Топ-6 фич Directum Lite: чем они полезны руководителям и сотрудникам

Меня зовут Наталья Шутова, и я помогаю компаниям среднего и малого бизнеса автоматизировать процессы. Не секрет, что разные сотрудники используют одну и ту же функциональность разными способами, и главное, одна и та же фича в системе может принести разную пользу. В этой статье мы взяли популярные по мнению текущих заказчиков возможности Directum Lite и рассмотрели их с разных ракурсов: со стороны руководителя компании и рядового специалиста.

Одна из самых любимых опций Directum Lite, как отмечают заказчики.

Для руководителя: видно, какую версию он подписал, какую не подписывал. При необходимости можно сравнить с версией, которая была заверена контрагентом в случае разногласий. Подписанная версия защищена от изменений, чтобы никто случайно (или специально) не внес лишнее в подписанный документ.

Для сотрудника: если просто сохранять каждую версию с правками клиента как новый документ, рано или поздно случится так, что будет согласована или подписана не та версия документа. Это лишь вопрос времени. Золотое правило Directum: «Карточка одна, версий много». Не нужно размножать документы, создавайте версии «из последней», «из шаблона», «со сканера» и точно сможете понять, которая из них уже согласована.

Для руководителя: не решаетесь оставлять свои усиленные квалифицированные подписи (УКЭП) коллегам на время отсутствия в офисе? Не оставляйте! Подписывайте NFC-картами или специальными токенами через мобильное приложение Directum Solo прямо с телефона. А для проставления простой электронной подписи (ПЭП) и вовсе не нужны никакие дополнительные приспособления. Все подписания совершаются руководителями прямо в системе Directum Lite. У вас 1 интерфейс, и вы не перескакиваете из системы в сервис ЭДО.

Для сотрудника: запустили процесс согласования договора и забыли. Проверить, подписал ли директор и отправил ли секретарь заказчику договор в сервис подписания, можно в едином интерфейсе. Больше не нужно писать в мессенджерах директору или бухгалтеру, вы сами контролируете все маршруты подписания.

Для руководителя: 3 папки, 2 кнопки — мечта! Ничего лишнего. Всё, что вам приходит в работу на подписание, ищем во «Входящих», то, что сами контролируем — в «Исходящих». В «Избранном» сохраняем важные ссылки на документы или папки. Компактный интерфейс, нет лишних кликов. Останется много времени на решение важных стратегических вопросов компании.

Для сотрудника: акцент работы на полезном и быстром поиске и создании важных документов. Для вас администратор может сократить обложки модулей, оставив только самое важное: создание документов, реестры документов и удобный поиск. Удалит лишние справочники. Слева, в дереве папок, выдаст права только на видимость тех модулей, которые нужны именно для вашей работы.

Для руководителя: создайте несколько папок для контроля задач отделов или даже всей компании в вашей папке «Избранное» и получайте актуальную загрузку по поручениям ваших подчиненных в одном месте. Избавьтесь этим способом от спама уведомлений. Теперь вас можно не ставить в копию всех задач.

Для сотрудника: вы можете создать множество папок по критериям: например, по виду документа «приказ», сроку создания «с 1.11.24 по 31.12.24», созданные «только вами». Это значительно ускорит процесс поиска и контроля документов. Например, я создала папку поиска по коммерческим предложениям, которые я когда-либо оформляла в процессе работы. Теперь у меня автоматически все документы с определенным видом КП в одном месте, и я могу быстро найти информацию и сделать новые документы по аналогии с прошлыми.

Для руководителя: новые сотрудники неизбежно будут приходить в компанию, и отправлять каждого «джуна» на обучение накладно для бюджета организации. Поэтому есть возможность изучить функциональность системы по справке. В ней есть и видеоролики с пошаговой инструкцией, и тестовая информация с картинками.

Для сотрудника: даже опытные сотрудники имеют право что-то подзабыть, если давно не пользовались какой-то фичей в системе. Ничего страшного, прямо из нужного раздела кликаем на кнопку справки и переходим в описание этой функциональности. Особенно важно для администратора системы, который занимается настройкой Directum Lite. Если забыли, как настроить шаблоны документов, просто введите в поиске «шаблоны», справка найдет все нужные материалы по этой теме.

Для руководителя: руководителю компании важно знать, что все задачи на исполнении и сотрудники знают, в какой срок их должны выполнить. Будьте уверены, после согласования протокола совещания все поручения из таблицы будут направлены ответственным с теми сроками, которые вы утвердили. Если захотите лично проконтролировать их исполнение, просто перейдите в реестр «Поручения».

Для сотрудника: секретари совещаний теперь не будут по два раза перепечатывать поручения — сначала в протокол собрания, потом для отправки сотрудникам. Все поручения уйдут в работу коллегам в два клика по кнопке «Создать поручения по протоколу». Ваше рабочее время ценно! И мы хотим облегчить отправку и контроль поручений для вас.

Как в школе на геометрии: «что и требовалось доказать». Каждая функциональность системы имеет несколько положительных сторон.

А есть такие фичи, которые вы как-то по-особенному используете в системе, не так, как другие коллеги? Делитесь вашим опытом в комментариях.