Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Лидер рынка с оборотом свыше 1 млрд рублей в год попал в ситуацию, когда бизнес не автоматизирован, коммуникация между отделами осуществляется на бумаге, а новые заказы то и дело теряются. Как команда todoit исправила ситуацию?

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Это статья о цифровой трансформации бизнеса через внедрение CRM-системы, интеграции с 1С и, конечно же, проведение дополнительных кастомных разработок.

Теперь обо всем по порядку!

Почему обратились к нам?

todoit – инновационная компания, специализирующаяся на внедрении CRM-систем, доработке их под нужды бизнеса, интеграции 1С, мессенджеров и других систем. Мы оказываем услуги по консалтингу, разрабатываем сайты и личные кабинеты, а еще делаем ботов и метрики – дашборды.

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Это если говорить коротко.

Каких результатов мы достигли?

Эта часть статьи специально для тех, кому важно сразу увидеть цифры без долгих пояснений.

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Конечно же, это не все. В ходе работы мы успешно закрыли все боли заказчика и уже работаем над совершенно другими задачами.

Далее вас ожидают подробности по каждой из 3 решенных болей и каждому из 6 принятых решений.

Погружение в проект. Вводная информация

Заказчик – производственное предприятие из Екатеринбурга, лидер рынка УРФО. Более 250 человек персонала, дилерская сеть на 300+ торговых компаний по всей РФ и никакой автоматизации! Все процессы в компании осуществлялись на бумаге, в личном общении и по почте. Сама компания известна в УРФО в первую очередь качеством своей продукции.

Также у нее сильное УТП – возможность изготавливать продукт на заказ под размеры заказчика. Благодаря этому имеется большой поток заявок, который в отсутствие автоматизации создает сложности в коммерческой и производственной деятельности.

Изучение проекта

Мы взялись за работу и первым делом внимательно изучили проект. Для составления дальнейшей стратегии было необходимо определить максимальное количество болей заказчика, а также совместно сформулировать запрос на всю последующую работу.

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

3 основные боли заказчика:

  1. Низкий контроль продаж. Нет понимания количества входящих заявок и эффективности работы над каждой из них.
  2. Коммуникация с клиентами не выстроена. Запросы теряются, ответ по заявкам занимает до 3 дней, звонки не фиксируются.
  3. Передача заказов в производство происходит на бумаге, с задержкой в 1-2 дня и риском потери информации.

Все боли можно разделить на 3 основные сферы: продажи, внутренняя коммуникация и производство.

Первичный запрос компании заказчика – уйти от бумаги и перевести всю компанию в цифровую среду, сделать прозрачными сроки и загрузку производства и реализовать возможность контролировать работу удаленно.

Так мы поняли всю ситуацию, в которой находился проект, и приступили к работе!

Формирование карты бизнес-процессов

Любая масштабная работа начинается с формирования карты бизнес-процессов. Мало знать боли и понимать запрос, еще нужно на 100% разбираться в продукте, видеть скрытые недочеты бизнеса и уметь определять его точки роста.

Мы поставили перед собой 5 целей:

  • Описать все бизнес-процессы компании для повышения прозрачности работы всех отделов;
  • Выявить точки роста и оценить возможности для внедрения IT-автоматизации;
  • Проанализировать процессы взаимодействия с клиентом различных подразделений (производства, логистики и др.);
  • Выявить ключевые метрики для отслеживания эффективности деятельности;
  • Подготовить рекомендации по реализации выявленных точек роста.

Полное погружение заняло 104 часа чистого времени. За это время мы провели 40 интервью с сотрудниками и 12 общих планерок (суммарно на 11,5 часов). В ходе аудита мы изучили 15 отделов компании, а суммарное время обработки всей полученной информации составило 80 часов.

Что получили на выходе?

После проведенных интервью и погружения в процессы компании мы создали карту бизнес-процессов. В ней описаны все процессы, взаимосвязь отделов, пути клиента и заказов, а также инструменты, которые использовались ранее.

Карта бизнес-процессов компании
Карта бизнес-процессов компании

Итоги проведенной работы позволили руководству увидеть полную картину бизнеса, а также сразу обозначить места, требующие доработки или полной трансформации.

Впоследствии, опираясь на карту бизнес-процессов, мы сформировали стратегию по внедрению IT-инфраструктуры.

Мы пропагандируем конвейерный подход в IT-инструментах – каждому отделу свой удобный инструмент, который интегрирован в единую систему.

Получился следующий набор: за основу выбрали Битрикс24, т. к. он закрывает потребности отдела продаж и внутренних коммуникаций.

