Какую численность считать?
Списочная & Среднесписочная. Как считать будем?
Понятия «среднесписочная численность» и «средняя численность» часто путают. Расскажем, чем они отличаются, как их правильно считать, и зачем они нужны. Будет очень много текста, сохраняйте статью в закладках, она вам пригодится.
Среднесписочная численность
В среднесписочную численность (ССЧ) включают только тех работников, которые оформлены по трудовым договорам.
Так в расчет ССЧ попадает постоянный персонал, сезонные и временные работники, а также собственники предприятия, которые получают зарплату.
Внешних совместителей в ССЧ не включают.
Правила расчета среднесписочной численности
Расчет среднесписочной численности (далее – ССЧ) работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников (абз. 4 п. 76 Указаний № 832). Таким образом, в первую очередь следует посчитать списочную численность работников за каждый день месяца.
Затем нужно рассчитать ССЧ за месяц. Для этого необходимо сложить ССЧ работников, которые в течение месяца работали полное время (полностью занятых) и среднюю численность (далее – СЧ) не полностью занятых работников, то есть тех, кто работает неполное время на основании договора с работодателем. Если работник работает неполное время на основании закона, его следует учитывать как полностью занятого (п. 79.3 Указаний № 832).
Таким образом, формула расчета ССЧ за месяц выглядит так:
ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых за месяц + СЧ не полностью занятых за месяц
Среднесписочная численность работников за несколько месяцев, квартал, год рассчитывается исходя из среднесписочной численности за каждый месяц, который включен в этот период (п.п. 79.5–79.7 Указаний № 832).
Рассмотрим подробнее порядок расчета указанных выше показателей.
Помогаем по 1С, пишите:
Как рассчитать списочную численность работников за каждый из дней месяца
Для определения списочной численности работников за каждый день месяца необходимо использовать приказы о приеме на работу, о переводе работников на другую работу и об увольнении. Численность работников за каждый день месяца должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников (абз. 4 и 5 п. 76 Указаний № 832).
Численность работников за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности за предшествующий рабочий день. При этом, если такие дни идут подряд (два и более), численность работников за каждый нерабочий день принимается равной численности за рабочий день, который предшествовал нерабочим. Например, если 9-е число и 10-е число месяца являются выходными (суббота и воскресенье), списочная численность за эти дни равна численности в пятницу, 8-го числа (абз. 2 п. 76 Указаний № 832).
Если последним днем работы (днем увольнения) работника является пятница, этот работник исключается из расчета среднесписочной численности со следующего дня, то есть с субботы (абз. 3 п. 76 Указаний № 832).
В списочную численность включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие зарплату в организации. В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие по каким-либо причинам работники (абз. 3 и 4 п. 77 Указаний № 832).
В списочную численность не включаются работники (п. 78 Указаний № 832):
- принятые на работу по совместительству из других организаций (учет внешних совместителей ведется отдельно) (работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица). При этом работник, состоящий в списочном составе организации и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы, а в фонде заработной платы показывается сумма заработной платы с учетом оплаты труда по совместительству. Лица, принятые на неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на неполное рабочее время по основной работе, и выполняющие работы на условиях внутреннего совместительства, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени, включая время работы по совместительству);
- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера (работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору гражданско-правового характера – в графе 8 формы № П-4 (фонд заработной платы работников списочного состава);
- привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы). При этом такие лица учитываются в среднесписочной численности работников (п. 79.2 Указаний № 832);
- переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
- направленные организацией на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств организации; лица, с которыми заключен ученический договор на получение образования с выплатой стипендии в период ученичества;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения работодателя( исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу);
- собственники данной организации, не получающие заработную плату;
- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
Пример расчета списочной численности работников на определенную дату месяца
На 15 февраля в организации работает 75 человек. Из них 54 человека работают по трудовому договору, 8 человек являются внешними совместителями, 10 человек работают по гражданско-правовому договору и трое являются собственниками организации, не получающими зарплату.
Для расчета списочной численности на 15 февраля нужно из общей численности работников исключить лиц, которые в ней не учитываются. Таким образом, на 15 февраля списочная численность равна:
75 – 8 (совместители) – 10 (работники по ГПД) – 3 (собственники) = 54 человека.
Как рассчитать среднесписочную численность работников с полным рабочим днем за месяц
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (в феврале – по 28-е или по 29-е число), включая нерабочие (праздничные) и выходные дни и деления полученной суммы на количество дней месяца (п. 75 Указаний № 832). Показатель может быть заполнен с одним десятичным знаком (п. 77 Указаний № 832).
Формула расчета среднесписочной численности работников с полным рабочим временем выглядит так:
ССЧ полный день = Общая СЧ / Количество календарных дней
Важно: При расчете среднесписочной численности работников с полным рабочим днем не нужно учитывать некоторых работников списочной численности. В частности, не учитываются:
- сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам (п. 79.1 Указаний № 832);
- работники, находящиеся в отпуске, предоставленном им в связи с усыновлением ребенка со дня его рождения (п. 79.1 Указаний № 832);
- работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (кроме тех, кто работает на дому или на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия) (п. 79.1 Указаний № 832);
- работники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением (п. 79.1 Указаний № 832);
- работники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты в связи со сдачей вступительных экзаменов в образовательные организации (п. 79.1 Указаний № 832).
Пример расчета среднесписочной численности работников с полным рабочим временем за месяц
Списочная численность работников в феврале за каждый календарный день составила:
с 1 по 13 февраля – 52 чел. в течение 13 дней;
с 14 по 26 февраля – 54 чел. в течение 13 дней;
с 27 по 28 февраля – 55 чел. в течение 2 дней.
