Новая реальность: гибридные форматы работы

Всё новые волны коронавирусной инфекции не оставляют шансов на то, что мы в ближайшее время вернёмся в просторные офисы «на постоянку». Команда Parallels на удаленке почти два года, с начала пандемии. Хотя, многие компании уже официально перешли на, так называемый, «гибридный формат».

Схема позволяет сотрудникам совмещать дистанционную работу и присутствие в офисе, в зависимости от стоящих перед ними задач. Эксперты отмечают, что такая схема совсем скоро станет новой реальностью. И если простых людей такой формат полностью устраивает, то работодатели видят ряд серьёзных рисков. Но обо всём по порядку.

Минувший год не стал временем возврата людей к привычному очному формату работы. Где-то большая часть сотрудников продолжила оставаться на удалёнке, а где-то начали внедрять гибридную занятость: сочетание очного и дистанционного формата. В этом случае часть дней сотрудник работает в офисе, а часть - дистанционно.

По данным свежего исследования сервиса «Работа.ру», в настоящий момент лишь 13% компаний работают в классическом гибридном формате, а 28% — планируют дать сотрудникам право самим выбирать удобный график. Весь офисный персонал перевели на дистанционную занятость только 11% работодателей.

При этом, по оценкам SuperJob, сотрудники, переведённые на «дистант» из-за пандемии, есть в каждой четвёртой компании. В четвёртом квартале 2020 года дистанционный формат практиковало вдвое большее число работодателей. Чаще всего на удалёнку переводят ИТ-специалистов (24% компаний, где действует дистанционный режим работы), бухгалтеров (21%) и специалистов по продажам (18%). Также в ТОПе работники контактных центров, интернет-маркетологи, PR-специалисты и дизайнеры.

Свои эксперименты с переводом сотрудников на гибридный офис практикуют в VK, «Авито», «Вымпелкоме», «Ланит», «МегаФоне», «Ростелекоме», «СКБ Контур», Сбере, «Яндексе». Активно в этот процесс входят банки, транспортные компании, а также некоторые государственные организации.

Как отмечает заместитель генерального директора Национального агентства развития квалификаций Павел Свистунов, для успешной работы только удалённо специалист должен быть достаточно дисциплинированным и автономным, способным на самостоятельное планирование работы. Но такие специалисты в России пока в большом дефиците. Это вынуждает работодателей выбирать новые форматы, такие как гибридный график. В таком случае сотрудника получается дополнительно дисциплинировать, мотивировать и чётко контролировать исполнение задач.

Гибридный формат работы, по словам эксперта, помогает сотрудникам и компании экономить ресурсы. Для сотрудников важно, что время, которое тратится на дорогу из офиса и обратно, теперь можно посвящать работе или досугу.

Кроме того, работодатели внедряют новый формат, потому что он отвечает потребностям самих сотрудников. За время пандемии они привыкли работать удалённо, но скучают по живому общению с коллегами. Причём это касается не только персонала, занятого в сфере информационных технологий и сугубо административных должностях. В рамках опросов hh.ru респонденты, чьи обязанности подразумевают работу с физическими товарами или контакт с клиентами, выразили желание организовать свою деятельность так, чтобы работать удаленно хотя бы время от времени.

В настоящее время наблюдается глобальная трансформация и разделение понятий: работа и офис больше не являются синонимами. Офис настоящего — это любое место, где сотрудник может продуктивно работать, а выстраивание современного рабочего пространства — это, прежде всего, ориентация на результат, а не на формальный процесс. Пандемия ускорила трансформацию традиционного офиса в гибридный. Так, вместо 2-4 лет, которые в среднем требовались на трансформацию ранее, этот процесс стало можно проводить в течение нескольких месяцев. Это показали события 2020 и 2021 годов.

В компаниях, где используется гибридный формат работа, важна правильная коммуникация для постановки задач со стороны руководства. Новым инструментом для удобной работы любых групп сотрудников должна служить онлайн-платформа, позволяющая сотрудникам видеть задачи друг друга и эффективно координировать работу между собой.

Сегодня компании могут предложить своим специалистам множество инструментов: видеоконференции, корпоративные мессенджеры, возможность работать совместно с документами, в том числе — удаленно, с синхронизацией через облачный сервер.

Вместе с изменениями в технологиях работы, к новой парадигме необходимо адаптировать и корпоративную культуру. Для компании, перешедшей на формат гибридного офиса, нет разделения между работниками офиса и теми, кто выбрал удалённую работу. К примеру, любые корпоративные мероприятия в офисе дополняются интерактивной видеоконференцией, чтобы работающие удаленно сотрудники могли принимать в них полноценное участие.

Гибридный формат работы имеет все шансы на успех, если сотрудники активно участвуют в обсуждении новых подходов к организации рабочего места и могут сами выбирать, как им работать. Кроме того, сотрудники должны иметь возможность давать обратную связь по вносимым изменениям.

Гибридный офис — это не только новые механики и философия, но и соблюдение ряда технических требований для обеспечения непрерывности бизнес-процессов и продуктивной работы. В каждый момент времени между сотрудниками гибридного офиса происходит обмен данными, и разрыв любой из цепочек может привести к негативным последствиям. Поэтому для бизнеса критично важны такие атрибуты, как качество интернета, наличие мощных серверов, систем резервного копирования и обеспечение защиты данных.