Бухгалтерия и формирование счетов – 1С Бухгалтерия. Производство – 1С ERP. Отчеты и метрики – YandexDatalens. Еще мы разработали личный кабинет для дилеров и интегрировали все каналы коммуникаций.

6 необходимых решений от todoit для цифровой трансформации бизнеса

Ранее мы обозначили 3 боли заказчика в 3 категориях. Теперь самое время рассказать, что мы сделали, чтобы решить каждую из этих проблем. Мы:

  • Внедрили CRM-систему на базе Битрикс24.

  • Выстроили бизнес-процессы внутренней среды компании.
  • Наладили системный сбор данных и аналитику.

  • Осуществили интеграцию проекта с 1С.
  • Разработали личный кабинет с конфигуратором для управления дилерскими продажами.
  • Разработали и внедрили интерфейс производства для управления заказами, контроля качества и упрощения работы работников цехов.

Внедрение Битрикс24. Настройка корпоративного портала

Напоминаем, что руководители компании не обладали четкими данными о том, как работает их бизнес, и получали отчеты от сотрудников только в конце периода, а уровень цифровизации был равен 0. Не менее важная проблема во внедрении цифровизации – сопротивление сотрудников.

Предпосылки к внедрению CRM-системы:

Показатели эффективности работы менеджеров нигде не фиксировалась, а состояние компании основывались на личном ощущении руководства. Обмен данными между отделом продаж, производством и складом происходил путем передачи распечатанной информации из рук в руки.

Поэтому базовой задачей для нас стала настройка корпоративного портала в компании и обучение персонала работе с системой.

Результат после внедрения:

Благодаря нашим знаниями в области автоматизации бизнеса, сотрудникам больше не надо было использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Цифровой подход уже сейчас экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки.

Кроме того, увеличилась скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.

Конечно, в процессе работы мы наблюдали сильное внутреннее сопротивление сотрудников к внедрению инструмента. Многие из них работали в компании годами, и изменения им были попросту неудобны.

Но при помощи все того же опыта нашей компании по работе в таких ситуациях, нам удалось перейти от саботажа к позитивной истории внедрения (то есть к результату, когда сотрудники вовлечено предлагают идеи по развитию внутреннего сервиса).

Внутренняя культура налажена!
Внутренняя культура налажена!

Цифровая трансформация. Кастомные разработки компании todoit

Мы подошли к самой интересной части статьи. Реализация своих собственных разработок – то, за что нас (в том числе) выбирают среди других команд.

Разработка №1 – Автоматическая квалификация заявки

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Заявки не распределялись по менеджерам автоматически. Много времени уходило на маршрутизацию заявки внутри команды. Заявки приходили в разных формах. Менеджеру необходимо было контролировать сразу несколько источников: телефон, личная и корпоративная почта, мессенджеры.

Мы сделали так, чтобы все источники были подключены к системе Битрикс24, это позволяет фиксировать все обращения в одном интерфейсе. Также мы выстроили логику для автоматической квалификации заявок и распределения их на необходимых сотрудников.

Это свело риск потери новых заявок к 0, а также повысило скорость обработки запроса от действующих дилеров.

Разработка №2 – Интеграция с 1С

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта
Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Информация о готовой продукции передавалась лично на бумаге. Инструментом информирования команды продаж о поступивших денежных средствах на счет была таблица Excel. Инструмента для отслеживания готовности оформленного заказа не существовало, менеджеры были вынуждены постоянно звонить на производство и актуализировать статус.

Мы интегрировали 1С:ERP и Битрикс24, что позволило менеджерам передавать заказ на производство в один клик и следить за его статусом в режиме реального времени. Помимо этого, мы интегрировали 5 баз 1С:Бухгалтерия.

Это позволило менеджерам выставлять счета прямо из интерфейса Битрикс и сразу получать информацию об оплате.

Разработка №3 – Парсер товаров из документа в Битрикс24

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта
Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Менеджеры передавали заказы на производство в бумажном виде. После интеграции с 1С:ERP необходимо было вытягивать данные из заказа в формате Excel в Битрикс24, чтобы он автоматически уходил на производство.

Это тоже потребовало доработки, поэтому мы разработали собственный парсер. С помощью него система может самостоятельно вытягивать данные из Excel и отправлять их в раздел «Товары» Битрикс24 (а после передавать данные в 1С:ERP).

P.S. Это временное решение, пока идет подготовка и актуализация прайса с каталогом. Сейчас нет возможности генерировать документ из самого Битрикс24.

Разработка №4 – Сбор и аналитика данных

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта
Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Руководство не следило за сбором и аналитикой данных. Все данные предоставлялись сотрудниками в произвольной форме, проверить корректность не представлялось возможным. Менеджеры по продажам работали без KPI.

