Как не утонуть в бумажном океане: электронное ведение журналов и чек-листов на пищевом производстве

Создание первых чек-листов приписывают американским авиапроизводителям начала прошлого века. После фатальной ошибки, допущенной пилотом при управлении новой машины, специалисты разработали короткие инструкции в виде списка действий, обязательных к исполнению при дальнейших полетах.

Казалось бы, где пилоты, а где изготовители продуктов питания. Однако эти две отрасли гораздо ближе, чем может показаться с первого взгляда. И в том, и в другом случае речь идет о безопасности, а порой и жизни людей, просто в авиации халатность моментально становится достоянием общественности, в то время как вред от употребления несвежих или изготовленных не по стандартам продуктов может быть не столь очевиден.

Эксперт в области пищевой безопасности, генеральный директор компании Quality START Константин Деревсков рассказывает, какие виды документированной информации существуют сегодня на пищевом производстве, а также как упростить и автоматизировать ведение чек-листов, журналов и других аналогичных документов.

Сегодня на пищевых производствах существует 3 основных вида документированной информации в области качества и безопасности пищевой продукции.

Главная цель таких записей - подтверждение, что тот или иной технологический процесс проведен, и проведен по правилам, что, собственно, и прописано в ИСО 9000:2015 - «запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности».

Документированная информация подразделяется на 3 основных блока. Это журналы, чек-листыи внутренние документы. Чек-листы - это пошаговая инструкция или оценка каких-либо процессов. К примеру, на производстве имеется реестр хрупких пластиковых предметов. Перед началом работы ответственный персонал заполняет чек-листы, подтверждающие целостность элементов оборудования и инвентаря. Если же этап технологического процесса, в котором задействован поврежденный элемент, окажется нарушен, процесс приостанавливается до устранения повреждений.

Журналы существуют для верификации (подтверждения) конкретного технологического процесса. Например, в журнале входного контроля фиксируются данные о приемке сырья, его разгрузке, соответствии требованиям и т.п.

Внутренние документы. Это могут быть акты, протоколы, отчеты и любые другие виды информации, которые индивидуальны для конкретного производства, а решение об их ведении принимается руководством предприятия, исходя из необходимости и целесообразности.

Реальность такова, что сегодня на большом пищевом предприятии отделы качества могут насчитывать до 40 человек, а количество ежедневных записей, необходимых для контроля технологических процессов, варьируется от 150 и до бесконечности.

На средних производствах задействовано, как правило, порядка 10 сотрудников, и ведется от 40 до 150 записей. И даже совсем маленькие предприятия обязаны выделить 1-2 сотрудников и вести от 10 до 40 записей каждый день. Не надо быть великим математиком, чтобы подсчитать, что в течение года количество таких фиксаций составит несколько десятков тысяч. А теперь умножьте на количество потраченного времени и ужаснитесь.

При этом вести записи нужно весьма скрупулезно. Они должны быть подписаны и датированы, своевременно составлены, содержать полную и точную информацию. Также документы должны храниться в надежном месте, быть легко восстановимыми в случае утери или порчи.

Усугубляет ситуацию острая нехватка квалифицированных кадров. Увы, сегодня грамотные пищевые технологи на вес золота. Несмотря на то, что РОСБИОТЕХ регулярно выпускает студентов, далеко не все они в итоге идут работать по специальности.

Поддержание качества и безопасности пищевых продуктов подразумевает объединенные усилия каждого участника технологической цепи - от их производства до подачи на стол. Поэтому все работники пищевой отрасли принимают на себя очень высокий уровень социальной ответственности.

За последние 10 лет значительно увеличилось количество проверок на пищевых предприятиях. В основном, это связано с введением сертификации и аудитами для торговых сетей. В среднем в год сегодня на производствах проводится от 6 до 12 аудитов. Но даже такая частота не гарантирует полной готовности предприятий. Я самолично провел за последние три года более 200 аудитов и ни разу не видел, чтобы все процессы были отлажены идеально - везде какое-то нарушение да найдется.

Некоторые предприятия, что греха таить, идут на различные ухищрения, пытаются порой заполнить нужные журналы задним числом. Однако, как правило, опытный аудитор сразу видит такие попытки - одна ручка, один почерк, одна подпись и так далее.

Конечно, предприятие может отказаться от системы добровольной сертификации или аудитов торговых сетей. Но тогда оно не сможет участвовать в госзакупках, поставлять продукцию на экспорт и не будет представлено на полках крупных ритейлеров. А, так как основной ассортимент продуктов приобретается потребителями в ТС, развитие предприятия, его стратегия роста напрямую зависят от представленности в ТС.

Итак, в целом, наверное, понятно, что соблюдение контроля за качеством и безопасностью изготовления пищевой продукции - сложный, трудоемкий и недешевый процесс. Записей много, квалифицированных сотрудников мало, персонал зачастую вообще не понимает целесообразности ведения таких записей, вносит отметки «для галочки», чтобы достать их только в момент аудита. А ведь эта информация должна не только регулярно фиксироваться, но и систематизироваться, а также анализироваться в целях выявления, исправления и предотвращения нарушений.

А теперь представьте - десятки тысяч записей перевести в цифру, забить в Word или Excel уже титанический труд. А чтобы их сравнить, провести анализ?

Чтобы не тратить время и ресурсы, нашей компанией было разработано

уникальное мобильное приложение Quality CHECK. Это, по сути, экзоскелет менеджера по качеству на предприятии. Используя Quality CHECK предприятие практически избавится от трудоемких и неудобных записей в бумажных журналах, так как в программу встроен конструктор журналов и чек-листов.

Благодаря системе QR-кодирования создается активный код, который размещается непосредственно на производстве рядом с объектом контроля или зоной мониторинга процесса. Сотрудник с соответствующим доступом имеет возможность отсканировать QR-код, перейти по ссылке и внести необходимые данные в таблицу - для этого достаточно 2-3 кликов Соответственно, работнику не нужно для этого обладать уникальными знаниями, достаточно, по большому счету, лишь смартфона.

Нужна аналитика - пожалуйста, система выдаст готовый результат по любому из выбранных параметров. Возможность получения быстрого доступа к нужным документам, защита информации от посторонних лиц, уменьшение площадей хранения документированной информации - все это далеко не полный перечень функционала и плюсов приложения.

Конечно, Quality CHECK - на панацея, он не заменит вам необходимости ведения записей. Но - мы даем альтернативу бумажным журналам и значительно упрощаем ваш бизнес!

Подробнее об использовании и преимуществах инновационной цифровой системы контроля качества и безопасности продукции для пищевых предприятий Quality CHECK можно узнать на сайте.