ЧТО ТАКОЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ И КАК ЕЕ ПОВЫСИТЬ: СЕКРЕТНЫЕ ФИШКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНСУЛЬТАНТА

· Из каких компонентов состоит эффективность и как их можно усилить;

· Как определить собственный профиль эффективности;

· Как понимание типологии задач помогает развить свою продуктивность;

· Какие навыки являются универсальными для эффективной работы;

· Как выглядит пошаговый план действий для повышения эффективности.

Почему важно понять свой профиль эффективности? Какую роль в этом играют ваши повседневные задачи? Какие «секретные» практики эффективности применяют управленческие консультанты?

Если вы хотите изменить эффективность, для начала стоит разобраться с самим понятием. У лидеров мнений и авторитетных изданий можно встретить самые разные определения эффективности. Одни описывают данное понятие через бытовую призму личной продуктивности, другие обращаются к академическим изысканиям на тему производительности труда. Так или иначе все говорят о том, как получить больше выхлопа от вложения имеющихся ресурсов – времени, денег и попросту усилий.

Я как выходец из компании «Большой четверки» могу заверить, что в управленческом консалтинге сформировалось весьма комплексное представление об эффективности. С одной стороны, к самим консультантам предъявляются высокие требования эффективности – нужно быстро и качественно отрабатывать ожидания и деньги заказчика. С другой стороны, сами консалтинговые проекты, особенно связанные с улучшением операционной деятельности, направлены на повышение эффективности различных элементов организации.

Задавались ли вы вопросом: в каких областях эффективны именно вы? Убежден, что кассир в гипермаркете, разработчик ПО и руководитель проектов ответят на этот вопрос по-разному, хотя и будут пересечения.

А все потому, что эти специалисты выполняют разные задачи, и к их работе предъявляются разные требования с точки зрения качества, сроков и требуемых ресурсов. В большинстве случаев возможно преуспеть только в двух из трех параметров. Эти параметры можно изобразить в виде углов треугольника, внутри которого находится человек. Как правило, он может дотянуться одновременно лишь до двух углов. В зависимости от задействованной пары «углов» характер эффективности будет отличаться
(см. рис. 1)

Давайте разберем на примере. Предположим в вашей команде Иван, Федор и Мария.

Иван эффективен за счет того, что все делает качественно с первого раза, но не факт, что быстро. К Федору обращаются потому, что выполняет задачи молниеносно, пусть и с минимально сносным качеством. А Мария умеет относительно быстро приходить к очень качественному результату, правда может «сжечь» по пути немало ресурсов.

Чтобы каждый из сотрудников показал свою максимальную эффективность, нужно грамотно распределить задачи. Ивану следует давать стратегические задачи, проработка которых не терпит спешки. Федор лучше справится с административными задачами, а также проектами с множеством взаимосвязанных действий, требующих частого переключения между действиями. Мария же должна заниматься теми задачами, которые приносят деньги или помогают избежать серьезных рисков.

Итак, мы определили, что профессионалы из разных сфер будут эффективны по-разному при решении разных задач. Теперь давайте определимся, с какого рода задачами мы обычно имеем дело.

На самом деле, оценить характер задачи можно по двум комплексным критериям — сложность и уровень неопределенности. Для наглядности, представим комбинации этих двух критериев в виде матрицы (см. рис. 2). Получится четыре «квадранта» с задачами, для качественного выполнения которых потребуются разные компетенции.

В квадранте «А» ситуация прозаична – исполнителю будет достаточно аккуратно выполнить (повторить) понятный и несложный алгоритм действий. Примеров таких задач не счесть – выберу для простоты звонок по скрипту. От исполнителя потребуется исполнительность и внимательность.

В случае с квадрантом «Б» понятно в целом, что нужно сделать, и нет предпосылок к изменению требований к результату. В качестве примера можно привести звонок уже знакомому клиенту для продажи дополнительных услуг. В отличие от предыдущей ситуации, задачи являются более комплексными и трудоемкими. Здесь поможет структурное мышление и умение работать в команде.

Бывает противоположный сценарий (квадрант «Г») – задача вроде понятная и простая, но вот обстоятельства могут быстро меняться или есть факторы, всячески препятствующие нормальному выполнению работы. Пример подобной задачи – обзвон холодной базы клиентов. Тут поможет способность быстро переключаться между задачами и гибко расставлять приоритеты, а также знание поведенческой психологии.

