Подходы и процедуры выбора Корпоративных Информационных Систем

Данная статья не является плодом индивидуальной мыследеятельности автора, основанной на личном опыте, а лишь анализом, обобщением и структурированием практик внедрения информационных систем в компаниях различных сфер деятельности, масштаба бизнеса и региональности с использованием принципов системного подхода и чек-листов по проектному анализу.

В настоящей статье изложены подходы и описаны процедуры выбора не глобальной многоуровневой Корпоративной Информационной Системы (КИС, EIS - Executive Information System) по автоматизации всех бизнес-процессов и видов хозяйственной деятельности компании, а возможных её элементов, как то средств для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационного программного обеспечения, средств организации коллективной работы сотрудников и других вспомогательных (технологических) продуктов с учетом их взаимных интеграций с внутренними и внешними системами в рамках концепции единого информационного пространства.

Такими информационными системами могут считаться:

ERP (Enterprise Resource Planning - Планирование ресурсов предприятия) Система по интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами;

FRP (Finance Requirements Planning - Планирование материальных потребностей) Система планирование финансов предприятия;

SCM (Supply Chain Management - Управление цепочками поставок) Система планирования и управления всем потоком информации о сырье, материалах, продуктах, услугах;

APS (Advanced Planning and Scheduling - Управление синхронностью планирования) Система производственного планирования и составления графиков работы оборудования в рамках всего предприятия;

PDM (Product Data Management - Управления данными о продукте) Система, обеспечивающая управление всей информацией о продукте;

CRM (Customer Relationship Management - Управление взаимоотношениями с клиентами) Система для автоматизации стратегий взаимодействия с контрагентами, в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов;

КМ (Knowledge Management – Управление знаниями) Система по созданию, сохранению, распределению и применению интеллектуального капитала;

DSS (Decision Support System - Система поддержки принятия решений) Система, целью которой является помощь топ-менеджменту, по принятию решений в сложных условиях неопределенности для полного и объективного анализа предметной деятельности;

BPM (Business Process Management - Управление бизнес-процессами) Система, предназначенная для процессного управления организацией;

ECM (Enterprise Content Management - Управление корпоративным контентом) Система управления цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации и другие информационные системы.

Для успешного внедрения корпоративной информационной систем необходимо понимать, почему мы это делаем, что именно мы планируем внедрить, какие цели нам необходимо достичь и какого результата добиться?

Как правило, эти цели могут формализовываться в виде концепции корпоративной информационной системы. Крайне желательно, чтобы на этапе выбора информационной системы концепция была уже разработана, поскольку в ней должно уже содержаться большое число системных и функциональных требований к КИС, имеющих важное значение для внедрения.

Только при условии четко сфомулированной, конкретной и оцифрованной цели, продуманного и просчитанного выбора информационной системы результат ее внедрения принесет свои плоды. Но этого может быть недостаточно.

Сам процесс внедрения включает в себя много больше, чем установка, внедрение, доработка программного продукта и обучение сотрудников. Только через процесс совместной работы всем участникам внедрения становится ясным, что соответствующее ИТ-решение посредством предоставления понятных и нужных технологий и прикладных систем поддерживает одну или несколько бизнес-целей, стратегий или тактик компании. Без чёткого направления, которое и обеспечивают общие метрики или набор метрик, любые проекты внедрения могут легко выйти за рамки бюджета и потерпеть фиаско.

Поэтому, после принятия решения об автоматизации и внедрении корпоративной информационной системы, необходимо ответить на следующие вопросы:

• Каким образом выбрать систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации?

• Как расставить приоритеты для задач, требующих автоматизации, и определить последовательность их решения?

• Каков будет эффект от внедрения КИС?

По способам создания КИС можно классифицировать на:

• Уникальные, создаваемые для конкретной компании с уникальными параметрами и не подлежащие тиражированию;

• Типовые, предполагающие, что разработанная ранее система адаптируется к конкретному предприятию или отрасли.