При этом в течение всего февраля два сотрудника находились в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Они исключаются из расчета.
Расчет среднесписочной численности работников за февраль выглядит так:
(52 – 2) × 13 дней + (54 – 2) × 13 дней + (55 – 2) × 2 дня = 650 + 676 + 106 = 1 432 чел.
1432 / 28 = 51,1 чел.
Расчет средней численности работников
Порядок расчета средней численности работников закреплен в Указаниях, которые утверждены приказом Росстата от 24.11.2021 № 832 (далее – Указания № 832).
При расчете средней численности работников учитываются (п. 75 Указаний № 832):
- cреднесписочная численность работников ;
- cредняя численность внешних совместителей и работников, заключивших с работодателем гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.), несмотря на то, что согласно трудовому законодательству такие лица не считаются работниками.
Рассмотрим порядок расчета средней численности работников.
Расчет средней численности работников за месяц
Чтобы рассчитать среднюю численность работников за любой период, в первую очередь необходимо рассчитать среднюю численность работников за один месяц. Для этого нужно сложить среднесписочную численность (далее также – ССЧ) работников, среднюю численность (далее также – СЧ) внешних совместителей и среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера (п. 75 Указаний № 832). Таким образом, формула расчета средней численности работников за месяц выглядит так:
СЧ работников за месяц = ССЧ работников за месяц + СЧ внешних совместителей за месяц + СЧ "работников" на ГПД за месяц
Пример расчета средней численности работников
Среднесписочная численность работников за май составила 15 человек.
Средняя численность внешних совместителей за май – 3 человека.
Средняя численность работников на ГПД за май – 4 человека.
15 + 3 + 4 = 22
Средняя численность работников за май – 22 человека.
Расчет средней численности работников за период более месяца
Если нужно посчитать среднюю численность работников за период, превышающий 1 месяц (квартал, полугодие, год и т.д.), необходимо в первую очередь вычислить среднюю численность работников за каждый месяц, входящий в этот период (см. выше), а затем разделить полученное число на количество месяцев в расчетном периоде. Формула расчета средней численности работников за период более месяца выглядит так:
СЧ работников за период = (СЧ за месяц периода + СЧ за месяц периода + … ) / количество месяцев периода
Пример расчета средней численности работников за период январь – март
Средняя численность работников за январь составила 15 человек.
Средняя численность работников за февраль составила 14 человек.
Средняя численность работников за март составила – 16 человек.
(15 + 14 + 16) / 3 = 15 человек
Средняя численность работников за период январь – март – 15 человек.
Расчет средней численности внешних совместителей
Чтобы посчитать среднюю численность внешних совместителей за месяц следует общее количество отработанных ими часов разделить на количество рабочих часов в месяце. Количество рабочих часов в месяце можно узнать из производственного календаря, а в отработанные сотрудником часы следует включать в том числе часы в рабочие дни, в которые работник не явился либо находился в отпуске или на больничном. При этом за каждый из таких дней нужно начислить работнику столько же часов, сколько он отработал в день, который предшествовал отпуску или больничному. Полученную сумму нужно округлить до десятых долей (п. 80 Указаний № 832). Формула расчета средней численности внешних совместителей:
СЧ внешних совместителей за месяц = Количество отработанных часов за месяц / Количество рабочих дней в месяце
Пример расчета средней численности внешних совместителей
В организации в июле 2021 года работало 3 внешних совместителя. Двое из них отработали по 5 часов 5 дней в неделю. Третий отработал 12 дней по 5 часов.
За июль 2021 года все вместе они отработали 280 часов (110 + 110 + 60).
Количество рабочих часов в июле 2021 года – 176 (при 40-часовой рабочей неделе)
Средняя численность внешних совместителей в июле 2021 года – 1,59 человека (с округлением до десятых долей – 1,6 человека).
Расчет средней численности работников на ГПД
Средняя численность работников по гражданско-правовым договорам (ГПД) за месяц исчисляется по тем же правилам, что и среднесписочная численность работников (п. 81 Указаний № 832).
Этих работников следует учитывать за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора вне зависимости от того, в какие сроки им выплачивалось вознаграждение. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.
При необходимости посчитать среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера за период с начала года и год, нужно сложить их среднюю численность за все месяцы, истекшие с начала года, и поделить полученную сумму на число месяцев отчетного периода (абз. 4 п. 81 Указаний № 832).
В среднюю численность работников на ГПД не включаются (абз. 5, 6, 8 п. 81 Указаний № 832):
- работники, состоящие в списочном составе, заключившие гражданско-правовой договор с этой же организацией (прим. к пп. 2 п. 78 Указаний № 832);
- внешние совместители, заключившие договор гражданско-правового характера с этой же организацией (они учитываются в численности внешних совместителей);
- физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД (самозанятые);
- ИП, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера;
- лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера;
- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
Пример расчета средней численности работников на ГПД
Организация заключила договоры оказания услуг с двумя гражданами. Срок действия договоров – с 15 марта по 14 апреля 2022 года.
Таким образом, за апрель 2022 года численность работников по ГПД составила:с 1 по 14 апреля – 2 человека;
с 15 по 30 апреля – 0 человек.
Средняя численность работников на ГПД за апрель 2022 года составляет 0,93 человека (2 чел. х 14 дн. + 0 чел. × 16 дн.) / 30 дн.). С учетом округления – 1 человека.