Если вы пока понятия не имеете, как выполнить работу, а вокруг все "шатается" и каждый день норовит сунуть палку в колеса – можете не сомневаться, что имеете дело с задачей из квадранта «В». Здесь в качестве примера можно привести несколько раундов переговоров с новым клиентом, под которого готовится индивидуальное коммерческое предложение и по факту создается новая услуга. При выполнении таких задач очень пригодится сочетание структурного и критического мышления, а также развитая логика и опыт решения разных задач. В некоторых случаях, жизнеспособность решения можно обеспечить только за счет нестандартного подхода, который невозможен без навыка думать креативно.

К слову, управленческие консультанты часто вынуждены работать именно с задачами из квадранта «В», что и делает их «бесстрашными». За примером далеко идти не нужно. Лично я, после ухода из консалтинга, на новых местах работы первое время делал все в два-три раза быстрее сослуживцев, а руководство расписывало на меня специфичные непонятные задачи, которые просто некому было поручить «по функциональной принадлежности». Школа консалтинга меня не подвела ни разу.

Итак, вы разобрались с основными категориями задач и компонентами эффективности.

Вы поняли, что для достижения оптимальных результатов важно целенаправленно подбирать задачи, которые лучше подходят под профиль эффективности (при планировании своей работы или при постановке задач своим сотрудникам).

Теперь давайте посмотрим, за счет развития каких универсальных навыков можно «подтянуть» компоненты эффективности (см. рис.3).

Для тех, кто хочет быть эффективен за счет высокого качества работы без переделок (именно этим компенсируя более длительные сроки), стоит поработать над мыслительными способностями, которые помогут ответить на вопрос «Что нужно сделать и почему». В профильной литературе их называют исполнительными функциями мышления – логика, критическое мышление, структурность, анализ и синтез, абстрактное и практическое мышление, решение задач, а также креативность.

Если имеете дело с множеством задач, которые нужно решать быстро, вам нужно ответить на вопрос «как это сделать». Таким образом, помогут продвинутые технические навыки работы в нужном ПО, сочетание многозадачности и приоритизации, а также грамотное управление временем.

Если нужно выполнить работу без привлечения больших человеческих и финансовых ресурсов, главными вопросами будут «что нужно делать» и, немаловажно, «что можно не делать». Чтобы преуспеть в этом, важно научиться:

· планировать работу, постоянно держа в голове образ результата;

· расставлять приоритеты (два классических критерия – важность и срочность);

· оптимально распределять задачи.

1. Даем оценку своей текущей эффективности. Какую работу вы чаще всего выполняете. Какие задачи к вам чаще «прилипают». Сколько времени вы на них тратите? От каких задач получаете больше удовлетворения?

Если вы руководитель, также оцените эффективность ключевых членов команды.

2. Формируем ожидания от своей эффективности в будущем. Рисуем в воображении свой день, полный свободы, решимости и гордости за себя. То, как вы работаете и результат какого качества выдаете – ставится в пример другим. Команда не расширяется, а объем выполняемой работы магическим образом постоянно растет.

3. Выписываем текущий список основных рабочих задач, которые находятся в работе у вас/ вашей команды.В идеале эти задачи должны быть увязаны с планом на месяц (квартал) и стратегическими целями на год.

4. Маркируем каждую задачу по таким признакам, как уровень сложности, неопределенности, критичности, срочности и затратности. Для простоты можно использовать трехбалльную шкалу (1 – низкий, 2 – средний, 3 – высокий). Для каждой задачи выводим итоговый балл (среднее значение всех признаков)

5. Ранжируем все задачи по итоговому баллу и ориентируемся на первые 20%. Кстати, если задач много, можно разбить задачи по блокам и дополнительно проранжировать их внутри этих блоков.

6. Для каждой наиболее приоритетной задачи определяем топ-3 навыка, позволяющие выполнять их эффективно и проверяем, насколько они развиты у вас/вашей команды.

7. Точечно тренируем каждый навык и практикуем полученные знания и умения на задачах из вашей реальной рабочей жизни. Обязательно ставим цели на самообучение и проверяем прогресс.

8. Подводим итоги. Повторно оцениваем свою эффективность или эффективность своей команды. Сравниваем «до» и «после». Обязательно намечаем дальнейшие шаги, ведь пределов для самосовершенствования не существует.

Если нужно, чтобы вас «взяли за руку» и провели по этому пути эксперты-профессионалы, обращайтесь в Центр «КДВ»

Мы подберем для вас и вашей команды оптимальную траекторию, темп и формат обучения, дадим конкретные инструменты и приемы для сверх эффективной работы.