Если говорить об ошибках, возникающих при выборе и внедрении КИС, то здесь лидером является отсутствие четкого понимания целей и задач проекта. Довольно часто компания приступает к выбору и внедрению КИС, не имея четкого представления о желаемом результате и уровне автоматизации проекта. В результате зачастую выбирается система, не способная поддержать стратегию развития компании, достичь первоначальных целей проекта, результатом чего является существенное превышение бюджета, сроков, отсутствие значимых результатов, отторжение сотрудниками любой автоматизации как таковой и потеря интереса со стороны руководства к цифровой трансформации компании. Зачастую эффект от внедрения КИС минимален по причине отсутствия или дефицита у компании квалифицированных специалистов для внедрения и сопровождения информационной системы, а также не полное использование всех возможностей КИС.

Внедрение корпоративной информационной системы — это проект, который должен осуществляться в тесном сотрудничестве поставщика ИС и собственных специалистов компании, внедряющих данную систему. От эффективности работы данной команды зависит успех проекта.

На сегодняшний день многие компании совершают ошибки при выборе КИС и несут финансовые потери по причине того, что решения по вопросам, связанным с информационными технологиями, готовятся на уровне ИТ - подразделения, которое зачастую не учитывает требования бизнеса, как основного потребителя цифровизации. (Коптелов А.К. Вице-президент ABPMP Russia, Руководитель программы "Повышение операционной эффективности и оптимизация бизнес-процессов" ВШБИ НИУ ВШЭ )

Естественно, что любое внедрение корпоративной информационной системы руководитель предприятия рассматривает как инвестиционный проект. Главный вопрос, который его интересует - сколько это стоит и что это даст компании? Поэтому наряду с эффектом от внедрения крайне важен вопрос и его стоимости. Необходимо определить, соответствует ли цена, уплачиваемая за автоматизацию, тому эффекту, который будет достигнут. Есть и еще один немаловажный момент - всегда существует объективный риск того, что проект внедрения не будет доведен до своего логического завершения.

На первом этапе выбора КИС формируются основные ограничения, цели и задачи внедрения, функциональные требования к системе, а также конкретизируется бизнес-стратегия компании. Затем через эти критерии «просеивается» информация об архитектуре, поставщиках, функциональности, производительности, перспективах рассматриваемых систем.

Таким образом, чтобы повысить вероятность успешного внедрения КИС, следует фундаментально подходить к процессу выбора информационной системы и её поставщика. Необходима разработка технологии выбора информационных систем. Этот процесс требует глубокого понимания целей внедрения, требований к корпоративной информационной системе и к поставщику; высокой технической компетенции; знаний стандартов и классов систем, а также рынка КИС (системы, поставщики), чтобы минимизировать следующие риски проекта внедрения:

· Смена целей внедрения во время выполнения проекта;

· Ошибки в планировании проекта внедрения;

· Отсутствие грамотного технического задания;

· Отсутствие методологии внедрения;

· Неслаженной работы участников проекта (проектных групп);

· Информационных разрывов между модулями;

· Недостаточного документирования проекта внедрения;

· Несовпадения внедренного функционала заявленным требованиям;

· Нехватки ресурсов (персонал и финансы);

· Возможного неприятия новой системы большинством персонала компании.

В основе проектного управления лежит следующая идея: для получения заданного результата в проекте необходимо пройти следующую последовательность шагов.

1. Инициировать проект:

• Чётко сформулировать цели проекта;

• Определить кому он нужен — кто заказчик проекта, куратор проекта, определить всех основных заинтересованных лиц;

• Назначить руководителя проекта.

2. Спланировать проект (сначала укрупнено, потом детально):

• Декомпозировать цели на результаты, которые необходимо получить, и работы, которые нужно для этого выполнить;

• Определить требования к результатам проекта;

• Определить необходимые ресурсы для выполнения работ (люди, оборудование, материалы), их стоимость и источник приобретения;

• установить связи между работами и их длительность, разбить работы на логические этапы, создать базовый план выполнения проекта;

• Определить риски проекта;

• Основываясь на имеющейся информации, определить общий базовый бюджет;

• Сформировать проектную группу, распределить ответственность среди её членов;

• Определить, как будет происходить обмен информацией в проекте;

• Договориться, что делать в случае изменений.

3. Выполнять и контролировать проект:

• Выполнять, что запланировано и проверять результат на соответствие требованиям;

• При необходимости проводить перепланирование;

• Принять результаты (продукт проекта).

