Как правильно расставить приоритеты в задачах? Поможет Матрица Эйзенхауэра
🕗Матрица Эйзенхауэра - это полезный инструмент тайм-менеджмента, предназначенный для систематического определения приоритетности задач. Назван он в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США.
Черпая вдохновение в способности Эйзенхауэра поддерживать высокую производительность на протяжении всей его сложной карьеры, матрица представляет собой практический подход к сортировке задач по степени срочности и важности.
В матрице используется система сетки 2×2, позволяющая распределить задачи по четырем квадрантам:
✔ Срочные и важные;
✔ Важные, но не срочные;
✔ Срочные, но не важные;
✔ Не срочные, и не важные.
Метод помогает сосредоточиться на главном, планировать наперед, делегировать полномочия и избавляться от ненужных задач, тем самым упорядочивая личную и профессиональную жизнь.
На карточке выше указано как относиться к делам по каждой из категории, чтобы распределить их и внеси в саму матрицу.
📌I Срочно и важно (Делаем сразу) Это задачи, которые имеют ключевое значение для вашей работы или личной жизни, часто характеризуются ближайшими сроками выполнения или значительными последствиями, если их не решить оперативно. Они могут варьироваться от критических сроков на работе до чрезвычайных ситуаций в личной жизни.
Характерные черты таких дел:
• Чувствительные ко времени;
• Имеют сильное воздействие;
• Невозможно игнорировать.
Стратегия исполнения:
Эти задачи должны быть вашим главным приоритетом. Займитесь ими немедленно, чтобы смягчить любые негативные последствия.
📌II Важно, но не срочно (планируем) Задачи, важные для долгосрочного успеха и личностного роста, но не требующие немедленных действий. Эти задачи часто связаны с личными целями, стратегическим планированием или долгосрочными проектами. Они имеют решающее значение для прогресса и развития, но не требуют немедленных действий, как в первой категории.
Характерные черты таких дел:
• Способствуют достижению долгосрочных целей;
• Можно планировать и составлять график;
• Высокая стратегическая ценность.
Стратегия исполнения:
Планируйте и выделяйте время на выполнение этих задач. Они жизненно важны для достижения ваших долгосрочных целей.
📌 III Срочно, но не важно (Делегируем)Этот квадрант несколько парадоксален: он включает в себя задачи, требующие немедленного внимания, но не являющиеся принципиально важными. Обычно такие задачи связаны с прерыванием работы или выполнением обязательств, навязанных другими людьми. К ним можно отнести ответы на неважные электронные письма или посещение некоторых встреч, которые не вносят существенного вклада в достижение ваших личных или профессиональных целей.
Характерные черты таких дел:
• Требуют немедленного внимания, но имеют низкую ценность.
• Часто прерываются или отвлекаются
• Могут быть делегированы или автоматизированы
Стратегия исполнения:
Делегируйте эти задачи подчиненным или используйте инструменты автоматизации. Не позволяйте им отнимать ваше драгоценное время.
📌IV Не срочные, не важные (Исключаем) В последнюю категорию входят задачи с низким приоритетом и минимальной или даже нулевой реальной ценностью. Этот квадрант часто становится хранилищем дел, которые можно считать тратой времени или отвлекающими факторами. Они не требуют много времени и не способствуют достижению ваших целей или личностному росту.
Характерные черты таких дел:
• Не чувствительны ко времени;
• Низкое влияние;
• Потребляет ресурсы, не принося пользы.
Стратегия исполнения:
Устраните или отложите эти задачи. Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей больше пользы.
Для многих может показаться непривычным, что Срочные, но не важные задачи в данном инструменте имеют лишь третий приоритет, тогда как Важные, но не срочные второй. Далее рассмотрим этот момент и поделимся личным опытом в расстановке приоритетов задач.
Еще со «школьной скамьи» нам делают акцент на "Срочно"❗
Таким образом формируется ощущение,что от тебя нужно только здесь и сейчас.
При таком подходе крайне редко удается выделить время для полноценного развития себя самого. Ведь без уделения внимания стратегическим задачам и целям никакого движения не будет.
Поменяв в сознании местами второй и третий приоритет (если у вас уже так, вы большой молодец!), приведя их к структуре матрицы, делегирование задач будет даваться намного легче.
Это также хорошо работает с детьми. Как только вы осознаете, что срочные задачи могут быть не важными, т.е. если не получится, то ничего страшного не произойдет - поручить такую задачу ребенку станет намного легче.
Стоит отметить, что максимальную пользу от применения данного инструмента можно получить, рассматривая рабочие и личные задачи одновременно. Это один из немногих случаев, когда не надо разделять. В конечном счете и работодателю и близким нужен живой, активный человек, а не робот с севшей батарейкой.
P.S. Осознанно оставили историческую справку о человеке, чьим именем назван данный инструмент, т.к. широкую известность он получил под этим названием. При этом мы прекрасно понимаем, что отечественные герои труда и общественные деятели еще до этого самого Эйзенхауэра применяли не менее эффективные методы управления, которые, к сожалению, скрыты от наших глаз печатями архивов.