Секреты успешной адаптации сотрудников.

Основная боль современных HR в России — укомплектовать штат сотрудников. Эта задача очень похожа на задачу наполнить бассейн водой. Вы наливаете и наливаете свежую воду, но никак не можете достигнуть нужного вам уровня, потому что вода из бассейна вытекает. Сколько налили, столько же и ушло из него.

То же самое происходит и в компаниях. Эйчары активно нанимают новых сотрудников, тратят неимоверные бюджеты, усилия для того, чтобы их найти, а те уходят. Почему? Потому, что никто не занимается новичками. И те, кто дочитает статью до конца, получат от меня пошаговую инструкцию адаптации сотрудников.

Я работаю в сфере управления HR больше 27 лет, из них 18 лет на позиции директора по персоналу. Работала в крупных российских и западных компаниях. Больше пяти лет я развиваюсь как предприниматель в этой области и помогаю HR становиться лучшей версией себя благодаря моей школе «HR Компас». А ещё я консультирую собственников и оказываю менторскую помощь молодым HR директорам.

Какие же стратегии в отношении персонала выбирают компании?

Все зависит от того, где в предложении они ставят запятую: Нанять, невозможно удержать. Или: Нанять невозможно, удержать.

Компании, которые фокусируются на подборе, постоянно ищут новых сотрудников. И к своим новичкам они относятся примерно как в пословице. «Выживает сильнейший! Я бросил его как котенка в воду, выплыл — хорошо, не выплыл — жаль, конечно, но ничего, найдем новых».

Более мудрые и прозорливые компании выбирают другую стратегию. Они фокусируются на адаптации новичков и удержании текущих сотрудников.

Есть 3 основные аспекта адаптации.

Давайте поговорим о них более детально.

Если говорить просто, это насколько вам рады в новой компании.

Меня познакомили с коллективом?

Со мной пообщался начальник в первый день?

Появился ли у меня наставник?

Мне рассказали негласные правила отдела и компании?

Когда я узнал историю компании, понял, что это круто?

Очень важно, чтобы в первый день сотрудника окружили определенной заботой. Что можно сделать для того, чтобы сотрудник эту самую заботу почувствовал? Давайте представим, что у вас в компании вообще нет для этого бюджета. Вам сказали, средств нет, но сделай так, чтобы сотрудники от вас не уходили.

Все, что я вам буду сейчас предлагать, можно сделать и без денег. Конечно, с деньгами всегда веселее, но и без них тоже можно обойтись на первых порах.

Что можно сделать?

Это если мы говорим про офисных сотрудников. Например, когда я работала в компании OBI, у нас было заведено так: мы вставали в кружок, представлялись и рассказывали новому сотруднику немного о себе. Понятно, что человек ничего не запоминал, но ему было приятно видеть улыбающиеся лица и слышать доброжелательные фразы.

Она подойдёт для ребят на заводе, в магазине, либо на складе. Буквально в первый день к новому сотруднику прикрепляют наставника, который помогает ему понять,как всё устроено в организации. От него можно получить ответы на все вопросы, с которыми страшно идти к руководителю.

Стоят ли эти простые действия каких-то вложений? Нет. Здесь важно постараться продумать и сделать какой-то небольшой элемент, ритуал. Показать новичкам, что мы им рады.

Он заключается в том, чтобы человеку быстро выдали все необходимые инструменты для его работы.

Будет ли у меня в первый день: компьютер, электронная почта, униформа?

Знаю ли я, где могу поесть?

Мне дадут канцелярию или придётся пойти и купить ручку с блокнотом?

Я видела некоторых сотрудников, которые приходили и получали свое рабочее место где-то через неделю. То есть пришел сотрудник, у него нет ни стола, ни стула, компьютер выдали чуть попозже, почту тоже выдали непонятно когда. А еще я видела ситуацию, когда приходилось идти и самому покупать себе блокнот и ручку. Бывают разные ситуации, и не потому что компания плохая, просто кто-то не успел вовремя все это организовать.

Каким образом мы можем эту задачу решить?

Если совсем нет денег, то можно сделать его просто на бумаге.

Я видела, когда эти процессы автоматизируются через 1С, либо через Битрикс, когда необходимо просто внести должность нового сотрудника, и автоматически всем вовлеченным руководителям рассылаются напоминания: одному организовать рабочее место, другому купить компьютер, сделать почту, либо купить дополнительный комплект униформы, в зависимости от того, куда выходит новый сотрудник.

Вопрос к вам, стоит ли такая организованность каких-либо денег? Скорее, нет.

Меня ознакомили с функционалом?

Мне передали дела?

Мне поставили задачи на испытательный срок?

Я узнал, что продаёт моя компания?

Меня научили работать на оборудовании?

Я знаю, где я могу изучить продукт, который должен продавать?

Я прошёл необходимое для работы обучение?

На самом деле очень много нюансов! И когда приходит новый сотрудник в компанию, он, конечно, теряется. Вот эта растерянность очень часто выливается в то, что человек говорит: «Да ладно, пойду-ка я в другую компанию. У меня, кстати, там были еще предложения».

