Я разрабатываю системы учёта для компаний и ко мне обратилась крупная онлайн-школа с запросом автоматизации бизнес-процессов и учёта.
Сотрудники работали дистанционно и офлайн. Проект развивался, появились региональные представительства. Нагрузка на менеджеров увеличивалась. Приходилось думать о том, чтобы увеличить штат для рутинных процессов учёта и обработки информации.
Я предложил систему Финдир, которая хорошо зарекомендовала себя у одного из заказчиков и работает около 5 лет.
Система создавалась под финансовые данные. В ней удобно собирать заявки на оплату, считать затраты и результат каждого проекта. Отслеживаются расчетные счета, Cash Flow и Profit&Loss проектов. Это избавляет экономистов от скрупулёзных рутинных расчётов.
От сотрудников поступают в веб-приложении заявки снабженцам. Формируется общий реестр заявок на оплату. Указывают к какому проекту относится заявка. Заявки далее дополняются сканами счетов на оплату от снабженцев. После согласования руководства заявки переходят на оплату в бухгалтерию. По факту оплаты информация об оплате поступает обратно к инициатору.
Система успешно работает для компании по благоустройству города. Для внедрения в онлайн-школу требовались некоторые доработки. Нам было интересно применить опыт в новой сфере и мы с командой погрузились в проект.
После внедрения и опыта использования выяснилось следующее.
✔Оказалось, что с системой Финдир удобно централизовать все оплаты и согласования в онлайн компании. Автоматизируется сбор данных для формирования реестров заявок на оплату и дальнейших отчетов. Заявки на оплату согласовываются и передаются казначейству, сохраняются.
✔Обновлённый Финдир имеет раздел для работы со студентами. Онлайн-школа использует платформу GetCourse, где о студенте из информации только имя и номер телефона. Чтобы заключить договор и по факту обучения выдать диплом, нужна подробная информация о студенте и сканы его документов. Специально для этого в Финдир добавили возможность импортировать данные студентов из GetCourse. Теперь, проходя через электронный адрес, каждый студент получает анкету, в которой заполняет нужные данные и прикрепляет документы. Дополнительно мы добавили в систему шаблоны договоров. Теперь на основе анкеты студента создаётся индивидуальный договор. Так же добавили идентификацию платежей по продуктам для дальнейшего анализа в P&L.
✔Финдир помогает настроить работу с преподавателями. У онлайн-школ есть пул учителей, спикеров, которые после вебинаров должны выставить акт выполненных работ. Это вызывало сложности, была разница в оформлении документов. Теперь в обновлённую программу менеджеру легко вносить информацию о вебинарах. Сведения можно группировать, формировать в единой форме акты выполненных работ, и в виде заявки отправлять на оплату.
✔Другое новшество системы облегчило работу с офлайн-мероприятиями в региональных представительствах. Мы добавили возможность оповещения о мероприятиях и регистрацию участников. Специально для участников мероприятий разработано приложение, где отражается информация о мероприятии, тесты и сертификаты по прохождению. Студенты могут оставить отзыв о школе, мероприятии.
Онлайн-школа использует систему год и отмечает такие результаты.
👍Автоматизирован документооборот, упорядочены процессы.
👍Выросла эффективность менеджера. Например до внедрения менеджер мог обработать 10 студентов, а с системой - 100 студентов в день.
👍Есть отчеты по продуктам онлайн-школы. В режиме единого окна можно наблюдать за происходящим. Система дала прозрачность и порядок, а это стратегические преимущества, когда у руководства есть реальная картина ситуации.
Сколько это стоит
Внедрение системы Финдир в онлайн-школу стоило 500 тысяч. Сумма включает доработки под конкретные задачи и 3 месяца обучения всех сотрудников и отделов. Кроме того, внедрением финансовой части системы занимается опытный экономист. Дополнительно предлагается поддержка опытного юриста.
Ввод системы учёта занимает от 3 месяца до полугода. Это хороший график, но многое зависит от размера компании. Чем компания больше, тем она сложнее меняет свои привычки.
Подробнее о системе Финдир на сайте https://u4et.ru/findir
💡Хотите, чтобы ваш бизнес работал как часы? Напишите мне о вашей задаче и сложностях. Я помогу найти решение.