Также рекомендую простую технику, которая помогает отследить, на что уходит ваше время, это тегирование календаря. Мне проще всего это делать цветом. Для каждой категории я определяю свой цвет. Если новая встреча приходит не из моего списка приоритетов, то я несколько раз задамся вопросом, нужно ли мне туда идти и какую добавленную ценность я принесу на встрече.