Задачи на испытательный срок.

Для HR это очень непростой проект по внедрению этих задач. Менеджер бизнеса очень часто говорит: «Мне вообще некогда! Какие там задачи ставить?» Но в идеале должно быть три встречи с каждым новым сотрудником:

1) В течение первой недели, когда руководитель ставит ему задачи и говорит: «Вот, раз, два, три - это твои три фокуса на три месяца».

2) Через 1,5 месяца, когда вы спрашиваете у нового сотрудника: как ему живется, что нравится, что он чувствует, что уже успел изучить, нужна ли ему какая-либо от помощь.

А если вдруг сотрудник лучше показал себя на собеседование, чем работает сейчас, то вы тоже можете ему сказать: «Слушай, я жду от тебя, что за эти оставшиеся полтора месяца ты выучишь это, это и вот это». И я видела совершенно фантастические метаморфозы! Когда у человека высокая мотивация, он может быстро все это изучить.

3) За 5 дней до окончания испытательного срока, на которой вы подводите итог.

В идеале, когда вы не только сказали, что испытательный срок прошел успешно, а указали какие навыки и компетенции необходимо подтянуть. Тогда у вас появится небольшой индивидуальный план развития.

Что можно сделать для того, чтобы прокачать именно профессиональный аспект?

Если у вас пока нет никакой автоматизации, можно просто сделать бланк. Это уже лучше, чем ничего.

Поскольку вам нужно будет каждый раз рассказывать новому сотруднику: о компании, об отделах, чем занимается тот или иной отдел. И хорошо, когда есть выверенная презентация, которая отражает современные реалии.

Я рекомендую обязательно иметь график встреч для каждого нового сотрудника.

Представим, что выходит руководитель в компанию, вы понимаете, с какими ключевыми менеджерами он должен познакомиться в течение первой недели, первого месяца и составляете график. Согласовываете все встречи и передаете новому сотруднику в течение первого или второго дня. И говорите: «Вот, пожалуйста, мы подготовили для тебя программу адаптации, давай будем стараться ее придерживаться». Понятно, что что-то может меняться, но хорошо, когда такая программа есть, и вы можете ее корректировать.

Но мало составить программу, очень важно, чтобы она обязательно была выполнена.

Как прокачивать профессиональный аспект рядовых сотрудников?

Я рекомендую сделать дневник обучения, когда новый сотрудник понимает, что он должен выучить в течение первых трех дней, недели и всего испытательного срока. И у него должен быть наставник, у наставника должна быть тоже свой дневник, по которому он контролирует, процесс изучения. Но мало все это разработать, важно контролировать, что всё изучается, внедряется, а тестируется и потом заполняются все дневники и все необходимые тетради. В идеале, конечно, нужно всё это автоматизировать. Но можно ли организовать все бланки, дневники новичка и презентации без денег? Конечно, можно! Кто хочет, тот ищет выход, кто не хочет, тот ищет причину.

Как можно автоматизировать адаптацию?

Я сегодня уже много раз говорила про автоматизацию. Хорошо, когда у вас есть некая платформа HR, на которой можно автоматизировать многие процессы: адаптацию, обучение, тестирование, кадровый резерв, различные виды опросников сотрудников.

Прекрасно, если у вас есть ролик про компанию, ролик по продукт, и все это находится на платформе. Там же вы можете тестировать сотрудников для того, чтобы потом иметь всю статистику онлайн. Продвинутые системы очень быстро делают различную аналитику, потому что собирать это руками и считать в Excel - это начало 20 века.

Выходит человек, ему готовится рабочее место, назначается встреча и сразу ставится в календарь. Это на самом деле очень удобно.

Но здесь очень важно не переборщить с чат-ботами, потому что новому сотруднику обязательно нужен человек. Это как с банками, когда вы пишете в чат поддержки, а вам отвечает бот и даёт ответ, который не соответствует вашему запросу. Всех это ужасно бесит. Вот то же самое происходит с новыми сотрудниками, когда у него есть запрос, а его отсылает только к чат-боту.

Не забываем о том, что наставник эту проблему человеческого тепла и взаимоотношений может решить.

Автоматизация адаптации помогает:

- сократить временные затраты;

- повысить эффективность, потому что многие напоминания приходят автоматически;

- сотрудник может обучаться в удобное время;

- информация у него будет на расстоянии вытянутой руки, когда для её изучения ему не нужно быть в офисе. Он может это все почитать на своем телефоне по пути на работу, либо с работы.

Поэтому чем больше у вас автоматизации в HR, тем легче вам будет работать. Автоматизация позволяет рутинные операции отдать системам, а HR оставлять время на более интересные и творческие задачи.

Если вам понравилась статья, ставьте лайк и подписывайтесь на наш канал. Буду благодарна, если поделитесь нашим каналом с коллегами, чтобы как можно большее количество HR узнало о нашей школе и тех статьях, которые мы регулярно размещаем для вас👇

ГЮЗЕЛЬ ГАРАЕВА | HR КОМПАС