Как победить хаос в проектах. Подход, который работает

С какими типичными сложностями сталкиваются компании при управлении проектами и как их преодолеть? Делюсь опытом по проектному менеджменту и кейсом застройщика, который привел проекты в порядок.

Я консультирую компании по внедрению системы для управления проектами и командами Directum Projects. За время работы пообщался с большим количеством клиентов, которые ищут ПО для проектного менеджмента. До этого я руководил проектами в телекоме. Разносторонний опыт и знание проектных практик позволили мне выявить трудности и закономерности, с которыми чаще всего сталкиваются организации при управлении проектами.

Несмотря на то, что проекты ведутся во многих компаниях, часто им не хватает структурированных методологий и эффективных процессов. Эта проблема имеет свои уникальные аспекты в каждой организации. От нечеткости в определении целей до недостаточной коммуникации внутри проектных групп — проблемы могут быть разнообразными, но их корень нередко сводится к нехватке системного подхода.

Часто компании фокусируются исключительно на получении прибыли и не уделяют должного внимания внутренним процессам. Руководство не видит ценности и быстрого эффекта в том, чтобы заниматься методологией, поэтому не вкладывает в нее ресурсы. С аналогичной ситуацией я столкнулся лично. Количество, сложность и масштабы моих проектов росли, но при этом не было инструментов и регламентов для их структурирования. Нередко такой сценарий подталкивает компании к внедрению информационной системы для управления проектами (ИСУП). Проектов становится больше, но им не хватает систематизации. В результате естественный рост и развитие компании замедляются.

Большое количество изолированных друг от друга систем осложняет их интеграцию и обслуживание, а также сопровождается ручной работой по синхронизации данных. Проектные документы создаются и согласуются в одной системе, бизнес-процессы реализуются в другой, а сам план-график работ — в третьей. Подробно о том, как экосистемный подход улучшает управление проектами, описано в статье.

Случается, что у руководителей нет возможности контролировать проект комплексно. Вместо того, чтобы предотвращать проблемы, они вынуждены реагировать на уже возникшие сложности. Этот реактивный подход не позволяет полноценно отслеживать жизненный цикл проекта и реализацию принятых решений. Из-за отсутствия четкого разграничения по зонам ответственности и проектным ролям вся ответственность за проект ложится на его руководителя.

По моему опыту, часто встречаются проблемы с коммуникациями в проектах. А именно: нет единого информационного поля, где участники могут полноценно взаимодействовать с элементами проекта. Не хватает возможности быстро реагировать на изменения, фиксируя при этом сопутствующие обоснования и документы.

Ещё одна важная деталь, которая не всегда очевидна для бизнеса: достигнутая цель — это лишь половина успеха. Отсутствие инструментов для измерения эффективности приводит к ситуации, когда руководители видят только поверхностные результаты, не учитывая глубину процессов и реальное качество достигнутых целей. Компания отмечает завершение проектов и поддается иллюзии, что все работает исправно, но продолжает игнорировать неоптимизированные процессы. В результате создаются условия для стагнации и утверждения методологии, сформированной «на коленке». Чем дольше этот процесс продолжается, тем глубже утверждается статус-кво, который затрудняет внедрение современных и эффективных систем управления проектами.

Чтобы преодолеть этот застой, выйти за пределы привычных, но плохо функционирующих систем и перейти на следующий уровень результативности, компании следует присмотреться к лучшим практикам и внедрить более эффективные методы управления.

Отправной точкой для систематизации проектов будет внедрение ИСУП, в которой уже заложена универсальная методология. Очень важно, чтобы система могла адаптироваться под потребности бизнеса и была проста в освоении. Такая ИСУП может стать катализатором и платформой для стандартизации управления проектами.

Нужно понимать, что внедрение системы — не универсальное средство для автоматического решения всех проблем в проектах. Ее роль в том, чтобы предоставить инструменты для повышения эффективности менеджмента и облегчения контроля, в то время как реализация проектов остается в компетенции людей.

Застройщик обратился к нам со следующими проблемами:

Для решения проблем мы предложили:

Внедрив наше решение и применив рекомендации, компания стандартизировала процессы управления проектами и ввела понятные правила для всех сотрудников. Регламенты зафиксированы в системе в виде настроенных шаблонов и маршрутов с возможностью адаптации под меняющиеся потребности. Процесс стал автоматизированным, прозрачным и управляемым.

Результаты:

Организация привела в порядок свои проекты и теперь может сосредоточиться на стратегическом планировании. С этой задачей топ-менеджерам помогут инструменты для отслеживания ключевых результатов проектной деятельности. В ближайшей перспективе — внедрение модуля «Портфели и программы».

Сейчас я понимаю, как сильно влияло на качество моих проектов отсутствие оптимальной и понятной методологии проектного управления. Уверен, среди вас есть множество талантливых РП, которым не хватает эффективных инструментов и процессов. В организациях, где проекты играют важную роль в развитии, использование ИСУП — необходимость, а не просто дополнительная опция.