Управление проектом. RACI матрица

Как показывает практика, одной из причин проблем, возникающих при реализации сложных проектов, является отсутствие чёткого распределения зон ответственности между участниками.
Разберём инструмент, который направлен на решение данной проблемы и хорошо зарекомендовал себя на практике - RACI матрица.

🤓 Ниже рассмотрим:
✔️ Теорию
✔️ Правила применения на практике
✔️ Вариации инструмента и его интеграция с другими методами

Матрица RACI (произносится как «рей-зи») - ключевой инструмент управления заинтересованными сторонами в проектах. Этот инструмент обеспечивает структурированный подход к определению и назначению ролей и обязанностей, а также для классификации уровня вовлеченности и полномочий по принятию решений в рамках проекта.
Responsible «ответственный»
Accountable «утверждающий»,
Consulted «консультирующий»
Informed «информируемый»

✅Инструмент позволяет улучшить:
• Коммуникацию
• Отчетность
• Распределение ролей
• Процесс принятия решений.

Роли в матрице RACI
📌Responsible Ответственный
За каждую задачу или решение в проекте должен быть назначен один(!) ответственный. В данной графе указывается тот, кому поручено фактически завершить работу. Это гарантирует, что не возникнет путаницы в том, кто должен выполнять работу.
Бывают задачи, для выполнения которых требуется несколько человек, но даже в этом случае ответственность за них должен нести один (!) человек.
📌Accountable Утверждающий
Это лицо, которое может не участвовать в выполнении задачи, но в конечном итоге несет ответственность за ее успешное завершение. Подотчетная сторона - это тот, кто должен подписать или утвердить работу, выполненную Ответственной стороной.
Обычно эту роль берут на себя руководители проектов, отделов или другие заинтересованные стороны более высокого уровня. Ключевым моментом здесь является то, что, хотя ответственными за разные части могут быть разные люди, утверждающий общий на всех – руководитель. Этим обеспечиваются четкую линию подотчетности и полномочия по принятию решений.
📌Consulted Консультирующие
Консультанты это те, чье мнение и опыт необходимы в процессе принятия решений. Часто ими являются эксперты в предметной области, которые могут предоставить ценные идеи и советы. Их роль очень важна, поскольку они часто вносят значительный вклад в планирование и детализацию задачи, обеспечивая команде возможность воспользоваться более широким спектром знаний и опыта.
📌Informed Информируемые
Эта группа состоит из тех, кто должен быть в курсе процессов или решений, но не участвует в выполнении задач. Эти люди могут быть затронуты результатами выполнения задач или могут нуждаться в информации для выполнения других связанных с ними обязанностей. Связь с информированными лицами обычно односторонняя.
Цель их информирования - поддержание прозрачности и обеспечение того, чтобы все, кто должен быть в курсе хода проекта и важнейших решений, получали соответствующую информацию.
☝️ Это ключевой элемент управления заинтересованными сторонами и изменениями, позволяющий свести сопротивление изменениям к минимуму.

1 Шаг: Определение задач и процессов
📌Ось Y
На первом этапе нужно:
▪️ определить задачи и ключевые решения, которые будут приняты в рамках проекта.
Этот шаг закладывает основу для распределения ролей и обязанностей.
Начните с перечисления списком всех задач, которые необходимо решить для успешного выполнения проекта. От высокого уровня, таких как разработка плана и дизайна проекта, до более мелких, таких как автоматизация функции или подготовка отчета.
▪️ определить вехи и отметить их в графике проекта.
При возникновении сложностей с определением и детализацией Вех можно брать за базу модель DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль).
▪️ определить ключевые точки, в которых принимаются решения в рамках проекта, чтобы впоследствии присвоить им категории RACI.
2 Шаг: Определение участников проекта

