Идеальное решение для ведения финансов торговых компаний (интернет магазин, оптовая торговля)

На связи финансист-предприниматель Михаил ЯБ. Сегодня про то, как оптимально построить учет финансов, если у вас торговая компания (интернет магазин, оптовая торговля и т.д.). Торговые компании — это вторая по сложности категория в плане учета после производства. Давайте разбираться, в чем тут трудности?

В части ведения учета операций и заполнения отчета о движении денег (ДДС) все очень легко, движение денег заполняется совершенно точно так же, как и у всех остальных компаний. Не вижу смысла акцентировать на этом внимание, тем более, что уже писал несколько статей на эту тему, вот ссылка на одну из них, там прям пошаговый план + шаблон.

Самые главные фишки начинаются на этапе ведения отчета о прибылях и убытках (ОПиУ). А это самый основной отчет, без которого вообще не вижу смысла вести учет финансов. ДДС - это конечно лучше чем ничего, но он не дает никакой информации о размере прибыли, маржи, а это самое-самое ключевое.

Итак, для любой компании с ярко выраженной проектной деятельностью можно сформировать отчет о прибылях и убытках на базе операций (поступлений и платежей). Например, нам пришли деньги за разработку сайта, потом мы заплатили верстальщику, дизайнеру и другим специалистам, которые непосредственно делают этот сайт. По этим операциям можно просто сделать так называемую операцию начисления на тот месяц, где клиент принял у нас работу, таким образом они попадают в наш отчет о прибылях и убытках, вот и все.

Для производственных компаний это так не работает. Мы закупаем товар, например, на миллион рублей. Но отгружая товар в этом же или в следующем месяце, мы должны в переменные расходы включить себестоимость отгруженного товара, но мы не знаем из какой закупки мы отгружаем товар и соответственно просто сделать "начисление" по операциям по закупленным товарам будет не корректно. Нужно действовать как-то по другому.

Вам нужна учетная система, в которой вы будете хранить данные по цене закупки и реализации вашего товара + доп. расходы (доставка, растаможка и т.д.). В самом худшем случае это Excel, но лучше сразу внедрить специализированный сервис. Для малого бизнеса самый подходящий вариант — это “Мой склад”. Не реклама, если что😄. Он несложный в плане ведения и внедрения, стоит адекватных денег. Что я понимаю под «внедрить мой склад»? Это значит, что когда вы закупили товар, вы сразу же заносите этот товар в "Мой склад", там должна оказаться информация о стоимости закупа + доп. расходы (доставка, растаможка, упаковка и т.д.), также вы заносите стоимость, по которой товар будет продаваться покупателям. Зачем это все нужно?

Когда вы отгружаете товар, для заполнения ОПиУ нам нужна стоимость, по которой вы продали этот товар и его себестоимость. Если у вас правильно настроен "Мой склад", себестоимость подтянется автоматически (будет автоматически подтягиваться себестоимость, которую вы вбили изначально при оприходовании этого товара). Остается только подтянуть постоянные расходы (их можно взять из журнала операций) и вот наш ОПиУ готов. Для торговли на маркетплейсах нужно использовать немного другой подход, думаю напишу для вас отдельную статью, т. к. отличий довольно много.

Торговая компания — это одни из немногих случаев, для которых, важно вести баланс, хоть и в очень упрощенном виде. Объясню почему. Большая проблема торговых и производственных компаний – это замораживание денег в неликвидных формах. Деньги – это ликвидно, а товар – это менее ликвидно. Особенно, если товар плохо продающийся. Что часто делают предприниматели: закупают слишком много товара, который зависает на складе и возникает ощущение, что в бизнесе проблемы, т. к. случается кассовый разрыв. На самом деле, просто не стоит перебарщивать с закупкой товара.

Чтобы управлять этим вам нужен простенький баланс, в нем должны быть в активах ваши деньги и ваш товар в собственности, в том числе в пути (заказанный, но еще не доставленный вам товар). В пассивы вносим кредиторскую задолженность (если она большая и постоянно присутствует), не забываем про кредиты - их тоже стоит вносить. В итоге вы в каждый момент времени будете точно знать, где находятся деньги.

Шаблон для ведения учета для торговых компаний можно найти в моем телеграмм канале в закрепе "полезная информация". Если было полезно подпишитесь на канал. Очень рекомендую к прочтению мою статью, где есть пошаговая инструкция, как настроить этот шаблон под себя и начать пользоваться.