Радоваться маленьким изменениям в огромном крпр-мире

"привет, неанонимные сотрудники сурового корпоративного мира (и мои любимчики из стартапов!), на прошлой неделе мне поставили обязательную встречу за 20 минут до ее начала и я так разозлилась, что начала писать заметки на vc".

Это правда, на этой платформе неделю назад оставила первую заметку именно благодаря поведению моего коллеги и моей злости на его поведение, потому что убедить сместить встречу у меня не хватило социального веса.

Обычно на тренингах составляют полноценную картину - если вы внедряете скрам, то вряд ли удовлетворитесь на одном шаге. В коучинге мы ищем маленькие шаги, но когда говорим об изменениях, то хочется торопить события и рисовать плакат 5 на 10 метров, а не радоваться спичечному коробку.

Эта заметка исключительно о маленьких изменениях и о большой пользе, которую такие коробки спичек приносят в реальности.

Часть моих знакомых не только прочли и обсудили со мной мои эмоции, но и разделились на три лагеря. Благодаря обсуждению пишу эту заметку и посвящаю её участникам четвёртого лагеря :)

ну понятно же, что все мы иногда перебегаем из одного лагеря в другой, я вот в течение одного дня прыгаю между 3 и 4:

Лагерь 1: счастливчики из идеального мира. Успевают в обед покататься на лыжах, задачи выполняют в их мире фокусированно, а под словом "встреча" подразумевается реальная потребность обсудить и встретиться онлайн или офлайн.

Лагерь 2. бойцы за право использовать своё время эффективно. Игнорируют стиль жизни компании. Настолько классные специалисты, что договариваются работать в своем эффективном режиме, даже если коллеги сходят с ума от бесконечных встреч или радуются бессмысленной рутине.

Лагерь 3. жители безжалостного корпоративного мира, которые не могут отказаться от встречи, даже если твое мнение там не несет смысла. Конечно же, я преувеличиваю (нет), но в этом лагере не пекутся о фокусе внимания, не повторяют о ценности, которую принесет функция, забывают про агенду встреч и (грех 21 века) опаздывают на встречи, даже если являются ключевым участником.

Лагерь 4. заряженные оптимизмом ребята, которые верят, что без small talk не стоит начинать обсуждение задачи, несут ценности эджайла аки атланты небо, с улыбкой, в свободное от работы время выбирают курсы, как команду сделать чуточку счастливее, а в рабочее время внедряют свои единорожьи идеи в жизнь компании.

Лирическое пояснение

Я работаю больше года в крупной компании бизнес-аналитиком. У нас идёт борьба с бюрократизацией, hr раз в год рассылает напоминания про то, как организовать встречи эффективно - то есть компания явно озабочена эффективностью, но как обычный сотрудник, я не вижу никаких улучшений.

борьба идет, а результатов сотрудники не видят - так себе история.

Делюсь максимально крошечными шагами по улучшению бережливости времени, которые мы вносили в команду стартапа. У меня крошечные улучшения начали приживаться сейчас в крупной корпорации.

Если вы скрам-мастер или коуч, то уже знаете, какой песочный замок я начинаю строить в каждом случае: культуру. И ощущения всегда, будто строишь из спичечных коробков загородную виллу - но знаете, с чего-то же нужно начинать.

Спичечный коробок "Улучшить ежедневную встречу на 5 минут"

Кейс 1. Стартап и ежедневный дейлик

В моем стартап-прошлом ежедневные дейлики в 15 минут появились, когда после ковида учились жить на полной удаленке. Один из мудрых коллег признался, что ежедневное общение нужно более системное - сео поддержал, я как рп поставила ежедневную встречу.

С третьего дейлика стала объявлять каждое утро за 5-10-15 минут "Я зашла, приходите болтать о домашнем". Болтать все привыкли быстро, поэтому я стала дописывать "Заходите болтать, начинаем работу ровно в 9:00".

Были разговоры о разных и рыбалках, и каких-то статьях, и сериалах, и рабочие обсуждения - иногда хотелось же обсудить вчерашний релиз. Если бы я в тот момент прошла тренинг по скраму, то конечно бы начала бы какие-нибудь игры включать. Но я суперскучная, прости, команда пингов, ставила ставку исключительно на то, что все сами по себе классные.

