Работаю не больше 5-ти часов в день и не переношу задачи больше четырех раз

Меня зовут Глеб Парфенов, я владелец рекламного Бюро. Мы делаем рекламу для проектов в России, США и Европе. Чтобы не выгорать, я выстроил свою систему продуктивности, с помощью которой фиксирую каждую минуту по проектам вот уже 7 лет. В этой статье делюсь с командой WEEEK своими лайфхаками: как быть продуктивным и не выгорать.

Немного истории. Я работал в межрегиональной компании, был заместителем генерального директора по маркетингу и управлял всеми продажами в 8 регионах России. Я строил эту компанию, собирал команду, нанимал продавцов, обучал их, тренировал, контролировал рекламу и управлял маркетингом. За 6 месяцев работы наши продажи выросли в 4 раза.

Но всегда есть “но”. Однажды, возвращаясь с обеда, я узнал, что владельцы компании поругались и поделили компанию буквально за один час. На следующий день я уволился, при этом пообещал себе никогда больше не работать на кого-либо и ушел на фриланс в качестве наёмного маркетолога.

В первый же месяц я заработал самую большую сумму в моей жизни. Я работал по 14-17 часов в день, почти не гулял, ни с кем не общался, был постоянно дома. Даже не открывал шторы на окнах. Дошло до того, что однажды я пришел в Starbucks, заказал себе кофе и удивился от того, как звучит мой голос. Я осознал, что не говорил 3 дня!

В тот момент я ужаснулся и понял, что не хочу превращать свою жизнь в сплошную работу, но при этом я хотел хорошо зарабатывать. Тогда-то я и вспомнил о системе тайм-менеджмента, которой меня учили в агентстве, где я работал ранее, и решил ее использовать. Я начал фиксировать, сколько трачу времени на каждого клиента и сколько денег он мне приносит.

Тайм-менеджмент стал не просто системой отчетности, он стал мерилом себестоимости моей жизни. Я прикинул, сколько часов могу работать в месяц (в нормальном режиме это 100-120 часов в месяц), считал средние расходы на свою жизнь и так управлял своим ценообразованием.

7 лет назад мой час в среднем приносил мне 1000 руб. Сейчас, владея компанией, я все равно продолжаю считать каждую минуту, целенаправленно развивая бизнес так, чтобы мой час стоил 10 000 руб и выше.

Кому-то это может показаться немного циничным, но я всегда был трудоголиком и для меня учет времени стал спасением от выгорания.

В ходе многочисленных исследований в США и Европе, ученые выяснили, что наш мозг работает продуктивно только 25 часов в неделю. Это чистое трудовое время, без учета перерывов и обеда. В среднем это 5 часов в день. Если мы работаем больше, мы забираем это время у себя будущих.

Например, очень часто многие из нас выходят в понедельник на работу отдохнувшие и усердно работают по 10-12 часов. К среде такие люди уже никакие, и им хочется выходной. В пятницу они просто доживают. Знакомо?

За 7 лет я попробовал все варианты: 20 часов в неделю, 25 часов в неделю, 35, 40 часов, и 60 часов. Все это неизбежно приводило к тому, что потом я работал максимум 15-20 часов в неделю и постепенно приходил в себя.

У меня был знакомый, который работал по 40-45 часов в неделю 2 года, и все думали, что он терминатор. В итоге, он однажды не вышел на работу и пропал. Только спустя 2 месяца мы узнали, что он путешествует где-то в Африке.

Каждый понедельник я сажусь и пишу план на неделю, расписываю по времени, сколько часов у меня уйдет на те или иные задачи. В начале мне тяжело было планировать. Часто получалось так, что задача занимала в 2 раза больше планируемого времени. Спустя 7 лет я выполняю задачи с точностью до 1 минуты. Регулярно. Даже новые. Так что навык приходит с опытом.

Планирование помогает распределить задачи в течение недели и повысить качество их выполнения, ведь тогда вы все делаете без спешки.

Главная проблема планирования, когда мы ставим себе задачи на день, мы забиваем график на максимум. Однако, мало кто учитывает, что мы живем в неидеальном мире, и у нас каждый день появляются новые непредвиденные задачи, на которые необходимо реагировать. Идеально, если это 1-1,5 часа в день на новые задачи.

Именно на этом пункте можно словить выгорание. Мы любим все успевать, делать вовремя, это приносит радость. И наоборот, переносы расстраивают. Я считаю именно это приводит к выгоранию – задачи, которые мы так и не сделали. Или сделали из состояния цейтнота. Мой рабочий день заканчивается тем, что я спокойно закрываю последнюю задачу и понимаю, что еще остались силы на себя и свою жизнь. Это очень крутое ощущение, которое вдохновляет.

