Магнолия и MD Audit: 4 года взаимовыгодного сотрудничества

Взаимодействие между клиентом и поставщиком ИТ-услуг обычно не выходит за рамки эпизодических контактов с технической поддержкой. Мы же стремимся строить клиентские отношения иначе, скорее как партнерские. Один из примеров подобного взаимодействия — торговая сеть супермаркетов «Магнолия».

«Магнолия» — одна из первых продуктовых торговых сетей, внедривших систему MD Audit. Летом 2019 года сеть супермаркетов «Магнолия» обратилась к нам, чтобы перевести в цифровой формат процесс контроля и аудита производства продукции собственного производства, облегчить работу аудиторам и повысить эффективность проводимых проверок. С этого времени мы вместе работаем, растем, развиваемся. И во многом это развитие определяется тем, что две компании из совсем разных отраслей бизнеса помогают друг другу становиться лучше.

Почти с самого начала кураторство над системой MD Audit в ТС «Магнолия» взяла на себя руководитель производственного отдела Оксана Павлычева. И сегодня, оставив за плечами более 4 лет совместной работы, Оксана продолжает продвигать использование MD Audit в ТС «Магнолия», расширяя области ее применения.

С помощью MD Audit ТС «Магнолия» решает сразу три больших взаимосвязанных задачи:

Опишем их более подробно.

Контролировать стандарты — это основное предназначение системы MD Audit. Для этого достаточно выполнить простые пять шагов.

У каждого департамента компании могут быть свои цели, значит, и свои чек-листы. Например, отдел HR может поставить целью формирование кадрового резерва, а розничный департамент — сокращение потерь.

После того, как цель выбрана, ее нужно декомпозировать до уровня операционного исполнения. В качестве примера покажем, как будет выглядеть декомпозиция цели повышения NPS в рамках системы MD Audit.

Когда цель определена, нужно решить на какие объекты она распространяется и на каких из них нужно проводить проверки. Например, в рамках одной цели нужно организовать проверки торгового зала и подсобных помещений магазина, а в рамках другой — складские помещения.

Это очень важный шаг, потому что от правильности формулировки вопросов во многом зависит результат аудита. Приведем несколько правил составления вопросов.

Аудит приносит результат, только если проводится регулярно. Определить регулярность проведения аудита можно на основе его цели.

Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.

В ТС «Магнолия» сформированы чек-листы для проверки соблюдения стандартов производства и ведения торговой деятельности. Для проведения этих проверок создан штат аудиторов, которые регулярно посещают все объекты распределенной торговой сети и с помощью мобильного приложения MD Audit проводят проверки.

Не секрет, что среди сотрудников, выполняющих выездные проверки, могут оказаться недобросовестные. Они могут проводить фиктивные проверки: заполнять чек-листы, даже не выходя из своего гостиничного номера или иными методами саботировать контроль. На этот случай в MD Audit предусмотрены механизмы защиты, основным из которых можно назвать функцию определения геолокации проверяющего.

В момент начала проверки система MD Audit отслеживает координаты аудитора, и если он находится не в пределах назначенного объекта, то проверку начать будет невозможно. Аналогичная идентификация выполняется в момент завершения проверки.

Другой метод контроля — двойные проверки, когда один и тот же объект по одному и тому же чек-листу проверяют два разных аудитора. Если результаты таких проверок будут сильно различаться, это повод задать вопросы обоим аудиторам.

В ТС «Магнолия» используются все доступные методы контроля аудиторов. В результате за 4 года работы выработалась культура проверок: аудиторы проявляют беспристрастность, следовательно проверки отображают актуальную ситуацию в компании, а не «желаемую». Руководство торговой сети «смотрит правде в глаза», своевременно принимает верные управленческие решения и строит реалистичные планы дальнейшего развития.

Сложность разработки систем мотивации в том, что сотрудники зачастую считают мотивирующие условия несправедливыми, независящими от их непосредственной работы. Например, директор магазина может считать, что выручка в этом месяце снизилась не по его вине, а из-за того, что ему не привезли со склада нужный объем ходового товара.

С использованием MD Audit можно выстроить более прозрачную и справедливую систему мотивации. Например, поставить премиальную часть зарплаты директора магазина в зависимость от результатов ежемесячной проверки и показателей его исполнительной дисциплины, точнее говоря, привязать ее к факторам, на которые директор имеет непосредственное личное влияние.

Аналогичным образом в ТС «Магнолия» организован процесс управления менеджментом. Для руководящего состава составлены KPI, в который включены данные из системы аналитики MD Audit: рейтинги магазинов, регионов, процессов и так далее.

Одна из особенностей нашего сотрудничества заключается в том, что изначально был взят курс на постоянную актуализацию знаний пользователей в рамках возможностей системы, плотное взаимодействие не только в плане технических вопросов, но также в сфере обучения сотрудников и методологических консультаций.

Нельзя не отметить, что во многом успех совместной работы основан на вовлеченности в процесс руководителя производственного отдела Оксаны Павлычевой, на ее активной позиции, благодаря которой система MD Audit используется в ТС «Магнолия» с высокой эффективностью и каждый вовлеченный в процесс проверок пользователь понимает их важность.

Недавно мы ввели новую практику: анализ использования системы клиента и поиск точек роста. Конечно же, одной из первых компаний для такого анализа стала ТС «Магнолия». Наши специалисты тщательно проанализировали то, как используется система MD Audit в ТС «Магнолия», какие модули задействованы больше, какие меньше, рассказали о зонах роста с точки зрения аналитических данных системы, подсветили информацию, которая может помочь торговой сети эффективнее решать поставленные задачи.

По результатам такой встречи и последующего общения ТС «Магнолия» рассматривает возможность внедрения новых модулей: «Фотоотчеты» и «Опросы». Первый очень полезен мерчандайзерам для оценки точности соблюдения планограмм и правил оформления витрин, а второй для проведения инвентаризаций или сбора прочей информации, а также проверки знаний сотрудников.

Мы рады продолжать сотрудничество с ТС «Магнолия» и уверены, что благодаря нашей совместной работе уже полученные результаты, такие как рост лояльности покупателей, рост исполнительной дисциплины директоров магазинов, оптимизация ФОТ, за счет внедрения новой системы мотивации, будут только улучшаться.