Категорийные стратегии в закупках: мода или необходимость
Категорийные стратегии помогают компаниям поддерживать конкуренцию поставщиков и оптимальные закупочные цены. Разберем, в чем преимущества таких стратегий и как их составлять.
Андрей Мышкин
Почему сложилась слабая конкуренция поставщиков? Как контролировать рост цен на продукцию? Из-за чего фактический объем закупок значительно отличается от запланированного?
Все эти вопросы постоянно стоят перед закупочными подразделениями. Снизить риски и повысить эффективность закупок помогает продуманная стратегия для каждой группы товаров. Разберем, для чего компаниям нужны категорийные стратегии, как их составлять и какие технологии будут в этом полезны.
Зачем внедрять категорийные стратегии
Категория — это группа однотипной номенклатуры. Она регулярно и в существенных объемах закупается на одном рынке, т.е. среди единого пула поставщиков. На нее распространяются общие правила закупок и ценообразования. Для каждой такой группы компания определяет политику закупок и развития – категорийную стратегию. Остановимся на преимуществах такой стратегии.
- Поддержка конкуренции
Важно понимать, какой объем от общего спенда занимает каждый поставщик. И с учетом этого моделировать ситуацию, сколько контрагентов должно быть в каждой категории. Нужно следить за балансом и не допускать чрезмерной зависимости от кого-либо из партнеров. Очевидно, что монопольная ситуация плоха, но и слишком большое число поставщиков так же неэффективно — растут затраты на обслуживание и контроль.
Идеальная картина, когда в категории есть три или четыре поставщика: один-два основных, один растущий и один новый, который только выходит на рынок. Зачастую стоит закупиться не у самого дешевого поставщика сейчас, чтобы снизить риск монополизации в долгосрочной перспективе. - Управление ценой
Оценив, как менялась цена на продукцию в определенной категории и от каких факторов она зависит, компания выстраивает свою стратегию. Например, она может зафиксировать с поставщиком цены на определённый период или ввести формулу пересчета. Это позволит не проводить тендер под каждую закупку, а выбрать поставщиков на длительный период и периодически пересматривать с ними цены. - Упрощение закупочного процесса
Когда у предприятия есть сформулированная стратегия, то как правило конкурсные процедуры проходят быстрее, а операционные издержки сокращаются. Например, раньше компания проводила проверку контрагентов под каждый тендер. Понимая свою категорийную стратегию, она может провести квалификацию поставщиков сразу на год. И затем продлевать аккредитацию, запрашивая необходимые документы и проводя типовые скоринги по системам оценки рисков.
Как составить категорийную стратегию
Нельзя составить долгосрочный план, не понимая, что в компании происходило раньше. Поэтому любая категорийная стратегия начинается с ретроспективного анализа: что закупалось, какие поставщики есть для разных групп товаров, что влияло на всплески и падения закупаемых объемов.
ИТ-решения для автоматизации сквозного закупочного процесса, такие как B2B Altis, позволяют эффективно проводить такой анализ. В системе накапливается информация по каждому типу товаров и история взаимодействия со всеми поставщиками. Можно формировать различные отчеты и оценивать результативность прошлых закупок.
Подробное изучение предыдущего спенда поможет предсказать, что повлияет на фактический объем закупок в будущем. Очень важно обещать поставщикам реальные объемы, а не те, которые нарисовали внутренние заказчики. Они склонны завышать потребность или наоборот забывать про какие-то факторы, которые могут в будущем привести к резкому всплеску объемов. Если компания заявила большой объем, а в итоге купила мало, придет недовольный поставщик и попросит доплату, т.к. он уже зарезервировал мощности, произвел товар и т.д. Если компания заявила меньший объем, а в процессе исполнения договора он значительно вырос, то у действующих поставщиков может не хватить мощностей. Или же заказчик получит меньшие скидки из-за недооценки внутреннего спроса.
После многостороннего анализа компания формулирует закупочную часть категорийной стратегии. По сути это раздел, где определяется оптимальный подход к приобретению товаров и услуг в долгосрочной перспективе. Он содержит основные параметры: как часто проводятся тендерные процедуры, по каким правилам, открытая или закрытая подача предложений, сколько переторжек, какая формула ценообразования и проч. Эту часть можно автоматизировать с помощью шаблонов процедур, встроенных в системы управления закупками или в электронные площадки.
Конечно, далеко не по всем группам товаров компаниям нужна отдельная стратегия. Как правило, она создается по самым критичным и крупным закупкам. Здесь стоит ориентироваться на принцип Паретто и в первую очередь уделять внимание тем 20% закупок, которые занимают 80% объема. Они должны быть закрыты категорийными стратегиями. Это поможет поддержать сбалансированную конкуренцию, обеспечить оптимальные закупочные цены и снизить операционные издержки.