Это одно из ключевых направлений нашей работы. Здесь мы тоже постарались для максимальной автоматизации и цифровизации.

Сейчас все данные собираются автоматически, а отчеты формируются в онлайн-режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Для менеджеров разрабатывается новая система мотивации с привязкой к результату, что стимулирует команду работать активнее.

Разработка №5 – Интерфейс 1С:ERP

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Элементы заказа внутри производства передавались в печатном виде из рук в руки. Некоторые бумаги терялись, а узнавали об этом в момент, когда подходил срок отгрузки клиенту. Это растягивало сроки и вызывало негатив у дилеров.

Как много трудностей, оказывается, может принести бизнесу бумага...

Каждый цех получил планшет с подключенным интерфейсом и ушел от бумажной работы. Сейчас на планшете проходит контроль ОТК, а также контролируется поступление готовой продукции на склад. В дальнейшем планируется внедрение Терминала сбора данных (ТСД).

Риск потери элементов заказа стал равен 0, отгрузка клиенту происходит в срок. А если позиция задерживается на каком-то этапе, руководитель это видит и вовремя принимает необходимые меры.

Разработка №6 – Личный кабинет и конфигуратор

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Было: Действующие дилеры передавали заявки менеджерам в разных форматах: кто-то писал на WhatsApp, кто-то на почту, кому-то проще было позвонить и надиктовать голосом. На обработку такого заказа и приведение его в удобную форму для производства уходило 1-2 дня при условии, что все позиции относятся к «стандартной» категории.

Если в запросе появлялось «нестандартное» изделие, сроки увеличивались в 2-3 раза, так как для расчета становилось необходимым подключение других отделов.

Разработка личного кабинета очень сильно упростила все процессы получение заявок. Пропала необходимость подстраиваться под дилеров.

Сейчас дилеры самостоятельно собирают заказ и сразу же получают актуальную стоимость. В личном кабинете формируется заявка, после получения расчета она улетает в Битрикс24 производителю, а дилеру приходит счет на оплату. После поступления денежных средств заказ автоматически уходит в производство.

Если дилеру необходимо нестандартное оборудование, он может перейти в конфигуратор и собрать его с необходимыми размерами и модификациями, а также моментально получить стоимость. Статус готовности можно отслеживать в режиме реального времени через свой личный кабинет.

Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта
Производство и продажи на высоте!
Производство и продажи на высоте!

Выводы и дальнейшие планы

Большое спасибо за прочтение статьи! Мы постарались показать максимум проделанной работы, хотя, конечно, это далеко не все!

Логичный вопрос – а что дальше?

Сейчас перед нами стоит следующая задача – оцифровать все цехи для получение актуальной информации с производства в режиме реального времени.

Из других немаловажных задач нам нужно реализовать:

  • Подвязку зарплаты за объем произведенной продукции для сотрудников,
  • Учет рабочего времени,

  • Автоматический расчет себестоимости продукции,
  • Стабильную и высокопроизводительную архитектуру информационных систем,

  • И еще несколько. Пока оставим их в секрете!

Если ваш бизнес испытывает хоть одну из перечисленных и раскрытых выше проблем – приглашаем вас на бесплатную консультацию!

1212
10 комментариев

В последнее время углубился в изучение крупных кейсов. Меня по большей части интересует сторона маркетинга. Хоть тут и не освещена эта часть работы, но результаты очень вдохновляют :)

Из открытий - оказывается существуют крупные компании с большой выручкой и капец какой внутренней кухней...

Благодарю за материал

3
Ответить

Статья интересная и очень информативная, молодцы 🔥

2
Ответить

Лайк за большое количество качественных картинок

1
Ответить

Сама работала в крупной компании где все на "бумажках и словах".
Когда перешла в другую компанию с развитой цифровой средой, было ощущение, что попала в рай!
Круто осознавать, что есть ребята, которые помогают шагнуть бизнесу на новую ступень и спасти их сотрудников от рутины!

1
Ответить

Хороший кейс получился 🙂 всем бы такое внедрять в свои компании

1
Ответить

Довольно подробная и интересно написанная статья. Материал подготовлен толковым специалистом.

На самом деле, проблема отсутствия цифровизации бизнеса для владельцев компаний из 90-х, к примеру, большая проблема. Потому что упускают скорость работы, проблема с отслеживанием. И перенос бизнеса в онлайн, является основополагающим фактором развития и актуализации бизнеса.

Хорошо, что есть компании, берущие на себя ответственность в помощи этого самого перехода, на цифровое пространство. Спасая и улучшая компании, которые в этом нуждаются. Статья стоит потраченного времени!

1
Ответить

Неужели есть еще динозавры с такими оборотами совсем без автоматизации 🫣 работа отличная!

1
Ответить