4. Формально завершить проект:

• Подписать все необходимые документы;

• Премировать и распустить команду;

• Подвести итоги проекта и сформировать архив.

Вопрос «Что такое ИТ-проект?» не так очевиден, как кажется на первый взгляд. Ведь ИТ-проект может быть частью большого бизнес-проекта, а может быть отдельным, самостоятельным проектом, при этом включающим существенную бизнес-часть (например, перестроение существующих бизнес-процессов).

Разделение бизнес-проектов и ИТ-проектов, а также соответствующих составных частей комплексных проектов, во многих компаниях делается введением понятия ИТ-компоненты проекта и производных от нее определений:

ИТ-компонента бюджета проекта (ИТ-компонента) — расходы на работы внутренних и внешних трудовых ресурсов ИТ-службы, аппаратное обеспечение, телекоммуникационное оборудование, лицензии, затраты на первый год поддержки, консалтинговые работы по разработке или настройке приложений, а также на расширение пропускной способности канала.

ИТ-проект (IT Driven Project) — проект, в котором ИТ-компонента составляет большую часть бюджета. Бизнес-проект с ИТ-компонентой (Business Driven Project) — проект по развитию бизнеса, включающий ИТ-компоненту с бюджетом, превышающим заранее определенную сумму.

Сам процесс выбора КИС является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в области бизнес и IT технологий. Осуществляя выбор КИС без понимания технических и функциональных параметров системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет достаточно сложно, дорого, а порой и невозможно.

1. Разработка требований к системе и к поставщику – Данный этап является ключевым для проекта любого типа. В рамках данных работ определяются цели и границы проекта внедрения КИС, формируются и уточняются описания наиболее критичных бизнес-процессов верхнего уровня; проводится аудит ИТ-инфраструктуры и существующих в компании программных решений. Основываясь на полученных данных, формируются требования к системе и поставщику и классифицируются по группам. Есть различные подходы к классификации, но необходимо обязательно отразить следующие группы требований:

• Бизнес-требования (business requirements) описывают, почему организации нужна такая система, то есть цели, которые организация намерена достичь с ее помощью;
• Функциональные требования (functional requirements) определяют, каким
должно быть поведение продукта в тех или иных условиях;
• Пользовательские требования (user requirements) описывают цели или задачи, которые пользователи должны иметь возможность выполнять с помощью продукта;
• Технические (системные) требования (system requirements) описывают требования к продукту, который содержит многие компоненты или подсистемы (ISO/IEC/IEEE 2011);
• Стоимостные требования;
• Требования к поставщику.

Разделение требований на группы позволяет применять различные методики оценки к разным группам. Данный этап является ключевым для проекта любого типа.

2. Анализ рынка - Для проведения анализа можно использовать открытые источники, специализированные информационные источники, данные о текущих тенденциях рынка информационных технологий и об экспертизах проектов внедрения. Эти сведения собираются в т.ч. на основании отраслевых исследований, посвященных использованию информационных технологий в компаниях.

На данном этапе стоить рассмотреть все возможные варианты КИС: от внедрения коробочного ПО (Out-Of-The-Box) с доработкой и адаптацией под нужды и специфику компании до выбора заказной разработки в случае, если коробочные решения не в полной мере соответствуют функциональным требованиям к системе.

При этом важно учитывать, процессу заказной разработки программного обеспечения присущи три основные проблемы:

1. Непредсказуемость. Причиной непредсказуемости процесса является гибкость программного обеспечения — запрограммировать можно практически все что угодно. Обратной стороной является что это «практически все что угодно» сильно затрудняет планирование, мониторинг и управление разработкой ПО.

2. Высокая стоимость. В отличие от многих других продуктов человеческой деятельности, стоимость программного продукта всегда определялась стоимостью разработки, а не тиражирования. Так как разработка осуществляется группой высококвалифицированных профессионалов в течение длительного времени, то общая стоимость оказывается весьма значительной. К сожалению, производительность данного процесса также оставляет желать лучшего.

3. Пожизненная зависимость от разработчика и связанные с этим риски.