В условиях удалённой работы растут требования к качеству оборудования, которое используется топ-менеджментом и сотрудниками в своей повседневной работе. Видео становится обязательным элементом в современных конференциях и собраниях. Растут требования к качеству картинки. Стандартные камеры, установленные в ПК или смартфонах в условиях недостаточного освещения или сильного шума сильно проигрывают профессиональному оборудованию. В ситуации, например, важных переговоров с партнерами это может оказаться критичным.

Кроме того, необходимо обеспечивать работоспособность с теми же самыми приложениями, настройками, версией операционной системы, которые были в офисе, защита удаленных устройств пользователей (как корпоративного, так и персонального), возможность удобного управления удаленными устройствами и другие параметры.

Для компании принципиально важно, чтобы гибридность не требовала больших финансовых ресурсов: многие компании сокращают бюджеты, поэтому нужно избегать капитальных затрат на покупку дорогостоящего оборудования и программного обеспечения.

Важную роль в организации рабочих процессов играют унифицированные коммуникации, где имеют большое значение все элементы: как программные платформы, так и устройства. Одна из идей унифицированных коммуникаций — помочь людям оставаться на связи, где бы они ни находились.

Согласно данным исследования Webinar Group и «Левада Центра» 2021 года, владельцев бизнеса удаленная работа устраивает, прежде всего, из-за экономии на аренде офисных помещений, техники, транспортных услугах и т.п. Большой плюс заключается и в том, что компании получили возможность нанимать сотрудников из других регионов и даже стран.

Довольны и сотрудники: среди факторов, которые повышают продуктивность при работе из дома, они выделили качество сна (39%), экономию сил на дорогу до офиса (37%) и снижение стресса (29%).

Не везде и не всегда можно развернуть гибридный формат работы. Например, физически не получится организовать такой режим для крупных производственных предприятий, работы токаря или сталевара. И надо помнить, что гибридный режим требует затрат и инвестиций.

Гибридный формат делового общения сложнее, чем общение целиком в онлайне или целиком в офлайне. Большой опыт общения в этом формате есть в основном у крупных международных компаний, которые начали его использовать в конце 1990-х – начале 2000-х годов. Тогда они стали создавать распределенные по миру команды. Сейчас эти предприятия справляются с новыми вызовами гораздо лучше остальных.

Российские же компании, которые работали до сих пор только в офлайн режиме и немного в онлайновом режиме в разгар кризиса, теперь испытывают сложности, пытаясь безуспешно перенести привычные им способы общения в офлайне в гибридный формат. У многих это не получается, и они выбирают либо онлайновый, либо офлайновый режим общения, чтобы не снижать эффективность.

Если сотрудники неэффективны на рабочем месте, они будут так же неэффективны дома или в коворкинге, как их ни контролируй. Контроль подчиненных, как и сам гибридный офис, – также не самоцель, а средство достижения индивидуальных и общих KPI.

Кроме того, контроль удаленной и гибридной работы не исчезает, а приобретает другую форму и автоматизируется. Базовый мониторинг заложен во многие офисные системы, используемые удаленно. Первичный контроль пользователей предусмотрен во внутренних системах и пакетах программ.

Когда сотрудники узнают, что на их домашнюю технику будет установлено внешнее рабочее ПО под руководством службы безопасности, это вызывает у них безусловное отторжение.

Ситуация усугубляется тем, что часто люди имеют один компьютер на семью и не умеют разделять учетные записи пользователей. Никакие доводы и конференции с разработчиками о том, что работодатель не собирается устраивать слежку за частной жизнью своих сотрудников, не помогают.

Самый затратный вариант, особенно с большими коллективами, – закупка служебных ноутбуков со всеми необходимыми счетчиками и системами. Но если в компании применяется ролевая модель организации, то права доступа к конфиденциальным данным можно гибко регулировать.

С режимной информацией обычно работает не более 20% сотрудников на удаленном доступе, а остальные могут пользоваться домашней техникой без дополнительных программных средств.

Согласно данным социологов и рекрутинговых агентств, около 53% российских работодателей планируют использовать гибридный формат работы и лишь 22% компаний остаются сторонниками постоянного посещения офиса для всех сотрудников. При этом 70% опрошенных заявляют, что новый режим работы через несколько лет вполне может стать новой нормой.

Согласно данным Аналитического центра НАФИ, до пандемии около четверти российских предпринимателей называли нехватку средств главным барьером для цифровизации компании. Однако во время пандемии стало понятным, что бизнес, который не вкладывает средства в создание современной ИТ-инфраструктуры, в том числе, в организацию удалённых рабочих мест, просто не выживет.

Примечательно, что трансформация рынка труда активно повлияла на появление новых специальностей. Появились онлайн-няни, онлайн-психологи и онлайн-тренеры. Сейчас, с послаблением карантинных мер, спрос на этих специалистов снизился. Однако стабильный рост сектора гибридной и удалённой занятости обеспечивает множество других профессий, относящихся к digital-сфере: интернет-маркетологи, копирайтеры, SMM-специалисты, специалисты e-commerce, администраторы интернет-магазинов, разработчики-программисты. Виртуализация этих специальностей со временем будет лишь нарастать.