Кейс 2. Корпорация и безумные опоздания

После Пингов (условное обозначение стартапа, где я работала 2017-2022 г, RIP) я оказалась в корпоративном мире, где ежедневные встречи занимали 30 мин, иногда час. Участники опаздывали на 5-15 минут, сидели параллельно на двух встречах (до сих пор считаю это бредом). Многие были и есть пунктуальны, уходят на следующую встречу, хотя текущая может затянуться.

Если честно, первый месяц работы после стартапа я переживала кризис сродни кризису веры. Почему наш стартап с суперпроактивной командой погиб смертью храбрых, хотя мы даже на 3 минуты не позволяли себе тратить время друг друга, а тут десятки опозданий и всё работает как часы?))) если вы когда-нибудь видели, как на ваших глазах рушился результат 5 лет работы, поймете детскую обиду мою тогдашнюю.

Мой внутренний скрудж умножает 5 или 10 минут опозданий на количество участников встречи и всё время находится в предсмертной агонии.

Итак, что я стала делать и что предлагаю тем, у кого социальный вес также не большой? Я включила обаяние и вам предлагаю: для тех, кто пришел раньше, стала загадывать загадки. Иногда, загадка (я люблю данетки) перетекала на следующий день - с учётом напряженной ситуации в момент моего появления в проекте, у нас стали немного сглаживаться отношения.

Совет. Ровно в 9:00 важно сказать "Коллеги, это я так, развлекалась, спасибо вам за участие, сейчас ровно 9:00, передаю слово организатору встречи".

Что это даст. Вы покажете, что уважаете границы. Все участники услышат о границе начала встречи - иногда привычка опаздывать размывает начало встречи и люди просто о ней забывают.

Совет новичку: если вы не управляете встречей, договоритесь о такой игре-пятиминутке с рп или организатором встречи. Плюс такого решения: настроение у пунктуальных поднимется.

Кейс 3. Фраза-якорь для конца встречи

Благодаря именно такой фразе я сегодня пишу эту статью. Как коуч я знаю: повторяется то поведение, которое выделяется жирным шрифтом.

Конечно же, после кейса, где встречи начинаются с опозданием, идет кейс про то, как внедрить знаменитое "идеальная встреча заканчивается на 5 минут раньше обещанного".

Для этого все встречи, которые заканчиваются раньше обозначенного времени, я завершаю фразой "Это была эффективная встреча, спасибо!". В этот момент все у всех участников немного поднимается настроение, фраза правдива, я искренне ее говорю - три пункта делают фразу эмоциональным якорем.

Коллеги, конечно, не прыгают до потолка, но в потоке встреч с сухим результатом и не нужны прыжки - я в конце концов, не премию им обещаю. В этом и есть сила якоря, он не должен быть суперсильным.

Реальный результат + (искренность + благодарность) + радость + одинаковая фраза - идеальный якорь. Два пункта в середине можно (но не нужно) опустить. Здесь важно, что повторяющая фраза подчеркивает тот результат, который хочется увеличить.

Почти год повторений и маленькое ура! Пару дней назад услышала от коллеги "Это была эффективная встреча" - и была растрогана. И от фразы, и от того, что встреча была реально эффективная.

Спичечный коробок "Поднять фокус внимания на жменьку"

Фокус внимания вы вряд ли сможете измерить в минутах. Но вот по личным ощущением - вполне. А ещё можете считать количество раз - сколько вы отвлекались в течение встречи.

Я часто вижу, как цель заявлена одна, а задачу пытаются решить другую. Или цель не заявлена вовсе - при этом, если честно, я не настолько самоуверенная личность, чтобы ходить и размахивать белым пальто "вы позвали меня сюда, а цель не заявили".

Что я делаю? Я провожу свои встречи строго и не даю даже тем коллегам, кто мне нравится, ломать их.