3. Выбор системы и определение участников тендера – в рамках данного этапа происходит сбор и актуализация информации по корпоративным информационным системам и поставщикам. В настоящее время непросто получить объективную информацию об информационных системах, представленных на рынке. Количество КИС растет из года в год, заказчики путаются в понятиях и классификациях систем, пытаясь разобраться в ситуации. Но, тем не менее, ситуация не является безвыходной, и получить требуемую информацию все-таки возможно.

Необходимо лишь грамотно подойти к вопросу сбора информации, поскольку 80-90% информации о состоянии рынка может быть получено путем анализа открытых источников информации на основе которых формируется база знаний по рынку ИТ - решений. Составляется перечень КИС принимаемых для рассмотрения в рамках проекта и затем по специально разработанным и согласованным формам производится рассылка запроса информации поставщикам (RFI – request for information). Все ответы поставщиков анализируются на соответствие требованиям, выделенным на первом этапе, и в результате формируется сводная таблица и перечень участников тендера.

4. Организация тендера, выбор КИС и подрядчика – в рамках данного этапа происходит организация и проведение тендера путем составления и рассылки поставщикам запроса коммерческого предложения (RFP – request for proposal), содержащего перечень требований к ИТ-решению, сбор и оценка коммерческих предложений с использованием специальной методики. Рекомендуется также «попробовать» как эти системы будут работать на реальных данных предприятия, для этого готовится контрольный пример (демонстрация по сценарию) или осуществляется «пилотное» внедрение на одном процессе (возможно, вспомогательном) предприятия.

5. Разработка/согласование технического задания. В случае выбора ИТ-проекта по внедрению КИС с доработкой и адаптацией крайне важно и необходимо разработать «Техническое задание» на настройку и доработку внедряемой системы, с учётом специфики бизнеса компании. Все необходимые работы должны быть формализованы в договоре поставки и внедрения ПО.

6. Закупка лицензий и аппаратного обеспечения. Проводится согласно правилам и регламентам организации.

7. Установка, адаптация, внедрение, обучение, разработка инструкций по использованию системы. Некоторые виды указанных работ могут проводиться параллельно. Для установки лицензий на рабочие места пользователей могут использоваться средства удалённого управления. Особое внимание необходимо уделить обучению персонала, без его грамотного проведения установленное ПО будет использоваться неэффективно.

Учитывая, что любой ИТ-проект, согласно своему определению, является задачей с высокой степенью неопределённости (создание уникального результата), то для ИТ-проекта вопрос контроля актуален по определению.

Контроль проекта проектным менеджером - часть всех существующих стандартов управления проектами. Нужен ли ещё один уровень контроля - контроль самого проектного менеджера и выполняемого им проекта? В идеальном мире контроль за проектным менеджером (проектом) не нужен: проектный менеджер сам зафиксирует проблемы и открытые вопросы, определит круг заинтересованных лиц, передаст им нужную информацию и организует разрешение проблем наилучшим образом. Но так как наш мир не идеален, то у многих участников ИТ-проекта возникает насущная необходимость держать его под контролем. Прежде всего, это относится к CIO, который, как правило, сам не управляет ИТ-проектами, но обязан держать под контролем идущие в его организации ИТ-проекты.

Контроль — это одна из основных функций менеджмента, наряду с планированием, организацией и мотивацией.

Основная цель контроля — понимание текущей ситуации, снижение неопределённости, повышение уверенности в благополучном исходе и своевременное принятие управленческого корректирующего воздействия. Причём, чем меньше понимание ситуации и чем больше неуверенность в конечном исходе, тем выше желание контролировать.

Исходя из вышесказанного, можно отметить, что системный подход к выработке требований и выбору Корпоративных Информационных Систем и поставщику еще не дает 100% гарантии эффективного внедрения корпоративной информационной системы, но в тоже время существенно минимизирует основные риски проекта.

Список использованных источников и литературы

Учебник 4CIO. Настольная книга ИТ-директора

Карл Вигерс и Джой Битти. Разработка требований к программному обеспечению

Modeling Enterprise Architecture with TOGAF. A Practical Guide Using UML and BPMN

Б. Дружинин А. Коптелов. Технология выбора информационных систем

Рамиль Кинзябулатов. Внедрение программного продукта

Анатолий Левенчук Системное мышление 2019

Саймон Синек. Начни с «Почему?». Как выдающиеся лидеры вдохновляют действовать