока служебной командировки

· Уведомлении работника о продлении срока служебной командировки.

Этап 4. Отзыв из служебной командировки сопровождается:

· Изданием приказа об отзыве

· Уведомлением работника об отзыве.

Этап 5. Возмещение работнику расходов после возвращения из служебной командировки осуществляется после:

· Сдачи авансового отчета и других документов по командировке в согласованные внутренними документами сроки

· Перерасчета сумм командировочных расходов на основании полученных подтверждающих документов.

Организация командировки требует внимания со стороны как работодателя, так и сотрудника, чтобы расходы компании были оправданы и результаты служебной поездки принесли бизнесу ожидаемый результат, а работника замотивировали на будущие достижения.