Power rangers против выгорания: пошаговый план командной ретроспективы в MIRO

Даем поэтапный план креативной, человечной и прагматично полезной сессии для команд, удаленных друг от друга географически. Это обсуждение поможет подвести итоги в конце проекта, квартала, сезона и прояснить зоны ответственности в турбулентные времена.

Формат ретроспективы может помогать команде с разными задачами. Обычно это поиск индивидуальных и общих точек развития, возможностей улучшить результативность команды.

Но важно, что такие обсуждения еще и про поддержку команды, обмен переживаниями, про налаживание отношений, узнавание, доверие, безопасность, осмысленный подход к задачам. Особенно это важно, когда все разбросаны по миру.

Делимся сценарием нашей ретроспективы — ее можно пройти устно, но гораздо результативнее использовать доску для интерактивной работы. Бесплатный фреймворк для этой ретроспективы в MIRO ловите в нашем канале о коммуникациях “Договорились”.

Студия BEsmart — мультитул для ремонта коммуникаций между людьми и брендами. Мы готовим спикеров, проектируем корпоративные курсы soft skills, консультируем и персонально сопровождаем клиентов, которым важно сделать общение на разных уровнях результативнее.

Нам, как и всем, приходится адаптироваться к происходящему в мире. За прошедший год мы дважды пересобирались в новые команды, меняли приоритеты, тестировали новые каналы и форматы, искали форму, отвечающую вызовам рынка. Со стороны руководителя, ответственного за бесшовный флоу команды — это сумасшедший дом.

Со стороны сотрудника жить в этом калейдоскопе приключений еще сложнее. Сначала ты занимаешься одним, потом другим, с разными людьми в команде оказываешься в связке, погружаешься в ресерч, выдаешь контент, учишься и выходишь с новыми темами к клиентам. Планирование, регулярный синк и отпуск помогают регулировать нагрузку, но остается другая проблема — люди в команде перестают понимать, в чем их роль и на что они влияют.

В нашей команде разобраться с этой фрустрацией взялись co-founder BEsmart Давид Бокучава и тренер-методолог Айрат Мухамедьяров. Не обошлось без помощи Power Rangers, но об этом позже.

Мы предлагаем тимлидам, руководителям, фасилитаторам создать пространство, в котором все смогут присвоить себе опыт последнего квартала, года или другого отрезка. Это поможет забрать с собой важные открытия, переварить негативный опыт и сделать работу результативнее, определить четче зоны ответственности, границы и так далее.

Во-первых, физическая дистанция сотрудников может отражаться на взаимопонимании и интересе к общим проектам. Нам катастрофически не хватает общения друг с другом. Искреннее общение на “околорабочие” темы, общие интересы, мемы и традиции влияют на доверие, лояльность и интегрированность. А это обязательно для эффективной среды.

Во-вторых, групповая сессия позволила каждому получить фидбек, поддержку, ответы от команды. Оказалось важно обмениваться опытом, ощущениями, представлениями друг о друге.

В-третьих, групповая сессия позволяет занять мета-позицию и увидеть командную динамику, опции для изменений, похожие трудности у других и общие решения. На сессии мы анализируем последние кейсы клиентов, все успехи, барьеры — кучу всего. Из такого контекста планирование — чему я хочу научиться? что я хочу изменить? — может быть яснее и рациональнее для общих целей.

В результате мы получили новый пласт уверенности, новую опору для своих сотрудников, конкретный экшн-план.

Даже если вы решите провести ретро просто потому что понравится эта статья, стоит поймать потребность команды на нулевом этапе. Зачем команде эта встреча? Она подразумевает достаточно активное и открытое участие. Можете спросить прямо, что хочется улучшить, какие вопросы не раскрыты или где нужны изменения. Универсальный план в этой статье оставляет достаточно места, чтобы сфокусироваться на конкретных процессах, которые непонятны или неудобны именно для вашей команды.

Презентуйте ретроспективу через ценность для команды, чтобы собрать заинтересованных сотрудников на двухчасовой созвон было проще: )

Мы предлагаем объединить все этапы обсуждения одной метафорой — это поможет вовлечь команду в сценарий, подсветить общие ценности и просто сделать сессию менее формальной.

Мы предлагаем поставить себе рамки и детализировать формат исходя из них — нам было комфортно уложить объемное обсуждение в два часа. Поэтому один вопрос рефлексии занимал +\- 10 минут по таймеру с учетом времени на объяснение и онбординг в следующее задание.

Мы построили последовательности этапов рефлексии так, чтобы каждый предыдущий вопрос помогал находить ответ на следующий. Первые три фреймворка предполагают обсуждение в маленьких командах, но каждый фиксирует важные для себя вехи:

В следующих фреймах мы предложили сформулировать, чему получилось научиться и чему хотелось бы научиться в ближайшем будущем. Последовательность вопросов снова работает на нас — если в предыдущем пункте вспомнились досадные промахи, то в этом вопросе будет очевидно, какие навыки пора улучшать.

По результатам личной рефлексии мы предложили поставить самим себе общий балл. Идея этой сессии – подвести каждого, с помощью коллег и руководителя, к субъективной оценке своей роли в команде. Чтобы из набора разрозненных выводов появилась новая точка опоры для профессионального роста.

Итак, мы подвели итоги основного блока рефлексии — вспомнили свои сильные стороны, компетенции и интересы, выделили вдохновляющие задачи. Настало время “приземлить” персональные выводы в контекст бизнеса и найти применение своей прояснившейся роли в команде. Поэтому в финальном фрейме сотрудники перемешались в новые мини-группы, чтобы придумать “Идеальный кейс” — проект, который бы проявил лучшие навыки каждого в команде.

В конце фреймы из самых сильных сторон всех сотрудников собрались в одну непобедимую громадину — нашего мегатрона.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал «Договорились», чтобы не пропустить бесплатный фреймворк для интерактивного ретро в MIRO.