Кейс 4. Если ваши коллеги любят отклоняться от заявленной цели

Мои любимые штуки:

Спичечный коробок "Сократить кол-во встреч хоть чуть-чуть"

Кейс 5. Когда встреча не случилась (поздравляю)

Где-то на скрижалях эджайла или даже здравого смысла записано же что-то типа "Лучшая встреча - так, которой не было".

Но если вы работаете в мире, где по любому поводу ставят встречи, то формула вашей лучшей встречи = встречи не было + все порадовались. Причем здесь радость важно увеличить.

Если у вас нет власти запретить лишние встречи (такой власти ни у кого нет, когда все привыкли) - благодарите! я благодарю по именам на ежедневных дейликах "Спасибо, Катя, Иван, Степан, решили важный мне вопрос в вчера в переписке, поэтому я смогла задачу сдать".

Видите формулу? Имя + поступок, которые очень хотите внедрить + результат для команды или этих же сотрудников.

Кейс 6. Как сократить переписку, но не ставить встречу (или попытаться не ставить)

Вообще переписка, где участники добавляются, а список вопросов становится всё больше - это причина, почему я иногда просто не хочу открывать почтовый рабочий ящик.

И вот появляется знаменитое "переписка затянулась, ставьте встречу".

Перед встречей вместо того, чтобы кинуть переписку во встречу, предлагаю завести задачу на доске тасктрекера (jira, azur и тд - не важно, что вы используете). Перечислите все вопросы из писем, пронумеруйте, упомяните всех в комментарии.

Если из переписки перейти в задачу, меняется подход. Пока не до конца разобралась, как это работает, но лично у меня здесь исчезает ощущение потери времени, в итоге на встрече у всех одна задача, а не 100500 писем, где все друг друга переспрашивают, прочли ли они всю переписку))

Кейс 7. Поставить встречу удобно для участников и выйти из гонки

Это даже не кейс. Если вы боретесь за время под корпоративным солнцем, иногда важно выходить из гонки за коллегами.

В Пингах (том самом моем любимом стартапе) у нас была договоренность проводить встречи в первые два часа после дейлика. На одном из ретро выяснилось, что часть ребят прям нервничает "нет нормального дня поработать (нормальный - хотя бы 6 часов сосредоточенной работы)". И мы договорились после дейлика задерживаться с кем-то, а затем уже не отвлекаться.

1) люди любят предсказуемость: встреча должна быть за 1 день поставлена. За 8 рабочих часов в идеале.

2) Оставьте 10-15 минут паузу после предыдущей встречи - чтобы понимать, что все участники успели задержаться на встрече, попить, попрыгать.

3) Проставьте время обеда себе в календарь, если у вас это ещё не сделано. И уходите в это время на обед. Я не верю в 50 / 50 баланс рабочего и нерабочего времени, но вот в то, что длинный перерыв и еда без работы помогают уйти от выгорания - верю.

4) Ставьте себе часы для сосредоточенной работы на неделю вперед - я после крупных встреч ставила раньше себе сразу 30 минутные с напоминанием "разослать всем итоги встречи". Если честно, жалею, что перестала, верну))

У встреч тоже подвожу итог, конечно. Люблю голосом подводить итог, чтобы понимать, что точно участники расходятся с одинаковым.

Итог этой заметки: обращаю внимание, это маленькие улучшения. Они набирают вес не за неделю и часто не за месяц.

Я вижу, что они работают, потому что в целом я нейтрально отношусь к корпоративному безумию и у меня есть то, что устраивает в работе.

У меня есть единомышленники - например, некоторые коллеги согласны, что что-то менять нужно. И нам достаточно обсудить то-то. Когда коллеги видят работающий сценарий и мы обмениваемся идеями, наши спичечные коробки становятся больше.

Если вы не выносите на 99% процентов безумие, то эти маленькие шаги вас не спасут. Если вы не умеете радоваться и делиться радостью - вы не сможете завлечь в ваш проект новых сообщников.

И да, чем меньше ваша компания, тем выше вероятность, что даже один из описанных крохотных кейсов здесь может превратиться в лавину эффективных встреч на вашей улице. Или сможете взять бережно крошечный результат, пойти к СЕО и продать идею внедрения agile-мышления, скрама, канбана или командного коучинга. В общем, так победим.