📌Ось Х
На втором этапе вам нужно:
▪️ перечислить всех вовлеченных в проект.
От менеджеров проекта до членов команды, руководителей отделов, других внутренних и внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты или поставщики.
▪️ провести анализ заинтересованных сторон, чтобы понять, какие заинтересованные стороны вовлечены в проект, как на них влияет проект и каков уровень их власти и влияния на проект.
3 Шаг: Назначение RACI для каждой задачи
Теперь, когда есть основа для осей X и Y в матрице RACI, следующий шаг - заполнить матрицу. Для этого необходимо назначить ответственного, утверждающего, консультирующего и информируемого для каждой задачи по каждой определенной роли.
☝️ Если у вас ограниченный штат компании или вся она проектная, не наделяйте функцией консультанта того, у кого нет «Ответственных задач» иначе возникнут вопросы у других членов команды. Лучший вариант, когда все члены проектной группы будут иметь разные роли (за исключением утверждающей) по разным задачам.
4 Шаг: Пересмотр и корректировка матрицы
После разработки первой версии матрицы наступает время анализа.
На этом этапе нужно обсудить матрицу с командой проекта и другими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что все понимают и согласны с распределенными ролями и обязанностями. Затем внести необходимые коррективы на основе полученных отзывов. Это может быть перераспределение ролей или прояснение неоднозначных моментов.
5 Шаг: Коммуникация и внедрение
Последний шаг - доведение до сведения всех заинтересованных сторон окончательной версии матрицы RACI и ее интеграция в процесс управления проектом.
Подготовленный документ распространяется и размещается на хранение в общедоступном месте. Матрицу RACI следует сделать частью регулярной проектной документации и ссылаться на нее во время встреч и коммуникаций. Это гарантирует, что роли и обязанности всегда будут четко определены по мере реализации проекта.
☝️ И наконец, матрица RACI – живой инструмент. К ней стоит обращаться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Обновляйте ее по мере необходимости, чтобы отразить любые изменения в масштабах проекта, задачах или составе команды.

Основные выводы.

Матрица RACI - это не просто основа, а стратегический подход к управлению проектами, который упрощает вовлечение заинтересованных сторон и уточняет ответственность.
✅Благодаря тщательному процессу идентификации задач, определения ролей и присвоения соответствующих категорий заинтересованным сторонам матрица RACI способствует прозрачности в исполнении и подотчетности.
✅Регулярно пересматривая и обновляя матрицу, а также обеспечивая четкую коммуникацию между всеми заинтересованными сторонами, этот инструмент помогает направлять проекты к успешному завершению.
✅Матрица RACI не только способствует эффективному выполнению проекта, но и играет важнейшую роль в управлении изменениями и заинтересованными сторонами, обеспечивая согласованность и информированность каждого участника проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Дополнительная полезная информация

📌 Вариации
Модель RACI имеет несколько вариаций, которые могут обеспечить дополнительную ясность или соответствовать различным организационным потребностям:
▪️ RACI-VS: добавляет «Верификатора» и «Подписанта» к стандартным ролям RACI.
Верификатор проверяет качество работы, а подписант официально утверждает ее.
▪️ RASIC: еще одна вариация, включающая роль Support «Поддержка».
В этой модели роль «Поддержка» помогает ответственному лицу в выполнении задачи, но не несет за нее окончательной ответственности.
❓Почему вариации имеют значение
✔️ Повышенная ясность
Добавление таких ролей, как «Верификатор» или «Поддержка», обеспечивает дополнительную детализацию, облегчая управление сложными проектами.
✔️ Повышение ответственности
Большее количество ролей означает более четкое распределение обязанностей, что снижает вероятность того, что задачи не будут выполняться.

📌 Интеграция с другими инструментами
Матрица RACI часто используется в сочетании с другими методологиями управления проектами и непрерывного совершенствования, такими как:
▪️ Agile: в Agile-системах, таких как Scrum, матрица RACI может прояснить роли в команде и улучшить планирование спринтов.
▪️ Lean Six Sigma: RACI может быть эффективным инструментом на этапах определения и контроля DMAIC для определения ролей и поддержания улучшений.
❗️ И в завершении ключевые советы для успешной матрицы RACI
▪️ Сохраняйте простоту
Несмотря на соблазн добавить множество ролей для детализации, сохраняйте матрицу RACI простой - это сделает ее более управляемой.
▪️ Пересматривайте и обновляйте
По мере развития проектов меняются сотрудники, роли и доступные ресурсы.

А какие инструменты для управления ответственностью в проекте используете вы? Делитесь своим опытом в комментариях.