Заявка на договор. Что за зверь такой?

Меня зовут Наталья Шутова, работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором корпоративной системы под их задачи. За последние 4 года я провела более 400 онлайн-презентаций функциональности модулей Directum Lite. В 30% случаев я слышала: «А у вас перед созданием договора есть заявка на него?».

Давайте разбираться что за зверь такой — заявка на договор.

Чаще всего, заявка на договор — это пояснительная записка, созданная по шаблону компании. В ней для юриста прописаны основные положения будущего договорного документа. Заявка, также как и любой другой документ, должна пройти цепочку согласования и получить одобрение руководства. Только после этого можно создавать сам договор или дополнительное соглашение.

На встречах с заказчиками я часто показываю практический кейс — создание договора и согласование его по регламенту. Все этапы, присущие ему — создание, регистрация, версии, согласование и подписание — могут быт применены для любого другого вида документа.

Поработаем как администратор. Настроим вид документа, журнал регистрации, шаблон, регламент согласования.

1. Создаем новый вид документа: «Заявка на договор» в модуле «Настройки документооборота».

2. Заполняем поля карточки вида документа по нашим пожеланиям. Я выбрала документопоток «Договоры» — это значит, что все заявки будут храниться в реестре договорных документов. Вы можете выбрать любой из предложенных.

3. Создаем шаблон документа в том же модуле.

Заполняем карточку шаблона по требуемым параметрам.

Мой шаблон — пример очень краткий. У вас, разумеется, будут свои параметры заполнения заявки.

4. Создаем «журнал регистрации» и «настройку регистрации», если у вас предполагается определенная нумерация заявок.

5. Создаем маршрут согласования для вида документа «Заявка на договор».

Мой регламент на схеме состоит всего из пяти блоков. Первые 2 — это согласования. Они могут быть параллельные или последовательные — решает заказчик.

3 блок — заполняется по желанию инициатора согласования.

4 блок — задача на юридический отдел для создание договорного документа.

Обращу ваше внимание, что вы можете написать инструкцию к задаче юристу.

Юрист создает договор, вкладывает ссылку на документ при выполнении своего задания.