Как, когда и для чего проверять свою бухгалтерию

Бухгалтерия касается всех предпринимателей, но попадает в поле внимания только когда прилетает требование налоговой — и хорошо, если только на предоставление документов и пояснений. Бывают требования и покруче. Надо ли подстраховываться от такого, как и когда это сделать — ответы в статье.

Всем привет! На связи Евгений Ма, в первую очередь специалист по агрегации корпоративных знаний в Профдело — бухгалтерский аутсорсинг для IT&Digital компаний. И уже во вторую — нештатный душнила на VC по совместительству.

В статье:

Поводы для проведения экспресс-аудита бухгалтерии
Что такое экспресс-аудит бухгалтерии
Что делать, если главбух против экспресс-аудита
Выводы по экспресс-аудиту

Неправильное ведение бухгалтерии пагубно отражается на бизнесе: в худших случаях неграмотные или ленивые действия, а также бездействие бухгалтера может привести к блокировке счетов, налоговым проверкам. И хорошо, если по результатам всё ограничится лишь привлечением руководителя к административной ответственности — как говорят «Спасибо, что взяли деньгами». В худшем случае руководителю грозит «турма сидеть». Может быть, вместе с главбухом. А может быть, и нет.

Мы рекомендуем проводить внешний экспресс-аудит бухгалтерии если:

«Аудит» — это проверка корректности ведения бухгалтерского учёта, начиная от его постановки и заканчивая всякой «мелочью», к которой могут прикопаться проверяющие — например, инспектора ФНС. В ходе аудита опытный бухгалтер берёт на себя функции инспектора и ищет, к чему бы придраться.

Приставка «Экспресс» говорит о том, что аудитор будет работать в сжатые сроки с минимально допустимым для процедуры набором данных. Обычно это база данных 1С и сданные в налоговую отчёты.

Аудитор работает по разработанной для таких случаев методики. Полный перечень работ мы раскрываем только клиенту, но основное можем сказать и на публике.

Во-первых, идёт сравнение данных в 1С со сданными в налоговую отчётами. Если есть расхождения в главной книге в программе и балансе, который ушёл в ФНС — это залёт.

Во-вторых, сравнение остатка денег на лицевом счёте по базе и реального по выписке банка — здесь тоже не должно быть расхождений.

В-третьих, проверяется сама база по следующим критериям:

Для ИП и ООО проверки разные, ибо у ИП отсутствует обязанность ведения бухгалтерского учёта.

Для проверки берутся данные с начала года по текущую дату.

Кроме экспресс-аудита бухгалтерии, мы можем провести аудит лицевого счёта в ФНС — там свои критерии проверки. Аудит потенциально может спасти от уплаты штрафов и переплат налогов.

В ходе экспресс-аудита случается всякое: например, руководитель предприятия не может найти бухгалтерскую отчётность или получить доступ к остаткам по лицевому счёту. Специалисты Профдело в этом случае помогают добрым советом, ибо опыт у них богатейший.

Если главбух внезапно пропал или увольняется, то, наверное, его мнение мало задевает руководство предприятия. А вот если экспресс-аудит инициирован собственником или руководителем, а с главбухом ссориться не хочется, возможны ненужные конфликты.

У любого человека будет сопротивление, если его работу вдруг соберётся оценивать какой-то дядя с улицы. А ещё этого дядю пригласил руководитель — тут этот самый любой человек решит, что ему больше не доверяют.

Здесь важно не рубить с плеча, а заранее подготовить главбуха к аудиту, объяснить своё решение желанием подстраховаться, а не устраивать «охоту на ведьм», рассказать, что экспресс-аудит поможет, в том числе, взглянуть на свою работу по-новому, увидеть в ней больше смысла, подсветить точки роста.

Если же главный бухгалтер всё ещё категорически против — можно попробовать взять его «на слабо». Аргументация: если у тебя в учёте и налогах всё так шоколадно, то чего ты боишься? Пройди аудит без замечаний, подтверди свой профессионализм и аккуратность в решении служебных задач. И скажи спасибо, что руководитель тратит деньги, чтобы тебя же успокоить.

В любом случае подготовительная работа с персоналом бухгалтерии нужна. Её объём и состав зависит от конкретного предприятия, от отношений в коллективе и общей атмосферы в компании.

По окончании аудита руководитель предприятия получает отчёт. В нём содержатся все найденные несоответствия, сформулированные замечания, а также даются инструкции по их устранению и корректировке.

Кроме того, мы практикуем видеоконференцию на 20 минут, на которой простым русским языком рассказываем руководителю предприятия о выводах из экспресс-аудита: всё хорошо, или просто ужас, или прямо ужас-ужас. Возможны и промежуточные варианты. Такая конференция служит дополнением к отчёту и направлена на то, чтобы направить руководителя в деловое русло, а то многие начинали рвать на себе волосы и посыпать голову пеплом. На самом деле всё решаемо.

Бывают запущенные случаи. Тогда мы рекомендуем пройти комплексную проверку: один из наших главбухов анализирует базу 1С три предыдущих года, проводит сверку с ФНС и формирует детальный отчёт, из которого становится понятно, что же делать. Напомним, что к тому, кто сам нашёл у себя ошибки и подал уточнённые декларации, ФНС относится весьма лояльно.

Подытожу. Экспресс-аудит бухгалтерии — это такая штука для успокоения руководителей. Провёл, и можно спать спокойно до конца года. Это нормальная практика, когда тебя проверяет независимый и незаинтересованный в искажении фактов человек.

Позволю себе задать вопрос руководителям и владельцам бизнеса, а также людям, которые в курсе: проводились ли на вашем предприятии подобные аудиты? Много ли главбухов уволили по результатам? Есть ли практика, когда экспресс-аудиты проводятся на регулярной основе?

Более объективный взгляд и стройные мысли — на канале Про безопасный бизнес.