Какие задачи решает СЭД: польза внедрения системы электронного документооборота

Современный бизнес неразрывно связан с обработкой огромного количества документов: договоры, счета, акты, отчеты — всё это требует внимания, времени и контроля. Именно в этом случае на помощь приходит система электронного документооборота (СЭД).

Этот инструмент не только сокращает бумажную волокиту, но и упрощает и ускоряет все процессы работы с документами, значительно повышая эффективность компании. Рассмотрим, какую пользу СЭД приносит бизнесу.

Задача: Заменить ручную обработку документов на автоматизированные процессы.

Решение: СЭД автоматизирует создание, согласование и подписание документов, сокращая время, необходимое для этих действий с нескольких дней до нескольких минут. Это особенно важно для компаний, где ежедневно обрабатываются большие объемы документов.

Пример: Для заключения договора с вашим контрагентом в СЭД Documentolog достаточно загрузить файл, выбрать способ подписи (ЭЦП, QR eGov, SMS или Adobe Sign), и отправить его контрагенту. Весь процесс займет не более 10 минут.

Задача: Ускорить процесс согласования документов между отделами или контрагентами.

Решение: СЭД позволяет всем участникам работать с документом в режиме реального времени, видеть актуальную версию и получать уведомления о важных сроках. Вы всегда можете отслеживать, кто из сотрудников выполняет задачу и сколько времени это занимает.

Пример: Для согласования нового контракта с партнером вы можете отслеживать весь процесс в Documentolog: кто подписал документ, кто еще ждет своей очереди, а также когда подписания можно ожидать. Вы также видите статус документа на стороне контрагента — когда он был доставлен, кто и когда взял его в работу, и даже контактные данные. Это помогает избежать задержек и ускоряет весь процесс.

Задача: Упростить поиск документов и исключить риск их утери.

Решение: СЭД организует надежное хранение всех документов в цифровом архиве, исключая необходимость поддержания бумажных архивов и обеспечивая мгновенный доступ к данным. Система имеет умные фильтры и поисковые функции, что позволяет найти любой документ за секунды.

Пример: Если вам нужно найти отчет по проекту, подписанный несколько месяцев назад, в Documentolog достаточно ввести несколько ключевых слов, и система мгновенно подберет нужный файл.

Система электронного документооборота — это не просто удобство, а необходимость для компаний, стремящихся быть конкурентоспособными в современном мире. Сокращение времени на обработку документов, удобное хранение и быстрый поиск — лишь малая часть преимуществ, которые дает электронный документооборот.

Подробнее о других задачах, которые решает система электронного документооборота смотрите здесь: