Тренды по работе с бизнес-процессами и алгоритмы их реализации

Данная статья посвящена обзору трендов (важнейших направлений) процессного менеджмента (в широком смысле), а также алгоритмам их реализации. Приведены детальные примеры трёх алгоритмов (схем), описаны современные особенности развития организаций и конкурентной среды.

В телеграм-канале «Бизнес-аналитики, системные аналитики, специалисты по рискам и ИТ» [5] автор проводил опрос на тему «Главные тренды по работе с бизнес-процессами» – см. Рис. 1. Проголосовали более 230 человек, и в результате получился следующий рейтинг.

1. Описание процессов (наведение порядка).
2. Построение комплексной цифровой модели организации.
3. Тотальная роботизация и искусственный интеллект.
4. Применение новых методов оптимизации процессов.
5. Снижение издержек и экономия на всём.
6. Управление операционными рисками.

В данную статью включены три детальных алгоритма (Рис. 2, 3, 4), показывающие пошаговую реализацию актуальных трендов.
Выводы из опроса

Большой отрыв в процентах от всех остальных направлений имеет «Описание процессов (наведение порядка)». Это говорит о том, что процессное управление имеет высокий потенциал и практическую ценность, как для организаций, которые уже давно этим занимаются, так и для организаций, которые только планируют данные работы.

Сейчас много разговоров идёт про роботизацию процессов (RPA – robotic process automation) и искусственный интеллект, однако по мнению участников опроса это направление не является первоочередным на данный момент времени. Технологии роботизации и искусственного интеллекта не смогут заменить труд бизнес-аналитиков и системных аналитиков, но будут с каждым годом всё активней дополнять решение многих задач.

«Применение новых методов оптимизации процессов», «Снижение издержек и экономия на всём» имеют близкую значимость (приоритет) и находятся на 4-5 местах. Совершенно логично, т.к. данные проекты и задачи будет более правильно выполнять после реализации пунктов 1 и 2.

«Управление операционными рисками» (последнее место) с каждым годом становится всё более востребованным и актуальным, однако не многие организации могут себе позволить профессиональную реализацию этого направления. Поэтому наибольшее применение в основном в банковской отрасли, для которой установлены строгие и детальные требования по управлению операционными рисками со стороны Банка России.

Термин «алгоритмы» давно известен и используется в разных предметных областях. Например, в программировании, искусственном интеллекте, компьютерной технике, инженерных системах, математике и т.п. По аналогии автор предлагает применять специальные алгоритмы для выполнения проектов и задач в области организационного развития и менеджмента. Разработаны 15 самых актуальных алгоритмов и включены в «Сборник типовых моделей процессов для организаций всех отраслей» [1]. Из них 3 рассмотрены в данной статье (см. Рис. 2, 3, 4).

1. Алгоритм описания бизнес-процессов
2. Алгоритм оптимизации бизнес-процессов
3. Алгоритм проектирования ИТ-архитектуры организации
4. Алгоритм цифровой трансформации и оптимизации ИТ-архитектуры
5. Алгоритм разработки комплексной цифровой модели организации
6. Алгоритм разработки стратегии и системы BSC / KPI
7. Алгоритм оптимизации организационной структуры компании
8. Алгоритм расчёта и оптимизации численности персонала
9. Алгоритм расчёта, анализа и снижения себестоимости процессов (ФСА)
10. Алгоритм выбора и внедрения ИТ-систем для автоматизации процессов
11. Алгоритм роботизации процессов (robotic process automation)
12. Алгоритм разработки и развития системы управления операционными рисками
13. Алгоритм разработки и развития системы менеджмента качества СМК
14. Алгоритм повышения продаж продуктов и услуг
15. Алгоритм ускорения процессов (по времени выполнения)

Все они представляют собой графические модели (схемы формата А4) в нотации BPMN. На каждой модели показано в среднем 15 действий (шагов), которые позволяют достигнуть результата (решить главную задачу алгоритма). Дополнительно применены различные операторы-разветвления (т.к. логика выполнения нелинейная) и показаны документы (входы-выходы по действиям).

Схемы алгоритмов – это, по сути, объединение преимуществ и информации из моделей процессов и планов проектов. Поэтому для большинства сотрудников организации это удобный и привычный формат для чтения, дополненный важными параметрами для каждого действия-шага (требования к срокам, комментарии, используемое программное обеспечение и т.п.).

Как видно из приведённого выше списка, данные алгоритмы охватывают большинство управленческих задач, проектов формализации и оптимизации деятельности организации. Все они были многократно апробированы автором на проектах за последние 15 лет и детально описаны в книгах – [3] и [4]. Примеры нормативных документов и форм документов, которые используются в алгоритмах, содержатся в «Большой библиотеке бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам» [2].

1. Сейчас в организациях всё больше появляется задач, для которых заранее не известен алгоритм действий. Особенно если ранее их никто не выполнял, или сменилась команда (уволились сотрудники, которые это знали). Например, разработка бизнес-процессов и показателей для новых продуктов и услуг, обработка очень редких операционных рисков, разработка документации для новых систем менеджмента и т.п. В такой ситуации поможет наличие заранее подготовленных детальных алгоритмов и типовых решений.

2. С каждым годом усиливаются требования к эффективности, качеству и надёжности работы организаций, а также к скорости внедрения изменений. Поэтому новое конкурентное преимущество, которое выходит на первый план в современном мире, это применение правильных, точных и быстрых алгоритмов для выполнения проектов и решения задач. А процесс «Управление изменениями» становится одним из главных.

3. Многие проекты и задачи в организациях тесно связаны между собой и влияют друг на друга. Выполняя один проект, часто подключается (инициируется) много других проектов. Поэтому применять их нужно только в комплексе (системно), а не по отдельности. Например, при оптимизации бизнес-процессов необходимо прорабатывать операционные риски, оптимизировать ИТ-архитектуру (её фрагменты), оптимизировать организационную структуру и т.п.

4. Стратегическое развитие организации требует новых подходов и нестандартных решений. Для их разработки проводятся корпоративные сессии и мозговые штурмы, на которых выполняется генерация идей и планов. Всё начинается именно с идеи, а затем рождаются алгоритмы действий, проекты и бизнес-процессы. Одна новая уникальная идея способна принести бизнесу дополнительный доход во много миллионов рублей (в зависимости от размера организации).

5. Экосистемы (группы компаний, объединённые бизнесы, успешные партнёрские сети) продолжат увеличивать свою долю на рынке и клиентскую базу, постепенно вытесняя организации меньшего размера, которые не выполнили оптимизацию своей деятельности и не нашли новые идеи для развития. Клиентам выгоднее пользоваться многими продуктами и услугами единой экосистемы, чем покупать (заказывать) их по отдельности у разных организаций (провайдеров, поставщиков).

[1] Сборник типовых моделей процессов для организаций всех отраслей.
[2] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам.
[3] Исаев Р.А. 1200 показателей KPI бизнес-процессов и примеры оптимизации. Инфра-М, 2023.
[4] Исаев Р.А. Оптимизация всех бизнес-процессов: руководство к действию. Инфра-М, 2024.
[5] Телеграм-канал «Бизнес-аналитики, системные аналитики, специалисты по рискам и ИТ».

Исаев Роман.
Российский эксперт по организационному и стратегическому развитию, бизнес-процессам и ИТ.
ГК «Современные технологии управления» Партнёр.