За год наша команда в Битриксе создала 6 тысяч задач. Я работаю 7 лет, сделал уже десяток тысяч задач, и знаю, как мой мозг это воспринимает.

Есть исследование на тему: почему правильная постановка задач дает 50% результата. Задумайтесь, какую задачу будете делать в первую очередь: срочную или важную? Наш мозг выберет понятную, на которую нужно затратить меньше времени, которую вы гарантировано сделаете быстрее.

Это особенность нашего мозга, он представляет сразу же первый шаг, что нужно сделать. Если первый шаг очевиден и прост, то ему легче решиться на это.

У каждого есть своя обойма патронов на принятие решений задач. Эта обойма ежедневно обновляется. Мы тратим патроны на принятие решений.

Как это происходит? Например, я хочу прочитать книгу и кладу ее на стол, как напоминание, чтобы не забыть это сделать. Прохожу мимо книги, мозг задает вопрос “прочитать книгу?”, я решаю “нет” – минус патрон. Прохожу еще раз, снова “нет”, снова минус патрон. Мы тратим патроны не на делание, а на принятие решения. Это наш волевой ресурс, чтобы заставлять себя что-то делать. Это и есть обойма.

Большинство людей тратит эту обойму непродуктивно: ставят себе непонятные задачи, тратят обойму на то, чтобы разобраться с этой задачей, понять, с какой стороны подойти к ней. Такой человек может потратить 3 патрона на одну задачу. А нужно правильно ставить себе задачу, дробить её. Не “прочитать книгу”, а “прочитать 10 страниц книги”. После этого взять задачу и сделать второй шаг.

Когда я ставлю крупную задачу команде, такую, как запуск проекта, я делю ее на подзадачи, например: запросить доступы у клиента, дать доступ команде. Выполнить небольшую задачу и получить от этого удовлетворение намного лучше, чем мучать себя несделанной огромной задачей, откладывая её изо дня в день.

Когда все подзадачи выполнили, можно закрывать главную задачу.

При постановке всех этих задач, при записывании планов, нужно максимально их упрощать, и тогда ваши патроны будут стрелять точнее, вы не будете тратить их в холостую и перестанете откладывать на потом.

У мозга есть энергетический потенциал. Когда мы что-то делаем и у нас получается это сделать, растет наш энергетический потенциал. Например, взял задачу, выполнил ее, закрыл. Мы чувствуем дофамин, у нас появляются силы сделать что-то еще. Этот гормон – своеобразный двигатель, стимул для поиска возможностей в преодолении препятствий. Дофамин – это элемент системы вознаграждения мозга.

И наоборот, если мы что-то не сделали, начинаем вырабатывать кортизол, мы расстраиваемся, у нас падает энергетический потенциал. После этого нам намного сложнее потратить следующий патрон, и мы выбираем заесть это вкусняшкой, посмотреть сериал, погулять и так далее. Это химия.

Поэтому очень важно правильно ставить себе задачи, чтобы они не оставались несделанными, ведь при переносе задач мы снова расстраиваемся. Так люди и выгорают.

Мозг не создан для того, чтобы помнить, он создан для того, чтобы принимать решения. У большинства из нас мозг пытается запоминать задачи: купить хлеб, сходить в парк.

Есть два отдела памяти:

В своей работе мы используем оперативную память, но ведь это лишь кратковременная память для быстрой передачи информации. Чем быстрее мы ее передаем, тем быстрее и эффективнее она работает. Это как оперативная память у компьютера – она маленькая и не создана для того, чтобы хранить там терабайты, ведь там всего несколько гигабайт, чтобы быстро передать информацию, чтобы она пошла дальше по микроплатам. Здесь то же самое.

Но зачем-то мы пытаемся использовать эту кратковременную память как долгую. И что обычно происходит перед сном? Мы “забиваем себе гвозди в голову” весь день, а в конце дня начинается “гвоздодер”: мы начинаем эти гвозди выдергивать. Мы мучаем себя вопросами “все ли я сделал, что хотел, ничего ли я не забыл”.

У меня такого нет. У меня есть Битрикс, и я все туда сразу записываю. В моей вселенной, если задачи нет в Битриксе, я никогда ее не сделаю. Пусть мои задачи помнит листок бумаги, компьютер, телефон. Я же должен принимать решения, ведь именно решения, а не хранение информации, меняют нашу жизнь.

Нужно вести тайм-менеджмент, все записывать, записывать правильно и упрощать себе жизнь. Такая вот система продуктивности, и я работаю все эти годы по ней. Из книг по тайм-менеджменту могу выделить такие: